Autor Wątek: Tworzenie ewidencji AZ - spisy zd-odb  (Przeczytany 2195 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Tomciaz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 52
Tworzenie ewidencji AZ - spisy zd-odb
« dnia: Lipiec 24, 2013, »
Witam,

od jakiegoś czasu pracuję w pewnym AZ, obciążonym brzemieniem lat zaniedbań, a moim zadaniem jest ogarnięcie sytuacji w zasobie. Zaniedbania te są o tyle daleko posunięte, że niemożliwe jest zorientowanie się co na dobrą sprawę fizycznie jest na półkach, a czego nie ma, bądź które akta zaginęły; które można wybrakować, a które trzeba poddać ekspertyzie, itd. Spisy zdawczo-odbiorcze... cóż... w zasadzie istnieją dopiero od kilku lat dzięki pracownikom, którym od momentu objęcia stanowiska udało się w-jakimś-tam-stopniu wyegzekwować wytyczne z IK. Patrząc jednak dalej wstecz mamy do czynienia ze świstakami stwierdzającymi przekazanie dokumentów do AZ, bywa, że nawet bez daty (#1 - wyrwana kartka z zeszytu i lakoniczny zapisek: "Dokumentacja przypadkowa BE50"). Moje pytanie brzmi - czy jest uprawnionym tworzenie "starych-nowych" spisów zdawczo-odbiorczych (Pu-A-30) po fizycznym odnalezieniu dokumentacji wymienionej na wspomnianych "świstkach", antydatowanie ich (bądź nie) i budowanie na tej podstawie ewidencji zasobu? Pozdrawiam

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 376
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Tworzenie ewidencji AZ - spisy zd-odb
« Odpowiedź #1 dnia: Lipiec 24, 2013, »
Jeśli nie ma ewidencji to trzeba ją stworzyć, biorąc po kolei każdą teczkę z półki i umieszczając na spisie. Przy tworzeniu ewidencji i określeniu kategorii będzie możliwe stwierdzenie, które teczki można już przekazać na makulaturę. Trzeba także wyodrębnić kat. A.
Dobrze, że chociaż jakieś świstki są. Czasami takie rzeczy bywają pomocne i są jedynym śladem na istnienie dokumentacji.
Lat zaniedbań nie da się nistety tak szybko wyprostować.

Offline EwelinaP

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 271
  • Płeć: Kobieta
Odp: Tworzenie ewidencji AZ - spisy zd-odb
« Odpowiedź #2 dnia: Lipiec 29, 2013, »
W moim az zastałam ogrom dokumentacji z wydziału architektury, która cały czas była w obiegu, w sensie przychodził sobie pracownik i zabierał potrzebną dokumentację. O ewidencji wypożyczeń nie było mowy. Podobnie z odkładaniem teczek na miejsce - wolna amerykanka. Dlatego stworzyłam spisy zdawczo-odbiorcze z adnotacją, że spis zrobiony jest z natury. Adnotacja ta umieszczona jest zarówno na samym spisie, jak i w wykazie spisów zd-odb. Dodam, że zrobiłam tak po konsultacjach z moim "archiwalnym mentorem" oraz po upewnieniu się o słuszności postępowania w ap. Zaplanowałam, że pracę tą wykonam w 3-6 miesięcy. Pracuję już 5 lat i ciągle się z tym męczę...