Profesjonalna aplikacja to nie tylko koszt zakupu, ale również wsparcie techniczne w trakcie użytkowania (na wypadek ewentualnych awarii), za które płaci się miesięcznie lub kwartalnie kilkaset złotych. Na potrzeby mniejszych archiwów wystarczą możliwości Accessa lub Excela. Można też spróbować omówić temat z informatykami z zewnątrz, przedstawić im swoje oczekiwania i za taką aplikację zapłacić jednorazowo, a potem zawrzeć umowę na nadzór, w której można się umówić , że informatycy będą interweniować jedynie w trakcie awarii i za taką usługę zażyczą sobie określona kwotę. Dochodzi jeszcze kwestia zabezpieczenie danych na serwerze.
Tak naprawdę, to na początku najlepiej omówić temat z informatykiem we własnej firmie.