Sprawy niezakończone w danym roku

[Jarek]

IK dopuszcza umieszczenie w znaku sprawy numeru z dziennika korespondencyjnego, wg przykładu: AB-IV-0000-1-12/13. W odniesieniu do spraw rozciągniętych na dwa lub więcej lat rodzi się pytanie o niezmienność znaku sprawy: jeżeli przyjmiemy że pismu przewodniemu nr 12 z DK w roku 2013 nadano znak sprawy AB-IV-0000-1-12/13 to kolejne pismo z roku 2014, zarejestrowane w DK z 2014 pod numerem 34 będzie musiało mieć znak AB-IV-0000-1-34/13. Oznacza to jednak przez znak spraw odniesienie do pozycji 34 z roku 2013, a nie 2014 i konkretny bajzel. Rozwiązaniem mogłaby być zmiana dwóch ostatnich liczb roku kalendarzowego dla tej części pism akt spraw, dołączanych w roku 2014 AB-IV-0000-1-34/14 (czyli zastosowanie w znaku sprawy niejako znaku pisma), ale w tym momencie (z resztą tak jak w poprzednim wypadku) jawnie łamiemy regułę niezmienności znaku sprawy zawartą w IK (cała ta sytuacja dowodzi z resztą wzajemnej sprzeczności jej zapisów). Wymyśliłem rozwiązanie pośrednie: numeracja ciągła pism w DK, niezależnie od lat (np za dekadę, żeby ograniczyć zbiór liczb naturalnych ). Wówczas każde pismo w kancelarii miałoby unikatowy (w skali 10 lat ) numer i tworzenie znaków sprawy znacznie by się uprościło, bo zmieniano by tylko numer z DK w znaku sprawy. Przykład: w roku 2013 mamy pismo ze znakiem AB-IV-0000-1-12/13, sprawa ciągnie się jeszcze dwa lata i w roku 2015 znak sprawy wygląda następująco: AB-IV-0000-1-112233/13. Zmienia się tylko numer z DK, reszta znaku sprawy (nr sprawy ze spisu, data założenia itd.) pozostają niezmienne. A może po prostu wypisuję brednie bo za mało snu...

Jak wstawiasz do znaku sprawy numer pisma to to przestaje być znak sprawy. Taką możliwość wymyślił chyba ktoś właśnie w stanie braku snu i wypisywania bredni. Wpisano to jednak do IK i zakładam że jest to zapis obowiązujący. Jeśli jednak to tylko możliwość a nie konieczność to najlepiej tego pracowników oduczyć, bo jak sam widzisz to zwykła bzdura która generuje tylko kolejne problemy.
System kancelaryjny mieszany polega na równoległym stosowaniu rejestracji spraw w spisach spraw i rejestracji pism w dziennikach korespondencyjnych, a nie na dopisywaniu dziwnych numerków do znaków spraw.

[EwelinaP]

U mnie w kancelarii nanoszone są numery z dziennika w obrębie pieczątki wpływu (rubtyczka L.Dz.), ale później ten numer nie funkcjonuje, że tak powiem, w obiegu. Dokumentacja zostaje zarejestrowana pod numerem z rwa i istnieje tylko "normalny" numer sprawy, niezmienialny niezależnie od długości jej trwania. Koniec, basta, nie ma problemu. Z doświadczenia wiem, że wszelkie udziwnienia nawarstwiają kłopoty, a potem szukaj wiatru w polu, bo ktoś sobie np. stworzył podteczkę z kosmosu, albo przeniósł akta sprawy pod inny numer, bo tak mu się akurat uwidziało... Uważam, że im prościej, tym lepiej  

[Grzesiek]

System kancelaryjny mieszany polega na równoległym stosowaniu rejestracji spraw w spisach spraw i rejestracji pism w dziennikach korespondencyjnych, a nie na dopisywaniu dziwnych numerków do znaków spraw.

Właśnie o to mi chodziło! Uważam, że Twój system powinien być jak najszybciej zmieniony! Wydaje się, że praca w nim to jak wizyta w "domu, który czyni szalonym" z Asteriksa . Tego co opisujesz nie da się naprawić. Można to jedynie wypalić do gołej ziemi i na zgliszczach spróbować postawić coś od nowa...

Pozostaje, mieć jedynie nadzieje, że chociaż płacę masz adekwatną do skali problemów.

[MarcinP]

System kancelaryjny mieszany polega na równoległym stosowaniu rejestracji spraw w spisach spraw i rejestracji pism w dziennikach korespondencyjnych, a nie na dopisywaniu dziwnych numerków do znaków spraw.

Ja rozumiem system mieszany w ten sposób:
1. wpływa pismo wszczynające sprawę
2. pismo wszczynające sprawę rejestrowane jest w dzienniku podawczym
3. cała sprawa (pismo) prowadzona i załatwiana jest pod znakiem ewidencyjnym z dziennika podawczego (tak jak w systemie dziennikowym rejestr kancelaryjny służy "pobieraniu" znaku identyfikującego daną sprawę)
4. sprawa zarejestrowana w dzienniku podawczym również zarejestrowana została w spisie spraw w teczce opisanej hasłem i symbolem klasyfikacyjnym z wykazu akt.
W systemie mieszanym sprawa powinna być moim zdaniem zarejestrowana pod sygnaturą z dziennika podawczego. W systemie bezdziennikowym też przecież funkcjonują dzienniki korespondencyjne, ale dopóki nie służą one rejestracji spraw, to nie może być mowy o systemie mieszanym. Tyle teorii... W praktyce nie miałem do czynienia z tym systemem, więc proszę o cenne uwagi, jeśli jednak moje rozumowanie jest błędne  Pozdrawiam!

[Jarek]

W systemie mieszanym sprawa powinna być moim zdaniem zarejestrowana pod sygnaturą z dziennika podawczego. W systemie bezdziennikowym też przecież funkcjonują dzienniki korespondencyjne, ale dopóki nie służą one rejestracji spraw, to nie może być mowy o systemie mieszanym. Tyle teorii...

To nie teoria, tylko nieporozumienie. Oznaczenie z dziennika podawczego dotyczy (tylko) pisma a nie sprawy, dziennik nie służy rejestracji spraw. W systemie dziennikowym nie ma oznaczenia identyfikującego sprawę. System bezdziennikowy w którym korzysta się jednak również z dziennika korespondencyjnego to właśnie system mieszany. System bezdziennikowy "czysty" chyba nie występuje w naturze, ale nazwa została.

[MarcinP]

Dziękuję za sprostowanie  Widzę, że Kustosz pracuje po nocach 
Z tego wynika, że system mieszany jest tym samym co system bezdziennikowy... Dotąd sądziłem, że różnica polega na znaku identyfikującym akta danej sprawy, który wynika albo ze spisu spraw (system bezdziennikowy), albo z dziennika podawczego przy jednoczesnym stosowaniu wykazu akt (system mieszany, jak go rozumiałem). Ponieważ w systemie dziennikowym akta spraw mają różne sygnatury (numery) z dziennika podawczego, to pisma tworzące jedną sprawę można powiązać ze sobą wpisując przy nowym piśmie numer ewidencyjny pisma poprzedniego w tej samej sprawie - tzw. "priorowanie austriackie" - i odkładać do teczek opisanych hasłem i symbolem z wykazu akt (chyba, że sprawę tworzy tylko pojedyncze pismo) - tak mniej więcej wyobrażałem sobie system mieszany w praktyce. Jak widać system ten nasuwa chyba najwięcej wątpliwości i nieporozumień...
Pozdrawiam!

[Tomciaz]

Tego co opisujesz nie da się naprawić. Można to jedynie wypalić do gołej ziemi i na zgliszczach spróbować postawić coś od nowa...

Hm.

U mnie w kancelarii nanoszone są numery z dziennika w obrębie pieczątki wpływu (rubtyczka L.Dz.), ale później ten numer nie funkcjonuje, że tak powiem, w obiegu. Dokumentacja zostaje zarejestrowana pod numerem z rwa i istnieje tylko "normalny" numer sprawy, niezmienialny niezależnie od długości jej trwania. Koniec, basta, nie ma problemu. (...)

I to jest strzał w dziesiątkę, tak prosty aż piękny, ale jak to mówią rzeczy oczywiste najłatwiej przeoczyć . Myślę, że numer z dziennika "wyjęty" ze znaku sprawy i nanoszony po prostu jako znak pisma może zadziałać i wszyscy będą szczęśliwi  . Teraz czeka mnie gorsza robota: nauczenie referentów prowadzenia teczek akt spraw... Postawę spychologiczno-olewczą pt. "Botaknamwygodnie" chyba znacie...

Pozostaje, mieć jedynie nadzieje, że chociaż płacę masz adekwatną do skali problemów.

Jestem neofitą świeżo po studiach, więc można się domyślić jak to wygląda . Bardzo dziękuję wszystkim za owocny ferment kancelaryjny, pozdrawiam! 

[EwelinaP]

Jestem neofitą świeżo po studiach, więc można się domyślić jak to wygląda . Bardzo dziękuję wszystkim za owocny ferment kancelaryjny, pozdrawiam! 

O matko, to współczuję ogromnie! Ja też tak zaczynałam kilka lat temu i przez długi czas musiałam udowadniać wszem i wobec, że nie jestem kimś z kosmosu i to, czego wymagam jest poparte przepisami. Wiele osób nawet nie wiedziało, co to instrukcja kancelaryjna  Sposobem okazało się przygotowanie i przeprowadzanie szkoleń z zakresu przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Takie właśnie rozwiązanie proponuję Tobie. Powtarzanie każdemu pracownikowi osobno raczej nic nie da... W razie pytań proszę o kontakt na pw 
Pozdrawiam!

[Tomciaz]

Szkolenia podstawowe przeprowadziłem już dwa, na razie daję pracownikom odreagować szok związany z koniecznością stosowania reguł z IK . Smutne jest to, że każdy uważa, iż to oznacza dowalanie roboty, choć staram się podkreślać korzyści płynące z prawidłowego opracowania akt spraw. Ale cały obecny ustrój kancelaryjny mojej jednostki wyrósł z systemu dziennikowego i archaiczne nawyki ciągną się za pionem administracyjnym jak smród za gaciami... Dziękuję za ofertę pomocy, bardzo to miłe . Myślę, że skorzystam . Pozdrawiam!

Tomasz

[EwelinaP]

"Szok związany z koniecznością stosowania regół IK"... Dobre!  No niestety ciężko niektórym się otrząsnąć z tego szoku. I to wcale nie tym najstarszym, bo mam jedną taką aparatkę, co do tej pory nie może zrozumieć, dlaczego nie może sobie prowadzić podteczek tak, jak przedtem. I że w podteczkach nie powinna robić podteczek... Z doświadczenia wiem, że w takich szkoleniach najważniejsze jest podejście - trzeba być nieustępliwym, ale miłym. Ja czasami celowo coś zagmatwam tam, gdzie nie ma potrzeby i koniec końcow idę na jakieś tam (wydumane) kompromisy, ale tam gdzie są one nie do przyjęcia, to nie ma mowy o ugodzie. Poza tym każde szkolenie to odpowiednia prezentacja multimedialna, czasami z jajem, żeby nie było za sztywno (i tak sztywniejemy od tego całego kurzu)... Ja wiem, że w pracy jesteśmy przede wszystkim archiwistami, ale powinniśmy być też ludźmi. Wiem, jak to brzmi, ale podam przykład - przyszedł do nas jakiś czas temu młody informatyk. Długo gadał do wszystkich w niezrozumiałym języku html, czy jakim tam jeszcze, aż wreszcie zrozumiał, że największymi problemami urzędników są niedziałające (bo niepodłączone) komputery, albo nieumiejętność obsługi fukcji "kopiuj-wklej"  I w tamtej właśnie chwili informatyk stał się człowiekiem...