Autor Wątek: Konferencja nt. Działalność przechowalnicza dokumentacji osobowej i płacowej  (Przeczytany 10159 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1577
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
http://www.archiwa.gov.pl/pl/component/content/article/63-aktualnosci/3675-dziaalno-przechowalnicza-dokumentacji-osobowej-i-pacowej-dowiadczenia-i-problemy.html

Tematyka konferencji ciekawa dla tych archiwistów, dla których codziennością jest dokumentacja osobowa i płacowa.

Cytuj
Poruszone na konferencji zagadnienia mają umożliwić zainteresowanym instytucjom publicznym wypracowanie zasad postępowania i współpracy w podejmowaniu działań przyczyniających się do ochrony interesów osób, w zakresie możliwości szybkiego dotarcia do dokumentów oraz bezpieczeństwa ich przechowywania.
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1577
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Czy można spodziewać się jakichś materiałów z konferencji lub choćby jej podsumowania na stronie NDAP?
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1577
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Rozumiem że nie można.
Na stronie ZUS, współorganizatora konferencji, też śladów po niej nie widać. Nie jest jak sądzę tajemnicą, że dla wielu pracowników archiwów państwowych i archiwów zakładowych większych urzędów, ZUS jest dostarczycielem dodatkowych utrapień przy udzielaniu ludziom informacji o miejscach przechowywania dokumentacji.
W tym materiale radiowym: http://www.polskieradio.pl/7/129/Artykul/886177/ pani z ZUS chwali się bazą zlikwidowanych zakładów, która ma służyć do informowania o miejscach przechowywania dokumentacji. Kłopot w tym że ta baza nie jest aktualizowana od 2008 r. Doświadczenie ww. archiwistów jest zaś często takie, że pracownicy ZUS odsyłają wszystkich jak leci do ap lub większych az i dopiero tam ludzie ci uzyskują rzeczywistą informację. Archiwista staje sie przez to często urzędnikiem "drugiego kontaktu", w konsekwencji na nim skupia się zwykle złość ludzi na odsyłanie z miejsca na miejsce. ZUS powinien zadbać o przeszkolenie swoich pracowników w tym zakresie i zadbać by rzeczywiście korzystali oni z baz - jeśli nie ze swojej to z bazy archiwów państwowych. Ponoć nawet nie wszędzie ich punkty inofrmacyjne mają dostęp do internetu. Inaczej pozostanie nam traktować ostatnie doniesienia medialne o nowych windach w jednym z zusowskich budynków jako informację o jedynym działaniu zmierzającym do "umożliwienia szybkiego dotarcia do dokumentów" - przyszły emeryt szybciej dostanie się do pracownika ZUS, który dzięki temu po staremu, ale już też szybciej odeśle go do ap ...  :-\
Jarek Orszulak

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 357
  • Płeć: Mężczyzna
No właśnie też jestem ciekawy co z tej konferencji wynika.
Problem dokumentacji osobowo-płacowej pojawił się teraz w sądach. W wydziałach pracy toczyły się postępowania i do tych postępowań były dołączane akta osobowe. Po zakończeniu odsyłano akta do firmy, ale firma już w międzyczasie upadła i przesyłki wracały jako nie odebrane. Teraz akta leżą w archiwach sądów. Jeśli uda się ustalić przechowawcę są odsyłane, ale nie wszystkie firmy są ujęte nawet w bazie AP.
Dotarcie do dokumentacji osobowo-płacowej jest dzisiaj utrudnione.
Kiedyś próbowałem skorzystać z bazy ZUS i w ogóle to nie funkcjonowało. Jednak pracownicy AP są często lepiej zorientowani w przechowalnictwie dokumentacji osobowo-płacowej zlikwidowanych firm.

Offline dgrot

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 17
Ależ jak najbardziej można spodziewać się materiałów z konferencji - i to niebawem. Będzie to obszerny protokół, a następnie - dołączane sukcesywnie - prezentacje. Protokół jest gotów od pewnego czasu, ale to oficjalny dokument, który wymagał akceptacji. Byłoby też miło, gdyby autorzy poszczególnych wystąpień rozpoznali się w zamieszczanych streszczeniach. Tymczasem część prelegentów zaraz po konferencji rozpierzchła się na plażach mórz południowych, jak to o tej porze roku. Organizatorzy konferencji nie ścigają ich po całym świecie, lecz cierpliwie czekają, gdy topniejące kwoty na kontach zmotywują ich, by powrócili do pracy. No, chyba że prelegenci i organizatorzy spotkają się pod palmami i tam dokonają autoryzacji. Czas mija, ale problemy, nad którymi obradowano, nie rozwiązały się jeszcze i brak prognoz, aby w najbliższym czasie miały ulec dezaktualizacji. Zainteresowani proszeni są więc o cierpliwość, która nie będzie bardzo nadużyta - co najwyżej trochę.
Pozdrawiam,
dg

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1577
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Rzeczywiście, obszerne sprawozdanie pojawiło się szybko: http://www.archiwa.gov.pl/pl/component/content/article/63-aktualnosci/3699-sprawozdanie-z-konferencji-qdziaalno-przechowalnicza-dokumentacji-osobowej-i-pacowej-dowiadczenia-i-problemyq.html

Co do obiecanych prezentacji, to zdaje się, że słówko sukcesywnie powinno znaleźć należyte miejsce w antysłowniku archiwalnym obok wkrótce i niebawem  :)
http://www.ifar.pl/index.php/topic,1144.0.html

Co do zmian legislacyjnych - czy takim wielkim problemem jest umożliwienie wykreślenia pracodawcy z edg czy krs dopiero po wskazaniu przez niego miejsca składowania dokumentów?

Co do rozwiązywania problemów i obserwowanych zmian - ZUS zaczął aktualizować swoją bazę, ale chyba bez wielkiego tempa. Reszta bez zmian, archiwiści pozostają urzędnikami "drugiego kontaktu". To są czasem sytuacje anegdotyczne ("Ja myślałem że z pana to jest zły człowiek, ale byłem w ZUSie ..."), ale zwykle smutne bądź po prostu nieprzyjemne, gdy trzeba komuś tłumaczyć że w innej instytucji publicznej wprowadzono go w błąd.
W ww. sprawozdaniu najbardziej zainteresowało mnie zdanie "Ze strony archiwów klienci ZUS oczekują pomocy w odnalezieniu potrzebnej im dokumentacji osobowej i płacowej." przypisane prezesowi ZUS. Mam wrażenie że jest jednak tak, że to raczej oczekiwanie samego ZUSu względem archiwów.


Na stronie http://www.zus.pl/default.asp?id=394&p=4&idk= widnieje wiele nieaktualnych informacji, wśród nich taka: "O informacje odnośnie miejsca przechowywania dokumentów można zwrócić się do archiwów funkcjonujących przy urzędzie  wojewody [...]". I rzeczywiście można. Tyle że zamienia się to w fałszywe domniemanie że to należy do obowiązków takiego archiwum lub że jest to archiwum przechowujące dokumentację wszelkich zakładów pracy z terenu województwa. Pół biedy jeśli wierzą w to niektórzy przyszli emeryci, gorzej jeśli co do prawdziwości takich stwierdzeń są przekonani pracownicy ZUS.
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1577
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Niestety nie widać zmian w bazie ZUS i jej wykorzystywaniu. Baza przechowawców obsługiwana obecnie przez AP Warszawa pozostaje podstawowym źródłem informacji w tym zakresie, szkoda może tylko że nie ma w niej informacji z tej strony internetowej: http://zlsp.org.pl/index.php5?module=main&action=index&id=29 .
Archiwa państwowe i wielu większych przechowawców, zwłaszcza archiwa zakładowe urzędów, prowadzi własne bazy czy kartoteki, które - mimo że zawierają często informacje z nieoficjalnych źródeł - są wykorzystywane przy informowaniu o miejscach przechowywania. Wysiłki jednego z takich urzędów zostały wyróżnione w konkursie "Profesjonaliści w służbie obywatelom". Komisja konkursowa nie miała zdaje się świadomości co do powszechności stosowania takich rozwiązań (ani że nie są one dla samych archiwistów niczym szczególnym), tym niemniej pozostaje nam cieszyć się, że także takie działania bywają doceniane.
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1577
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Tak nawiązując do powyższego postu - wpadł mi w ręce rodzaj podręcznika dobrych praktyk dla administracji, z krótko opisanymi przykładami rozwiązań które zapewne zdaniem autorów mają służyć za wzór do naśladowania. No i jednak ręce mi opadły, bo jeden urząd (nota bene ten który został wcześniej wyróżniony) chwali się takimi "innowacjami" w zakresie funkcjonowania archiwum zakładowego jak np. delegowanie przez dyrektorów uprawnienia do podpisywania kart udostępnienia akt na podległych sobie kierowników czy przekazywanie archiwiście do sprawdzenia najpierw elektronicznych projektów spisów zdawczo-odbiorczych i dopiero papierowych ...

Teraz z innej beczki - w jednym z odcinków serialu "Barwy szczęścia" (bodajże odcinek nr 1288) starsza pani - postać grana przez p. Celińską - chcąc przejść na emeryturę, zawitała w oddziale ZUS. Scenka w sumie niewinna, rodzaj "produktu lokowanego", mająca w widzach budować pozytywny wizerunek tej instytucji, ale w archiwistach to mogło tylko krew wzburzyć. Otóż starsza pani w rozmowie z pracownicą ZUSu stwierdziła że jej zakład pracy został już zlikwidowany, nie wie gdzie szukać dokumentów. Usłyszała w odpowiedzi że może sobie poszukać informacji o archiwach w Internecie w zusowskiej bazie. Ciąg dalszy rozmowy jest już lepszy, jest obietnica pomocy i łzy wdzięczności. A archiwiści głuptasy żeby udzielać ludziom informacji męczą się i sami przeszukują te bazy ...
Jarek Orszulak

Offline MarcinP

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 546
  • Płeć: Mężczyzna
Ja właśnie jestem takim archiwistą - głuptasem, bo niejednokrotnie szukam akt po zlikwidowanych przedsiębiorstwach...
A swoją drogą - co złego w tym, że spisy zdawczo-odbiorcze przekazywane są archiwiście do sprawdzenia ich poprawności wpierw w formie elektronicznej? Jeżeli pracownicy popełnią omyłki w spisie, to archiwista te błędy skoryguje. Nie ma sensu drukować spis, który np. nie zawiera kompletnych opisów teczek aktowych, nośników informatycznych etc...

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1577
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
A swoją drogą - co złego w tym, że spisy zdawczo-odbiorcze przekazywane są archiwiście do sprawdzenia ich poprawności wpierw w formie elektronicznej?

No właśnie - co w tym złego?
Jarek Orszulak

Offline MarcinP

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 546
  • Płeć: Mężczyzna
Nic. Takie działanie powinno być standardem.

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 286
Przyłączam się do opinii o wersji elektronicznej spisów zdawczo-odbiorczych akt.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1577
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
A widzicie tu jakąś inną opinię? Ludzie ...
To standard. Tak oczywisty że bardziej nie można. Chwalenie się nim, to coś na miarę odkrycia że naostrzony nóż lepiej kroi.
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1577
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Wpadł mi w ręce ostatni numer Krakowskiego Rocznika Archiwalnego (dostępny także tutaj: http://www.mbc.malopolska.pl/dlibra/publication?id=56964&tab=3 )
Znalazł się w nim tekst p. Karoliny Zięby pt. "Dokumentacja osobowo-płacowa do celów emerytalnych. Wskazówki dotyczące poszukiwań". Mam trochę mieszane odczucia po jego lekturze. Przede wszystkim wydaje się, że jest on przeznaczony dla osób poszukujących takiej dokumentacji, a znalazł się - zamiast np. na stronie internetowej Archiwum - w roczniku, do którego pewnie rzadko zaglądają nawet sami archiwiści.
Jest w tym tekście sporo przydatnych informacji, generalnie momentami czuję się jakby ktoś opisywał część mojej pracy, wymaga on jednak kilku uzupełnień i sprostowań. Dobrze byłoby gdyby autorka konsekwentnie i prawidłowo posługiwała się terminologią oraz ją objaśniała - mamy dokumentację osobową i płacową (a nie "osobowo-płacową" czy "kadrową"), pracodawca wystawia zaświadczenie, a nie druk, akta osobowe mogą mieć kategorię B50 lub BE50, itd. Kilka stwierdzeń zaskakuje - np. wskazanie że "teoretycznie dokumentacja z poprzednich miejsc zatrudnienia powinna być każdorazowo przesyłana kolejnemu z aktualnych pracodawców". Naprawdę? Z czego to miałoby wynikać? Dalej: "Gdzie zatem można poszukiwać dokumentacji osobowo-płacowej? Miejsce przechowywania jest uzależnione od typu zakładu pracy oraz - w dużej mierze - od przynależności terytorialnej". Na pewno tak? Więc co robią w Milanówku akta firm krakowskich?
Jeśli chodzi o ważniejszych czy przykładowych przechowawców - organami założycielskimi mogą być np. Minister czy Prezydent Miasta Krakowa a nie obsługujące ich urzędy. Urząd Miasta Krakowa przechowuje akta "niektórych zlikwidowanych miejskich jednostek organizacyjnych" właśnie dlatego że Prezydent był dla nich organem założycielskim. Wykaz przechowawców dokumentacji zlikwidowanych placówek oświatowych jest dostępny na stronie internetowej Kuratorium Oświaty, szkoda że nie wskazano że prawo oświatowe nakazuje przechowywać dokumentację pracowniczą takich placówek organom prowadzącym, czyli najczęściej samorządom.
Co najmniej dziwne wydaje się że w tekście nawet nie wspomniano o rejestrze przechowawców akt osobowych i płacowych, ani o Marszałku Województwa jako organie prowadzącym rejestr. Nie ma też właściwie nic o komercyjnych przechowawcach.
Autorka - jak twierdzi - obala "popularne przekonanie, że akta osobowo-płacowe z terenu całej Polski (bądź ich dublety) są w jego posiadaniu." No cóż, mnie się trafiło ostatnio pismo dotyczące pracy w firmie z Czech  :). Pracuję w archiwum zakładowym, które przebija  ANK ilością konsultacji i odpowiedzi na zapytania dotyczące dokumentacji przechowywanej w innych miejscach. Dane ze wspomnianej w tekście "Kartoteki" miejsc przechowywania prowadzonej przez ANK to częściowo także dane zbierane w naszym archiwum.
Taka anegdota - ZUS krakowski przyszłych emerytów, przed wykopaniem ich za drzwi żeby sami sobie szukali dokumentów, zaopatruje ich w wydrukowaną listę archiwów, gdzie ANK jest na pierwszym miejscu, my gdzieś dalej. Kiedyś jakaś pani z taką listą w dłoni pochwaliła się że przyszła z ZUS prosto do nas. Przytomnie zapytałem - dlaczego nie poszła najpierw do ANK, skoro to Archiwum jest na pierwszym miejscu? Odpowiedź: bo pani w ZUSie mi poradziła żeby iść do was bo wy najlepiej informujecie  :D. Ot, taki "komplement", który powoduje że coraz więcej czasu poświęcamy na robienie czegoś co w zasadzie nie powinno należeć  do naszych obowiązków, jesteśmy tylko archiwum organu założycielskiego.
Obalić popularnych przekonań się nie da, trzeba po prostu wciąż tłumaczyć i wyjaśniać. Bo tego żeby to ZUS wskazywał przyszłym emerytom miejsca przechowywania akt konkretnych pracodawców to chyba nie ma się już co spodziewać.
Jarek Orszulak