Autor Wątek: współpraca między komórkami  (Przeczytany 10417 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline asiaszg

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
współpraca między komórkami
« dnia: Czerwiec 17, 2013, »
Witam. Mam pytanie co do współpracy między komórkami. Instrukcja kancelaryjna (art. 9) mówi, że opinie, notatki i inne rodzaje dokumentacji prowadzone są pod znakiem komórki merytorycznej. W związku z tym mam pytanie: jeżeli komórka GKM do wydania decyzji potrzebuje wypis lub wyrys z ewidencji gruntów- BI, to czy ten wypis czy wyrys powinien być ze znakiem komórki GKM czy BI?
Z jednej strony bez tego wypisu nie zostanie wydana decyzja ale komórka GKM jest merytoryczna co do decyzji a BI jest merytoryczna co do wypisów i wyrysów. Wg mnie wyrysy i wypisy powinny być robione ze swoim numerem i przekazywane do GKM, czy dobrze rozumiem?
Dziękuję za wszelkie spostrzeżenia

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: współpraca między komórkami
« Odpowiedź #1 dnia: Czerwiec 18, 2013, »
Dla BI , będzie to BC , bez względu , czy  komórka BI oznaczy  wypis BI czy GKM ( dopuszczalny jest wybór oznaczenie )

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: współpraca między komórkami
« Odpowiedź #2 dnia: Czerwiec 18, 2013, »
W przypadku gdyby BI nie realizowało swoich zadań merytorycznych, wypis powinien być wyłącznie ze znakiem GKM. Natomiast jeśli to jest zadanie merytoryczne BI - czyli jesli w jrwa jest odpowiednia klasa dla wydawania takich wypisów czy wyrysów - wówczas BI prowadzi swoją sprawę i odpowiada spod swojego znaku.
Jarek Orszulak

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: współpraca między komórkami
« Odpowiedź #3 dnia: Czerwiec 19, 2013, »
Cytuj
W przypadku gdyby BI nie realizowało swoich zadań merytorycznych, wypis powinien być wyłącznie ze znakiem GKM.
Właśnie w takim przypadku  dopuszczalny jest wybór oznaczenia,ale wtedy dla BI będzie to kat. BC

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: współpraca między komórkami
« Odpowiedź #4 dnia: Czerwiec 19, 2013, »
Czy możesz wskazać zapis z którego czerpiesz to domniemanie o dopuszczalności wyboru oznaczenia?
Jarek Orszulak

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: współpraca między komórkami
« Odpowiedź #5 dnia: Czerwiec 19, 2013, »
Z  IK.

§ 9. 1.   
 W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.

2.   Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.

3.   W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.

4.   Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 2, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: współpraca między komórkami
« Odpowiedź #6 dnia: Czerwiec 20, 2013, »
Niby wszystko ok, ale to nie o używanie znaków tutaj chodzi, tylko możliwość zakładania spraw.
W systemie EZD nie ma możliwości zakładania spraw przez komórkę współpracującą, stąd informacje wysyłane przez nią do komórki merytorycznej będą wyłącznie ze znakiem sprawy komórki merytorycznej - bo współpracująca nie zakłada swojej sprawy. No chyba że jest tak, że tak jak pisze asiaszg - dla komórki współpracującej ta współpraca to jest merytoryka w jej zakresie działania (jest na to odrębny symbol w jrwa), wtedy zakłada swoją sprawę i spod jej znaku odpowiada. Czyli np. GKM wysyła prośbe o wyrys spod znaku GKM.1234.15.2013, a BI odpowiada spod swojego znaku BI.5678.11.2013
W systemie tradycyjnym przyjęto jako generalną zasadę taki sposób psotępowania jak w systemie EZD, z dopuszczeniem jednak - w drodze wyjątku - prowadzenia spraw przez komórki współpracujące, które to sprawy tylko w takim wypadku miałyby rzeczywiście kategorię Bc. Czyli np. GKM wysyła prośbę o wyrys spod znaku GKM.1234.15.2013, a BI odpowiada spod swojego znaku BI.1234.62.2013 - ale w tym wypadku też miałby miejsce ten wariant, że GKM wysyła prośbe o wyrys spod znaku GKM.1234.15.2013, a BI odpowiada spod swojego znaku BI.5678.11.2013, bo dla BI właściwa rzeczowo jest tu klasa 5678 a nie 1234.
Jarek Orszulak

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: współpraca między komórkami
« Odpowiedź #7 dnia: Czerwiec 20, 2013, »
Czy zakładanie sprawy , to nie nadawanie znaku ? , oczywiście  mowa tylko o tradycyjnym i nie mieszajmy w to EZD.  Znaczy to, że  BI nadając 5678  czy 1234 ( bo może nadać któryś z tych znaków) , dla BI będzie to kat. BC.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: współpraca między komórkami
« Odpowiedź #8 dnia: Czerwiec 20, 2013, »
Chodzi o używanie znaku sprawy w korespondencji a nie o jego nadawanie sprawie przy jej rejestracji - nie jest niemożliwa sytuacja w której komórka współdziałająca założy swoją sprawę, ale odpowie używając znaku sprawy komórki merytorycznej.

Jeśli owe BI jest merytoryczną komórką dla działań mieszczących się pod klasą 5678, to na pewno nie będzie to Bc. Inny przykład podobnej sytuacji: archiwum zakładowe odpowiada na wniosek od komórki GKM o odszukanie lub sprawdzenie akt - dla GKM to pismo spod ich np. postępowania administracyjnego z klasy np. 7143, dla którego są komórką merytoryczną, dla archiwum to jest kwerenda czyli sprawa z klasy 1634, dla której archiwum zakładowe jest merytoryczne. I obie komórki stosują dla swoich spraw kategorie właściwe dla komórek merytorycznych a nie Bc.
Jarek Orszulak

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: współpraca między komórkami
« Odpowiedź #9 dnia: Czerwiec 20, 2013, »
Czy używanie znaku sprawy w korespondencji, to nie nadawanie znaku sprawie?

Ewa33

  • Gość
Odp: współpraca między komórkami
« Odpowiedź #10 dnia: Czerwiec 20, 2013, »
Popieram stanowisko Jarka. Są takie sprawy, że może być kilka komórek merytorycznych, choć wydaje się że sprawa jest jedna.
W kancelarii zawsze jest ważny kontekst a nie generalizacje. Poza tym zawsze należy pamiętać o wartości rzeczywistej dokumentacji. Kategoria Bc jest ostatecznością.

Ewa33

  • Gość
Odp: współpraca między komórkami
« Odpowiedź #11 dnia: Czerwiec 20, 2013, »
Czy używanie znaku sprawy w korespondencji, to nie nadawanie znaku sprawie?

Oczywiście że nie, zwłaszcza jak piszemy kolejne pismo w sprawie  ;) to wtedy używamy znaku już nadanego sprawie, a nie każdorazowo nadajemy nowy znak sprawy.
Poza tym często w korespondencji powołujemy się na znak sprawy innego podmiotu i wtedy używamy cudzy znak sprawy oraz swój znak sprawy, a wcale nie musi się to wiązać z czynnością nadawania nowego znaku sprawie.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: współpraca między komórkami
« Odpowiedź #12 dnia: Czerwiec 20, 2013, »
Jarku ,tutaj chodzi o rozstrzygnięcie konkretnego przykładu podanego przez asiaszg ,a nie wchodzenie w inny wątek ,najpierw załatwmy to ,a potem możemy rozszerzać temat.Wiem ,że występują takie sytuacje ,gdzie obydwie komórki nadają swoje numery teczek z odpowiednią kwalifikacją ,ale to nie ten temat jest poruszany przez asiaszg

Ewa33

  • Gość
Odp: współpraca między komórkami
« Odpowiedź #13 dnia: Czerwiec 20, 2013, »
W przypadku postawionego problemu obie komórki są merytoryczne i obie powinny prowadzić sprawy pod właściwymi symbolami klasyfikacyjnymi, które mogą się różnić, bo i sprawy są różne. Nie ma więc tu kategorii Bc

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: współpraca między komórkami
« Odpowiedź #14 dnia: Czerwiec 20, 2013, »
A Jarek twierdzi odwrotnie tak jak ja