Autor Wątek: Ksero jako materiały archiwalne?  (Przeczytany 12092 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 383
Ksero jako materiały archiwalne?
« dnia: Czerwiec 07, 2013, »
Mam taki problem. Jedna pracownica Sekretariatu Naukowego ma akta Rady Naukowe (m.in. protokoły posiedzeń) z lat 80. i 90. (leżały latami w komórce, nikt ich oczywiście na czas nie przekazał). Niektóre protokoły to są ksera, pytałam tu i tam, szukałam, nie natrafiłam na oryginał. Czy można przyjąć to ksero jako materiał archiwalny? Jestem prawie przekonana, że nie znajdę oryginału.
Żeby było ciekawiej: kilka lat temu, kiedy jeszcze nie pracowałam, druga pracownica tegoż Sekretariatu przekazała do archiwum (pomijam, że nie w porządku chronologicznym, tylko w kolejności narastającej, a jest to kat. A!!) akta Rady Naukowej też z lat 80. i 90.! Teraz sprawdzam, czy coś się nie pokrywa i uzupełniam teczkę.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Ksero jako materiały archiwalne?
« Odpowiedź #1 dnia: Czerwiec 07, 2013, »
Jesli brak jest oryginału kopia go zastępuje.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Ksero jako materiały archiwalne?
« Odpowiedź #2 dnia: Czerwiec 07, 2013, »
Jeśli za kopię uznajemy drugi egzemplarz pisma (dublet) zawierający oryginalny podpis i pieczęcie, to nie będzie problemu z traktowaniem tego jako materiał archiwalny. Jeśli natomiast mamy do czynienia z kserokopią, to ona dokumentem nie jest. Nie traktuje się kserokopii jak materiałów archiwalnych, chyba, że zostaną uwierzytelnione.

Offline Marek K

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Ksero jako materiały archiwalne?
« Odpowiedź #3 dnia: Czerwiec 07, 2013, »
Jeśli za kopię uznajemy drugi egzemplarz pisma (dublet) zawierający oryginalny podpis i pieczęcie, to nie będzie problemu z traktowaniem tego jako materiał archiwalny. Jeśli natomiast mamy do czynienia z kserokopią, to ona dokumentem nie jest. Nie traktuje się kserokopii jak materiałów archiwalnych, chyba, że zostaną uwierzytelnione.

A mogę spytać dla czego kserokopia, która nie została uwierzytelniona nie może być materiałem archiwalnym ?

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Ksero jako materiały archiwalne?
« Odpowiedź #4 dnia: Czerwiec 08, 2013, »
Ponieważ nie jest dokumentem.

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 383
Odp: Ksero jako materiały archiwalne?
« Odpowiedź #5 dnia: Czerwiec 08, 2013, »
TEż mam wątpliwości. Ale co mam w takiej sytuacji robić, oto jest pytanie. Zakładam, że muszę zachować to ksero, ale gdzie, skoro nie mogę potraktować jako kat. A?

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Ksero jako materiały archiwalne?
« Odpowiedź #6 dnia: Czerwiec 08, 2013, »
Kserokopia  czy fotokopia bez uwierzytelnienia sama w sobie nie jest dokumentem, nazwijmy to, urzędowym. Nie ma mocy dowodowej, nie może służyć do wykonywania czynności prawnych itd. Natomiast kiedy występuje w zbiorze, w aktach sprawy, to już nie jest takie oczywiste.
Tak czy owak jest jednak zapisem informacji czyli dokumentem w szerszym znaczeniu, do którego zdaje się odwołuje się definicja materiałów archiwalnych z ustawy.
Jarek Orszulak

Offline radowid

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Ksero jako materiały archiwalne?
« Odpowiedź #7 dnia: Czerwiec 10, 2013, »
chyba lepiej mieć ksero, niż nie mieć nic, np. u mnie często brakuje oryginałów kart wynagrodzeń, za to czasem zachowane są ich ksera (oryginały były przechowywane w jednostkach podległych, a na życzenie siedziby głównej robiono ich ksera, stąd zachowanie kopii w siedzibie głównej, gdy w jednostkach brakowano oryginały - urok dawnych przepisów), zatem pieczołowicie zbieram to, co mam, bo przecież innej możliwości nie ma.

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 383
Odp: Ksero jako materiały archiwalne?
« Odpowiedź #8 dnia: Czerwiec 10, 2013, »
Dzięki za uwagi. Jakby nie patrzeć, jest jakiś ślad, którego przecież nie mogę zniszczyć. Myślę, że odnotowanie w naniesienie uwagi w spisie zdawczo-odbiorczym w rodzaju "ksero włączone do teczki wobec braku oryginału" to jedyne rozwiązanie, jakie widzę.

Offline kalon

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 95
Odp: Ksero jako materiały archiwalne?
« Odpowiedź #9 dnia: Czerwiec 17, 2013, »
Podczas kontroli AP zapytałam o kopie, kserokopie dokumentów, co z nimi? gdy brak oryginałów?
Kazano mi je zostawić!
Oczywiście pytałam głównie o kat.A i taka otrzymałam odp.
Tak więc zostawiam, a w momencie przekazania do AP wrócimy do tematu.
To moje doświadczenie w tej sprawie.

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 383
Odp: Ksero jako materiały archiwalne?
« Odpowiedź #10 dnia: Czerwiec 17, 2013, »
Ok, bardzo dziękuję za uwagi.

Offline Marek K

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Ksero jako materiały archiwalne?
« Odpowiedź #11 dnia: Czerwiec 17, 2013, »
Powyższa dyskusja dobrze ilustruje jakie mogą być konsekwencje wyboru przez nas określonego rozumienia terminu ?dokument?. Przyjęcie stosunkowo precyzyjnego znaczenia ukształtowanego na gruncie dyplomatyki owocuje sprzeciwem wobec zakwalifikowania kserokopii do archiwaliów. Pytanie tylko czy jedynym godnym uwagi historyka źródłem jest należycie uwierzytelniony dokument ? I czy pozbawiona takich elementów kopia nie może stanowić wiarygodnego źródła ? W jednym i w drugim przypadku i tak trzeba będzie przeprowadzić krytykę.
Biorąc to pod uwagę wydaje mi się, iż bardziej odpowiada celowi działalności archiwalnej odwoływanie się do szerszego znaczenia dokumentu jako zapisu.
Nawiasem mówiąc w art. 1 ustawy archiwalnej podkreślono wyraźnie (poprzez zastosowanie w stosownym miejscu wyliczenia otwartego), że nie forma dokumentacji decyduje o jej zakwalifikowaniu do materiałów archiwalnych, lecz znaczenie jako źródła informacji.

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 383
Odp: Ksero jako materiały archiwalne?
« Odpowiedź #12 dnia: Czerwiec 18, 2013, »
<<że nie forma dokumentacji decyduje o jej zakwalifikowaniu do materiałów archiwalnych, lecz znaczenie jako źródła informacji.>>
O to to, to jest dobry argument.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Ksero jako materiały archiwalne?
« Odpowiedź #13 dnia: Czerwiec 18, 2013, »
I tu należałoby postawić pytanie: czy kserokopia jest wiarygodnym źródłem informacji? Moim zdaniem kserokopia nieuwierzytelniona jest tylko informacją, że dokument - którego jest odzwierciedleniem - mógł istnieć. Tak czy siak, zawsze jest to jakaś informacja...

Offline Marek K

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Ksero jako materiały archiwalne?
« Odpowiedź #14 dnia: Czerwiec 19, 2013, »
Historyk, czy ktokolwiek inny zawsze musi zapytać o wiarygodność źródła, choć często będzie trudno ją ocenić. Elementy uwierzytelniające mają tu oczywiście znaczenie, ale dokument choćby pergaminowy bez względu na liczbę pieczęci do niego przywieszonych także może się okazać niewiarygodny. Przykłady takich sytuacji znaleźlibyśmy i w głębokim średniowieczu i współcześnie.
Nie budzi mojego większego sprzeciwu zachowanie oryginału zamiast kopii, pomijając pojawiające się niekiedy problemy z ustaleniem co owym oryginałem jest. Natomiast w sytuacji braku dokumentu oryginalnego i przy możliwości zabezpieczenia kopii nie widzę powodu by wyłącznie ze względu na formę tej ostatniej pozbawiać przyszłe pokolenia możliwości zmierzenia się z danym zapisem (jeśli istotnie zawiera on informacje uzasadniające kwalifikację do kategorii A).