Przekazywanie nośników ze składu do archiwum

[Rovan]

Jeśli prowadzimy skład (w systemie tradycyjnym też można go prowadzić - w JST zgodnie z rozp. PRM z 18.01.2011 wręcz jest to obowiązkiem) wówczas oznaczenie nośnika stanowi numer ewidencyjny nośnika w składzie (tożsamy z numerem kancelaryjnym nadanym mu podczas rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających).

Jeśli natomiast jednostka nie prowadzi składu nośników, wówczas oznaczenie nośnika stanowi symbol komórki prowadzącej i zdającej dokumentację łamany na symbol klasyfikacyjny z JRWA (analogicznie do znaku teczki przy dokumentacji papierowej).

[Grzesiek]

Jeśli prowadzimy skład ... wówczas oznaczenie nośnika stanowi numer ewidencyjny nośnika w składzie (tożsamy z numerem kancelaryjnym nadanym mu podczas rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających).

No byłby to jakiś pomysł ale w składzie nie będziemy mieć tylko nośników napływających z zewnątrz. Mam nośniki, które zostały wytworzone jako wersje elektroniczne np. wewnętrznych opracowań czy analiz i jako takie nie "wpłynęły" do jednostki więc nie ma możliwości, żeby miały numer z rejestru przesyłek wpływających.

Niemniej jednak widzę, że dyskusja dużo mi pomogła i mam już własny pogląd. Myślę, że zaproponuje, żeby każda komórka nadawała sobie numer ewidencyjny będący kombinacją oznaczenia komórki, numeru kolejnego nośnika i roku jego zaewidencjonowania. Przynajmniej będą mieć porządek i w razie potrzeby nie zrzucą odpowiedzialności na archiwistę . Natomiast jestem absolutnym zwolennikiem tworzenia składów nawet w systemie tradycyjnym i dla jednostek, których nie obowiązuje instrukcja z 2011 dla jst ponieważ jeśli nośnik zostanie w teczce do momentu przekazania do AZ to już tam zostanie i za nic nie zmuszę żeby je wyjmowali. A potem szukaj człowieku nośników po teczkach i martw się przy przeglądach . A jak już będzie skład to łatwiej będzie nad tym panować i wszystkiego pilnować. Myślałem, też o jakimś zbiorczym składzie w jednostce ale ten pomysł szybko mi wyparował. Tylko jeśli za swój skład będzie odpowiadała konkretna komórka będę mógł wyegzekwować jaki taki porządek. Jeśli skład będzie wspólny to znaczy niczyj! Taką mam refleksje na dzisiaj.

Jeśli macie jeszcze jakieś pomysły zapraszam i czekam!

[MarcinP]

Po cóż tyle kombinacji... dlaczego w systemie tradycyjnym w jednostce nieprowadzącej składu informatycznych nośników danych nie można po prostu opisywać nośniki symbolem komórki organizacyjnej, symbolem z wykazu akt, numerem spisu zdawczo-odbiorczego i numerem kolejnej pozycji ze spisu - czyli tak jak teczki aktowe? Np. ABC-1234, 543/1, 543/2 itd.

[Rovan]

To właśnie postulowałem w poprzednim poście:

Jeśli natomiast jednostka nie prowadzi składu nośników, wówczas oznaczenie nośnika stanowi symbol komórki prowadzącej i zdającej dokumentację łamany na symbol klasyfikacyjny z JRWA (analogicznie do znaku teczki przy dokumentacji papierowej)

Zaś to, że nośnik musi zosać opatrzony sygnaturą archiwalną powinno byc dla nas wszystkich oczywiste.

[Grzesiek]

Po cóż tyle kombinacji...

to proste, mimo, że jednostka ma wykaz akt jest on niestety niezbyt często (eufemizm ) stosowany ponadto nie ma w nim wielu potrzebnych klas. Zanim nie powstanie nowy (a raczej zanim nowy nie zostanie zatwierdzony przez archiwum państwowe) muszę jakoś ogarnąć nośniki, prawda? Stąd propozycja aby użyć symbolu komórki, numeru nośnika i roku. Pewnie inaczej będzie dopiero po wprowadzeniu (może od nowego roku) prawidłowego wykazu.... Ale dopiero jak uda się wprowadzić, a po drugie trzeba niestety zmienić nawarstwione od lat przyzwyczajenia i to już na pewno nie będzie proste....

[Jarek]

Nie rozumiem. Im dłużej czytam tym bardziej nie rozumiem. Mówimy o jednostce podlegającej przepisom rozporządzenia z 2011 r. czy też nie? Skoro nie i jeśli w jej wypadku w ogóle nie ma czegoś takiego jak EZD, to czemu w ogóle mowa o składzie nośników? A jeśli jednak jest jakiś skład jakichś nośników, to czemu o oznaczaniu nośników myśli się dopiero w momencie ich przekazywania do az? Chodzi właściwie o przekazywanie nośników ze składu czy też o przekazywanie jakichkolwiek nośników do az? Co daje nam oznaczenie nośnika symbolem komórki i symbolem z jrwa, jeśli nośnik jest już powiązany ze znakiem sprawy?

[szerka]

ja jednak uważam, że w systemie tradycyjnym też istnieje obowiązek prowadzenia SIND-u

[EwelinaP]

Ale my tu chyba zaczynamy mylić pojęcia. EZD to EZD i dla niego sprawa jest jasna - jest skład i ze składu nośniki trafiają do az. W systemie tradycyjnym nie ma składu, ani nośników, ani innych. Nośniki wyłącza się z akt sprawy przy przygotowaniu teczek do przekazania do az. Wtedy też owe wyłączone nośniki wciągamy na spis i przekazujemy do az. Oznaczeniem nośnika jest numer sprawy, do którego przynależy. Dla tych nośników powinno być osobne pomieszczenie (jako część az), w którym zapewnia się odpowiednie warunki do ich przechowywania. Czy dobrze mówię, czy znowu coś pokręciłam?

[MarcinP]

Moja jednostka podlega rozp. z 18 I 2011 r., ale obowiązuje mnie system tradycyjny. Informatyczne nośniki danych czasem się trafiają. Składy informatycznych nośników nie są prowadzone, ale w jakiś sposób nośniki te - które trafiają do komórek - należy przekazać do archiwum zakładowego. Wobec tego założyłem, że będę je przyjmować do archiwum na spisie, jaki załączyłem wcześniej.

[szerka]

Będę uparty, jeżeli jestem objęty rozp. z 18 stycznia, to FIRMA URZĄD  musi prowadzić SIND par. 47 IK
A po drugie, nośniki z esp, isp, nie tworzące akt spraw...

[Rovan]

W systemie tradycyjnym nie ma składu, ani nośników, ani innych. (...) Czy dobrze mówię, czy znowu coś pokręciłam?

Chyba jednak coś pokręciłaś
W JST pracujących w systemie tradycyjnym nie ma składów chronologicznych, istnieje natomiast obowiązek prowadzenia składów inf. nośników danych. Por. rozdział 3 IK, par. 46-47:

§ 46. 1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;
2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

(...)

§ 47. 1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej (...)
1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli
jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć
wpływu na pierwszej stronie wydruku;
2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu
zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.

[EwelinaP]

No tak, tylko czy na prawdę urząd będzie prowadził skład nośników, jeśli nie ma ich aż tak dużo? No i jeśli jest problem z tym, żeby namówić pracowników do tego, by korzystali z programu do obiegu dokumentów, to będą oni czuli potrzebę wyłączania takiej np. płyty i oddania jej do składu, jeśli dokumentacja jest bieżąca? Ja wiem, że nie o to chodzi, co urzędnik czuje, tylko o stosowanie przepisów, ale jak wiemy wszyscy (i nie uwierzę, że gdzieś jest urząd idealny), że przepisy sobie a praktyka sobie. Co do składu nośników, to faktycznie, nawet w par.2 IK, kiedy są wyjaśniane pojęcia, to przy składzie chronologicznym jest napisane, że dotyczy EZD, ale przy składzie nośników już tego zapisu nie ma. Ale zastanawiam się nad sensem prowadzenia składu nośników w małych urzędach... Wiem, wiem, takie egzystencjonalne pytania, to powinnam raczej do legislatorów kierować...

[MarcinP]

Jak w takim razie postąpić z nośnikami danych będącymi załącznikami do pism wpływających, które w poprzednich latach zgromadzono w komórkach organizacyjnych - przekazywać je do archiwum zakładowego nadając im numer z rejestru wpływów taki sam, jak nadany na piśmie, do którego stanowią załącznik?
§ 47 pkt 1  sugeruje, że w składzie informatycznych nośników danych gromadzi się przesyłki elektroniczne zawarte na nośnikach, które nie stanowią załącznika do pisma papierowego. Jak jednak sądzę w składzie powinny być wszystkie nośniki, które napływają do urzędu, a więc również te, które są załącznikami do pism przewodnich. Myślę, aby te nośniki stanowiące załącznik do pisma, opisywać po prostu numerem z ewidencji wpływu takim, jaki nadano na piśmie. Tak samo należałoby chyba postępować z przesyłkami przekazywanymi bezpośrednio na nośnikach danych - bez pism papierowych. Drukuje się pismo z nośnika - jeśli to możliwe - lub sporządza notatkę o przyjęciu i nadaje numer z dziennika wpływów. Nośniki, które się przekazuje (wypożycza) do komórek, są następnie zwracane do składu po zakończeniu sprawy. Czy dobrze rozumuję?

[szerka]

Jak w takim razie postąpić z nośnikami danych będącymi załącznikami do pism wpływających, które w poprzednich latach zgromadzono w komórkach organizacyjnych - przekazywać je do archiwum zakładowego nadając im numer z rejestru wpływów taki sam, jak nadany na piśmie, do którego stanowią załącznik?
§ 47 pkt 1  sugeruje, że w składzie informatycznych nośników danych gromadzi się przesyłki elektroniczne zawarte na nośnikach, które nie stanowią załącznika do pisma papierowego. Jak jednak sądzę w składzie powinny być wszystkie nośniki, które napływają do urzędu, a więc również te, które są załącznikami do pism przewodnich. Myślę, aby te nośniki stanowiące załącznik do pisma, opisywać po prostu numerem z ewidencji wpływu takim, jaki nadano na piśmie. Tak samo należałoby chyba postępować z przesyłkami przekazywanymi bezpośrednio na nośnikach danych - bez pism papierowych. Drukuje się pismo z nośnika - jeśli to możliwe - lub sporządza notatkę o przyjęciu i nadaje numer z dziennika wpływów. Nośniki, które się przekazuje (wypożycza) do komórek, są następnie zwracane do składu po zakończeniu sprawy. Czy dobrze rozumuję?

Moim zdaniem w SIND gromadzi się elektroniczne nośniki danych - czyli przesyłki przychodzące i wychodzące. Oraz wytworzone w komórce organizacyjnej (np. indywidualna skrzynka poczty elektronicznej). Że już nie wspomnę o nośnikach powstałych w wyniku archiwizacji dokumentów elektronicznych. Każda przesyłka stanowi element danej sprawy - łatwo sporządzić wówczas spis zd-odb do SIND. Nietworzący akt sprawy nośnik także powinien być złożony w SIND. Druki spisów do SIND można samemu sporządzić

                      Zgodnie z niżej przedstawioną charakterystyką, w dniu .. przekazano ?? informatycznych nośników danych, celem ich przechowania do czasu przekazania do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.
lp.   typ IND   oznaczenie SIND (znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny)   ilość   czasokres   uwagi (np. numer seryjny nośnika, jeśli występuje)   adnotacje przyjmującego   

1     płyta CD     BOAD.152. 666.2012   1   2012   rejestr faktur   dołączono do akt sprawy   
                     
                     


PRZEKAZUJĄCY:


(nazwa komórki organizacyjnej, imię i nazwisko oraz podpis pracownika przekazującego)

PRZYJMUJĄCY:

?.
(imię i nazwisko oraz podpis przyjmującego)


 Data przekazania:

[MarcinP]

Podsumowując: wszystkie nośniki danych powinny trafiać do składu (np. prowadzonego w punkcie kancelaryjnym), a stamtąd po najdalej 2 latach, licząc w-g wskazań instrukcji kancelaryjnej, komórka organizacyjna, której punkt kancelaryjny podlega, przekazuje nośniki ze składu do archiwum zakładowego.