Wątpliwości dotyczące spisu zdawczo-odbiorczego

[Dory]

W mojej firmie - instytucie naukowym - w zasadzie żadna dokumentacja nie była przekazywana na bieżąco z komórki, która ją wytworzyła - leżała latami, nikt się tym nie zajmował. Przekazywana była np. w momencie, kiedy trzeba było zorganizować archiwum zakładowe (kilka lat temu), przez pracownika, który porządkował akta (zresztą narobił dużo błędów, od jakiegoś czasu poprawiam to, co sknocił).

Moje pytanie dotyczy pola na spisie zd.-odb. "Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej": wpisuje się tu nazwę komórki, której dokumenty są przekazywane i której znak akt jest na teczce (w najlepszym przypadku - najczęściej nie ma znaków), czy nazwę komórki, u której zostały akta i która musi teraz je uporządkować i przekazać? Np. ma być w tym polu "Sekretariat Naukowy" (obecnie) czy, załóżmy, Stanowisko Pracy ds. ... z dawnych czasów?

A co wpisać, jeśli to ja, archiwista, porządkuję teraz niektóre rzeczy lub przyjmuję na nowo wydzielone akta, które zostały źle zaklasyfikowane? Formułkę w stylu: Archiwum przekazuje akta za: (tu nazwa komórki)?

[Grzesiek]

Ja wpisuję faktyczne komórki, które wytworzyły dokumentację. Natomiast na spisie zdawczo-odbiorczym robię adnotację o tym, że poprawiłem ewidencję i uporządkowałem dokumentację. Podczas kontroli nie było uwag, a wręcz aprobata

[EwelinaP]

Nazwa komórki odnosi się do tej, w której akta powstały, a więc do nazwy pierwotnej. Pod spodem robię adnotację, że jest to dokumentacja przejęta przez... i tu nazwa komórki obecnej. W przypadku, kiedy ja porządkuję teczki, to również zamieszczam adnotację, że np. spis zrobiłam z natury. Podobną informację zamieszczam w rubryce "uwagi" na wykazie sposów zd-odb.
Życzę powodzenia i... cierpliwości 

[Dory]

Dzięki, Ewelina, tak myślałam, że to ta komórka. Oczywiście w mojej ewidencji, tak jak leci, czyli prawie wszędzie, jest na odwrót.
Co do Twoich życzeń - dziękuję, przyda się, i to bardzo. Dziś przyszedł kryzys, motywacja mnie opuszcza, gdy widzę, co się u mnie dzieje... Powoli brak mi siły. Ale dobra, odbiegam od tematu.
Będę tak robić, jak radzicie.

[Jarek]

Jeśli spojrzeć na formularz spisu zdawczo-odbiorczego Pu-A-30 to w takich sytuacjach nie wynika z niego czy wpisać w nagłówku nazwę przekazującego czy nazwę wytwórcy dokumentacji. Natomiast jeśli przyjrzeć się jeszcze formularzowi wykazu spisów, to znajdziemy w nim w nagłówku "Nazwa zakładu pracy" i rubrykę "Nazwa komórki przekazującej akta". To w praktyce pracy mojego archiwum skutkuje domniemaniem że nazwa w nagłówku spisu dotyczy przekazującego akta. Nazwę wytwórcy dopisujemy (lub każemy dopisać) nad tabelą ("akta wytworzone przez ...").

[EwelinaP]

No to teraz się okazało, że ja mam źle... 

[stany]

     Ja właśnie robię tak jak pisze Jarek, z ta różnicą , że pod pieczęcią ( nagłówku) przekazującej komórki dopisuje się  -    przekazuje za:   i  tu nazwa wytwórcy akt, a teczka - oczywiście opisana nazwą wytwórcy i uważam , że tak powinno być robione.