"Ale wdepnęliśmy " Potwierdzam i współczuję. Najgorzej jest po kimś poprawiać. Bardzo ważnym etapem było sprawdzenie, jakie rzeczowe wykazy akt były stosowane. To, że były one wprowadzane formalnie /czyli zarządzeniem/ czy też mniej formalnie /w stylu "macie i stosujcie"/ jest w tej sytuacji drugorzędne. Ważne, że były stosowane. Jak rozumiem na pismach pojawia się znak sprawy /skoro mowa o symbolu 35 i 035/. Nie znając szczegółów mogę się mylić. Na pewno każdą teczkę trzeba będzie oceniać indywidualnie. Idealnie byłoby tak uporządkować akta, by odzwierciedlić /poprawiając czyjeś nieuzasadnione działania można powiedzieć, że odtworzyć/ faktyczny sposób załatwiania spraw. Korzystając ze stosowanych wykazów akt można zachować klasyfikację /czyli symbol klasyfikacyjny z jrwa/ oraz tytuł. Innym problemem będzie kwalifikacja akt i tu może być przydatna pomoc właściwego terytorialnie archiwum państwowego. Trzeba pamiętać, że wszystkie państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne mają obowiązek uzgodnić normatywy kancelaryjno-archiwalne z Dyrektorem właściwego archiwum państwowego /jeśli podlega się jakiejś jednostce centralnej być może ona uzgodniła lub powinna uzgodnić to z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych/. Pozostaje kwestia akt wytworzonych w okresie, gdy nie stosowano żadnego rzeczowego wykazu akt. Można skorzystać z tytułów aktualnie obowiązującego wykazu akt, a jeśli trudno znaleźć odpowiednie hasła to można nadać tytuł samemu w taki sposób, by odzwierciedlał on rodzaj akt zawartych w teczce. Jeśli jednostka jest pod nadzorem archiwum państwowego, to warto skontaktować się z tym archiwum w celu dokonania uzgodnień. Uniknie się w tedy ewentualnej podwójnej pracy, gdy okaże się, że dane archiwum państwowe inaczej oceni sposób uporządkowania akt.
