Autor Wątek: znakowanie pisma i odpowiedzi  (Przeczytany 7170 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline lukas_drill

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 93
znakowanie pisma i odpowiedzi
« dnia: Kwiecień 02, 2013, »
witam,
moje pytanie dotyczy nadawania znaku pismom, które odnoszą się do współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi urzędu.
Jeśli np. wydział ABC wyśle pismo o znaku ABC.1234 skierowane do wydziału X, to wydział X powinien odpowiedzieć pismem znakowanym również ABC.1234, z datą swojej oczywiście odpowiedzi i pieczątką wydziału? U siebie równocześnie nie pozostawiając tejże odpowiedzi. Takie postępowanie wg mnie jest prawidłowe i z instrukcji kancelaryjnej też chyba tak wynika... a jeśli wydział odpowie pismem X.1234 (czy nadali jakiś swój nr, bo i tak bywa...) to musi w takiej sytuacji zarejestrować to pismo, założyć teczkę i zakwalifikować je do kat. Bc?
dzięki from the mountain :) za odpowiedź
pozdrawiam

Offline yorik

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 10
Odp: znakowanie pisma i odpowiedzi
« Odpowiedź #1 dnia: Kwiecień 02, 2013, »
... a jeśli wydział odpowie pismem X.1234 (czy nadali jakiś swój nr, bo i tak bywa...) to musi w takiej sytuacji zarejestrować to pismo, założyć teczkę i zakwalifikować je do kat. Bc?

Jeśli odpowie pismem X.1234 to będzie to Bc. Jeśli zarejestruje to w innej klasie (chociaż dlaczego mieliby to uczynić ???) to będzie taka kategoria jaka jest właściwa dla tej klasy. Inna rzecz, że najpierw się rejestruje (SPRAWĘ nie PISMO) a potem odpowiada.
Najlepsza byłaby jednak chyba opcja jeśli wydział X. posłużyłby się znakiem wydziału ABC.
Tak przynajmniej mi się wydaje....

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 361
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: znakowanie pisma i odpowiedzi
« Odpowiedź #2 dnia: Kwiecień 03, 2013, »
  Dopuszczalne jest odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna  ( czyli  w X ) pod własnym znakiem i należy sprawę zakwalifikować do kat. BC , a nie jak w kom. merytorycznej. 

Offline lukas_drill

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 93
Odp: znakowanie pisma i odpowiedzi
« Odpowiedź #3 dnia: Maj 15, 2013, »
Niestety nie do końca mam jasność w tym temacie...bo jeśli odpowiem na pismo z wydziału ABC oznakowane jako ABC.1234.1.2013 pismem z ich znakiem, tzn ABC.1234.1.2013 to w miejscu, gdzie znajduje się znak pisma powinna być pieczątka wydziału mojego..w takim razie na znaku ABC.1234.1.2013 odbiję pieczątkę mojego wydziału X...trochę to dziwne i nie wiem czy prawidłowe...
a czy nie można by było zwyczajnie nie nadawać znaku na pismo, tylko w treści napisać: "W odpowiedzi na pismo - tutaj znak tamtego pisma - z dnia - tutaj data - informuję, że...". Wtedy nie ma u mnie takich niepotrzebnych pism rejestrowanych, a tylko skłądam sobie je gdzieś dla własnej chęci posiadania:)
prosiłbym o odpowiedź
dziei

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 552
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: znakowanie pisma i odpowiedzi
« Odpowiedź #4 dnia: Maj 15, 2013, »
Można bez znaku - znak zostanie nadany w komórce merytorycznej.

Offline Dewi

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Odp: znakowanie pisma i odpowiedzi
« Odpowiedź #5 dnia: Grudzień 10, 2015, »
Pierwsze słyszę, żeby komórka mogła odsyłać pismo BEZ SWOJEGO ZNAKU! Ani razu się z tym nie spotkałam.
AAN czy inne Archiwum Państwowe wyraża na to zgodę?

W takim razie rozumiem, że komórka NIEmerytoryczna rejestruje tylko pismo i tyle. A odpowiada NIE nadając żadnego znaku, tylko w piśmie "w odpowiedzi na pismo nr...", tak?



Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 176
Odp: znakowanie pisma i odpowiedzi
« Odpowiedź #6 dnia: Grudzień 10, 2015, »
Można bez znaku - znak zostanie nadany w komórce merytorycznej.

Chyba nie do końca. Jeżeli opieramy się na rozporządzeniu z 18 stycznia 2011 r. to:
par. 9
ust. 1 W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym komórka merytoryczna, współpracująca
przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej
przez siebie sprawy
.

ust. 2 Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami
organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne  przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając
znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.
- czyli przekazują już ze znakiem sprawy merytorycznej a nie bez znaku

Offline Dewi

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Odp: znakowanie pisma i odpowiedzi
« Odpowiedź #7 dnia: Grudzień 10, 2015, »
Szycha!
To w takim razie w praktyce wyglądało by to tak?

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 431
Odp: znakowanie pisma i odpowiedzi
« Odpowiedź #8 dnia: Grudzień 10, 2015, »
Zgadza się sprawa ma tylko jeden znak nadany w komórce merytorycznej. Jest to rozwiązanie przejęte z EZD gdzie system nie daje możliwości nadawania w jednej instytucji dwóch znaków tej samej sprawie. Komórka niemerytoryczna może sobie przechowywać u siebie odpowiedzi udzielone dla innych komórek jako dokumentację Bc. Oile instrukcja kancelaryjna przewiduje takie rozwiązanie.

Offline Dewi

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Odp: znakowanie pisma i odpowiedzi
« Odpowiedź #9 dnia: Grudzień 11, 2015, »
Wow! No to wyobraźcie sobie, że przez 3 lata w Urzędzie, gdzie pracowałam wyglądało to tak:

Czyli, że Wydział Informatyki odpowiadając na pismo z Kadr nadawał znak: WI[Wydz.Inform]-143-11[kolejny nr ze swojego dziennika koresp]/15

Rozumiem, że to co tutaj napisałam jest niepoprawne, tak? Nie ma u nas obiegu EZD, ale to pewnie nie ma znaczenia?

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 552
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: znakowanie pisma i odpowiedzi
« Odpowiedź #10 dnia: Grudzień 11, 2015, »
Można bez znaku - znak zostanie nadany w komórce merytorycznej.

Chyba nie do końca. Jeżeli opieramy się na rozporządzeniu z 18 stycznia 2011 r. to:
par. 9
ust. 1 W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym komórka merytoryczna, współpracująca
przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej
przez siebie sprawy
.

ust. 2 Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami
organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne  przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając
znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.
- czyli przekazują już ze znakiem sprawy merytorycznej a nie bez znaku

W praktyce często pisma komórki "niemerytoryczne" przekazują pisma bez znaku, a znak ten jest nadawany w komórce merytorycznej. Najważniejsze, aby znak sprawy komórki merytorycznej był użyty i żeby nie tworzono "sztucznych spraw".

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 361
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: znakowanie pisma i odpowiedzi
« Odpowiedź #11 dnia: Grudzień 11, 2015, »
          Pismo powinno być ze znakiem, k.o. przekazuje do  k. merytorycznej pismo ze znakiem k. merytorycznej, możemy też nadać znak wg. wyboru z własnej k.o. , jeżeli nadamy własny znak, to k. merytoryczna naniesie swój znak . Dla komórki przekazującej takie sprawy( teczka) jest k. BC.

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 176
Odp: znakowanie pisma i odpowiedzi
« Odpowiedź #12 dnia: Grudzień 11, 2015, »
Współpraca współpracą, ale powiem wam, że jestem zwolennikiem tego aby każdy trzymał swoje akta u siebie ;) Weź później chodź i błagaj komórkę merytoryczną aby udostępniła Ci akta sprawy, albo jak już komórka merytoryczna zda akta do archiwum, to tak naprawdę komórka niemerytoryczna jeżeli chce akta sprawy z archiwum to musi z wnioskiem o wypożyczenie iść do kierownika komórki merytorycznej, to raz. A dwa, jak przychodzi o brakowanie to opinię o przydatności akt do celów praktycznych to kto wystawia? komórka merytoryczna, a komórka współpracująca, która być może wyprodukowała tony akt w czasie współpracy może zgodnie z prawem nic nie wiedzieć o brakowaniu. Komórce merytorycznej może akt już nie potrzebne ale k. współpracującej tak. I taka moja refleksja.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 361
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: znakowanie pisma i odpowiedzi
« Odpowiedź #13 dnia: Grudzień 11, 2015, »
            Dokumentacja wytworzona przez k. współpracującą zachowujemy jako BC i trzymamy u siebie wg. potrzeb i nie trzeba nigdzie biegać. Dla k. współpracującej to w zasadzie dokumentacja do której nie wraca, bo to nie jej sprawa.

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 176
Odp: znakowanie pisma i odpowiedzi
« Odpowiedź #14 dnia: Grudzień 11, 2015, »
            Dokumentacja wytworzona przez k. współpracującą zachowujemy jako BC i trzymamy u siebie wg. potrzeb i nie trzeba nigdzie biegać. Dla k. współpracującej to w zasadzie dokumentacja do której nie wraca, bo to nie jej sprawa.

Trzymamy jako Bc i musimy zdać ją do archiwum, a archiwum musi prosić o zgodę na brakowanie kat. Bc :)