Faktycznie, jeśli na bieżąco nie był tworzony spis spraw, to wstecz się go nie tworzy, ale pozostaje problem, jak przeszukiwać taką teczkę. Rozwiązaniem jest sporządzenie spisu zawartości. Dla protokołów można stworzyć coś w rodzaju tabelki, w której można zawrzeć przydatne informacje takie jak nr protokołu, data posiedzenia, tematyka i np. nr strony, na której rozpoczyna się protokół, jeśli oczywiście teczka zostanie spaginowana.