Jeszcze jedno pytanko: obok akt spraw funkcjonują u mnie dzienniki podawcze oraz korespondencyjne. IK dopuszcza umieszczenie w znaku sprawy numeru z dziennika korespondencyjnego, wg przykładu: AB-IV-0000-1-
12/13. W odniesieniu do spraw rozciągniętych na dwa lub więcej lat rodzi się pytanie o niezmienność znaku sprawy: jeżeli przyjmiemy że pismu przewodniemu nr 12 z DK w roku 2013 nadano znak sprawy AB-IV-0000-1-
12/13 to kolejne pismo z roku 2014, zarejestrowane w DK z 2014 pod numerem 34 będzie musiało mieć znak AB-IV-0000-1-
34/13. Oznacza to jednak przez znak spraw odniesienie do pozycji 34 z roku 2013, a nie 2014 i konkretny bajzel. Rozwiązaniem mogłaby być zmiana dwóch ostatnich liczb roku kalendarzowego dla tej części pism akt spraw, dołączanych w roku 2014 AB-IV-0000-1-
34/
14 (czyli zastosowanie w znaku sprawy niejako znaku pisma), ale w tym momencie (z resztą tak jak w poprzednim wypadku) jawnie łamiemy regułę niezmienności znaku sprawy zawartą w IK (cała ta sytuacja dowodzi z resztą wzajemnej sprzeczności jej zapisów). Wymyśliłem rozwiązanie pośrednie: numeracja ciągła pism w DK, niezależnie od lat (np za dekadę, żeby ograniczyć zbiór liczb naturalnych
). Wówczas każde pismo w kancelarii miałoby unikatowy (w skali 10 lat
) numer i tworzenie znaków sprawy znacznie by się uprościło, bo zmieniano by tylko numer z DK w znaku sprawy. Przykład: w roku 2013 mamy pismo ze znakiem AB-IV-0000-1-
12/13, sprawa ciągnie się jeszcze dwa lata i w roku 2015 znak sprawy wygląda następująco: AB-IV-0000-1-
112233/13. Zmienia się tylko numer z DK, reszta znaku sprawy (nr sprawy ze spisu, data założenia itd.) pozostają niezmienne. A może po prostu wypisuję brednie bo za mało snu... Proszę o wskazówki, zwłaszcza te osoby które funkcjonują w mieszanych systemach kancelaryjnych
. Pozdrawiam
Tomasz