Przekazywanie nośników ze składu do archiwum

[Jarek]

A co to ma wspólnego z EZD? Jeśli tak zapisano w IA (zatwierdzonej przez ap) to znaczy że jest prawidłowe.

[szerka]

Witam ,
Do listopada ub. r. jako archiwistka łowiłam nośniki w aktach papierowych, przyjmowałam na spis zdawczo-odbiorczy jako dokumentację tzw techniczną - spisy te numerowałam oddzielnie jako kontynuację od 2010 r. W grudniu zmierzyłam się z SIND w moim urzędzie administracji państwowej (tylko dokumentacja tradycyjna i od czasu do czasu elektroniczne nośniki danych). W skrócie: zarządzenie z krótką procedurą postępowania, wyznaczenie miejsca na SIND, 4 wzory druków. A potem z SIND do AZ. Mam nadzieję, że zapanuje porządek, może uda się uratować kilka płytek z materiałami archiwalnymi. W razie czego służę pomocą i mogę wrzucić na forum wzór zarządzenia i wzory druków.

[krzysiekp]

szerka

Chciałbym poznać Twoje rozwiązanie dotyczące SIND. Czy mogłabyś umieścić te wzory?
Z góry dziękuję

[szerka]

Witam
Zarządzenie i załącznik do niego przygotowałam w urzędzie administracji państwowej. Inaczej, zwykły urząd, dokumentacja tradycyjna, BIP, ESP.


Zarządzenie nr ?.
Na podstawie art. 6 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 ze zm.), w związku z § 2, § 5 i ................................... zarządza się, co następuje.
§ 1. Tworzy się Skład Informatycznych Nośników Danych w ?. Organizację i zasady funkcjonowania składu określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 2. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się ?
§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.






Załącznik nr 1 do zarządzenia z dnia ..
w sprawie utworzenia Składu Informatycznych Nośników Danych
w ..

§ 1
1.   Skład informatycznych nośników danych, zwany dalej składem SIND, stanowi uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej.
2.   Na skład SIND wyznacza się pomieszczenie nr ??.

§ 2
1.   Informatyczne nośniki danych, które zostały zarejestrowane w rejestrze przesyłek wpływających pozostawia się w aktach sprawy aż do czasu jej zakończenia, po czym są przekazywane do składu SIND.
2.   Informatyczne nośniki danych, które zostały wytworzone na stanowiskach pracy
i wchodzą w skład sprawy, po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wychodzących pozostawia się w aktach sprawy aż do czasu jej zakończenia, po czym są przekazywane do składu SIND.
3.   Z przesyłkami adresowanymi na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem oraz otrzymanymi
na indywidualne skrzynki pocztowe, postępuje się zgodnie z § 44 i 45 instrukcji kancelaryjnej.
§ 3
1.   Każdy informatyczny nośnik danych przekazany do składu SIND powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację.
2.   Na oznakowanie nośnika składa się symbol komórki organizacyjnej, znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, rok wytworzenia, imię i nazwisko prowadzącego sprawę.
3.   Do tak oznakowanego nośnika należy dołączyć wydrukowaną listę plików
z rozszerzeniami.
§ 4
1.   Odpowiedzialnymi za prawidłowe oznakowanie i przekazanie informatycznych nośników danych do składu SIND są .
2.    Każde stanowisko pracy przetwarzające i zapisujące informacje przy użyciu techniki komputerowej bądź systemu teleinformatycznego lub przesyłające dane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, przekazuje do SIND informatyczne nośniki danych z podziałem na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną
z uwzględnieniem § 2 załącznika do niniejszego zarządzenia.
3.   Zakres rzeczowy wytworzonych informacji i danych tworzących materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, dla których istnieje obowiązek przekazania do SIND, wynika z § 4 p. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji  w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz §1 p. 9 i 10 instrukcji kancelaryjnej.
§ 5
1.   Przekazanie nośników do składu SIND odbywa się za pokwitowaniem.
2.   Wzór spisu zdawczo ? odbiorczego nośników danych przekazanych do składu SIND określa załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
§ 6
1.   Udostępnienie (wypożyczenie) informatycznego nośnika danych ze składu SIND odbywa się za pomocą rejestru udostępnień zawierającego co najmniej: datę wypożyczenia, nazwę wnioskodawcy, wskazanie informatycznego nośnika danych
z określeniem jego cech indentyfikacyjnych, imię i nazwisko oraz podpis osoby, która wnosi o udostępnienie. 
2.   Wzór rejestru udostępnień informatycznego nośnika danych zawiera załącznik nr 3
do niniejszego zarządzenia.
§ 7
1.   Za prawidłowe prowadzenie ewidencji nośników danych zgromadzonych w składzie SIND, właściwe przechowywanie informatycznych nośników danych, w tym ochronę przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą odpowiada ?. realizujący zadania w zakresie obsługi informatycznej. 
2.   Wzór rejestru przesyłek w składzie zawiera załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.
3.   Wzór spisu zdawczo ? odbiorczy dokumentów elektronicznych przekazanych ze Składu Informatycznych Nośników Danych do Archiwum Zakładowego stanowi załącznik nr 5.
4.   Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie SIND, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc
od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.



SIND w urzędzie jest potrzebny z kilku powodów. Po pierwsze obowiązek wynikający z rozporządzenia Premiera, po drugie zapobiegnie (taką mam nadzieję) niszczeniu (zawieruszeniu) danych elektronicznych, po trzecie wszystkie CD, DVD, pendrive, dyski itp będą przechowywane w jednym miejscu.
Koleżankom i Kolegom życzę powodzenia w dopasowywaniu. Celowo nie umieściłam wzorów druków, i tak każdy sam będzie zmuszony indywidualnie do ich opracowania.
szerka

[GAP1]

U nas nośniki elektroniczne znajdują się w zaklejonych kopertach w teczkach z aktami spraw. Po iluś latach przechowywania, czy ktoś je odczyta? Nie wiem.

[Kajka]

U nas nośniki elektroniczne znajdują się w zaklejonych kopertach w teczkach z aktami spraw. Po iluś latach przechowywania, czy ktoś je odczyta? Nie wiem.

Analogiczny problem występuje np. w przypadku prac magisterskich dołączanych w wersji elektronicznej na różnych nośnikach. Wspominał o tym kilka lat temu na jednym z sympozjów kierownik Archiwum Uniwersytetu Warszawskiego. Część prac na różnego typu dyskietkach jest w tej chwili prawdopodobnie nie do odczytania 

[Rovan]

To tylko potwierdza zasadność prowadzenia SIND i regularnego kopiowania zawartości nośników.

[szerka]

Rovan
Może u Koleżanek i Kolegów było wszystko ok. U mnie przy porządkowaniu dane (materiały archiwalne) z dyskietek kopiowałam na płytkę CD i na dysk swojego komputera. I jestem pewna, że z okresu np. 2002-2010 kilkadziesiąt dyskietek z danymi istotnymi, zwłaszcza sprawozdania, statystyka, prezentacje itp wylądowało w koszu.
Czy z SINDEM robimy dobrze czy źle, to jednak chronimy dane elektroniczne przed "wyparowaniem". A to jest najistotniejsze.

[krzysiekp]

Witam,
czy IND powinny zawsze być przekazywane do archiwum odrebnie od akt papierowych? Moje pytanie dotyczy np. materiałów z posiedzeń Senatu uczelni gdzie cześć materiałów roboczych na konkretne posiedzenie jest wyłącznie zgrane na taki nośnik.
Czy posiadacie  wiedze w jakim opakowaniu przechowywać te nośniki w magazynie aby były wlasciwie zabezpieczone?

[Rovan]

Zależy od przyjętych w jednostce rozwiązań (ujętych w IK lub IA) nośniki będą ujete albo na osobnym spisie z/o albo na wspólnym spisie z papierowa dokumentacją.
Standardem jest, ze nośniki przekazuje się na odrębnych spisach z/o, czasem spotykam się jednak z sytuacją gdy nośniki są ujęte na wspólnym spisie z papierowa częścią dokumentacji (wówczas zazwyczaj informacja o nośnikach towarzyszących papierowej dokumentacji zawarta jest w odrębnej kolumnie spisu z/o).

Natomiast niezależnie od sposobu ewidencjonowania zasadą jest, ze nośniki przechowuje się w AZ jako fizycznie odrębny zbiór (co też powinno być uregulowane w IA).
Kwestia opakowań nośników nie została o ile mi wiadomo nigdzie uregulowana. Osobiście stosuje koperty B5 (1 nośnik w 1 kopercie), które następnie umieszczam zbiorczo w pudłach archiwalnych.
Tak zabezpieczone spokojnie wytrzymują te 5 lat, po upływie których nośnik podlega kopiowaniu.