Autor Wątek: Prowadzenie teczek - sprawozdania  (Przeczytany 3645 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 572
  • Płeć: Mężczyzna
Prowadzenie teczek - sprawozdania
« dnia: Luty 07, 2013, »
Zastanawiam się nad sensem nadawania sprawozdaniom znaków spraw, skoro prawie zawsze jest to dokumentacja nietworząca akt spraw. Sprawozdanie jest sporządzane i na tym koniec. Rzadko kiedy mam do czynienia z korektą sprawozdania, wpływem pism związanych z przesłanym sprawozdaniem itp. Zgodnie z instrukcją kancelaryjną PRM z 2011 sprawą jest zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości. Ale pisma przychodzące do wiadomości również moim zdaniem akt sprawy nie tworzą. Co o tym sądzicie?  ;D

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 744
Odp: Prowadzenie teczek - sprawozdania
« Odpowiedź #1 dnia: Luty 07, 2013, »
W mojej firmie pisma przychodzące do wiadomości i nie powodujace w danej komórce wszczęcia sprawy trafiaja do segregatora a/a (nie otrzymują znaku sprawy). Oczywiście gdyby po jakimś czasie okazało się, że dane pismo jednak wymaga podjęcia jakichś czynnosci zawsze mozna je wyciągnąć z a/a i załozyc sprawę.

Co do sprawozdań - samo sprawozdanie jako takie moze i nie jest dokumentacją tworzącą sprawę, ale przy okazji jego tworzenia zazwyczaj (przynajmniej u mnie) powstaje równiez korespondencja (głównie wewnętrzna, czasem wychodząca). Mamy zatem podstawę aby całość materiałów potraktować jako dokumentacje tworzącą akta sprawy.
Gdyby jednak zdarzyło się, że powstaje samo sprawozdanie, bez żadnej dodatkowej korespondencji, decyzji i innej wychodzącej/przychodzącej dokumentacji, wówczas zapewne takie sprawozdanie mozna by było potraktować jako dokumentacje nietworzącą sprawy.

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Odp: Prowadzenie teczek - sprawozdania
« Odpowiedź #2 dnia: Luty 07, 2013, »
Paragraf 6.1. IK: "Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt." Skoro u Ciebie sprawozdania nie tworzą spraw, to dlaczego mają numer sprawy? :-) Wystarczy sama klasa z jrwa.
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 572
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - sprawozdania
« Odpowiedź #3 dnia: Luty 08, 2013, »
Racja Rovan :D A więc sprawozdania wysyłane np. elektronicznie, bez pisma przewodniego, nie tworzą akt spraw. Ale sprawozdanie wysłane z pismem przewodnim do jakiejś instytucji już akta sprawy tworzyć będzie. Dzięki za podpowiedzi  ;)

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1641
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Prowadzenie teczek - sprawozdania
« Odpowiedź #4 dnia: Luty 08, 2013, »
Zastanawiam się nad sensem nadawania sprawozdaniom znaków spraw, skoro prawie zawsze jest to dokumentacja nietworząca akt spraw. (...) Zgodnie z instrukcją kancelaryjną PRM z 2011 sprawą jest zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości. Ale pisma przychodzące do wiadomości również moim zdaniem akt sprawy nie tworzą. Co o tym sądzicie?  ;D

Ja myślę że "moim zdaniem" to kolejny kandydat na hasło w antysłowniku archiwalnym.  ;) Po to masz instrukcję kancelaryjną żeby w takich sytuacjach nie mieć swojego zdania  :D

Gdyby jednak zdarzyło się, że powstaje samo sprawozdanie, bez żadnej dodatkowej korespondencji, decyzji i innej wychodzącej/przychodzącej dokumentacji, wówczas zapewne takie sprawozdanie mozna by było potraktować jako dokumentacje nietworzącą sprawy.

Sam fakt że coś jest tylko do wiadomości nie powinien decydować czy coś tworzy akta sprawy czy nie.

A więc sprawozdania wysyłane np. elektronicznie, bez pisma przewodniego, nie tworzą akt spraw. Ale sprawozdanie wysłane z pismem przewodnim do jakiejś instytucji już akta sprawy tworzyć będzie.

Nie ma znaczenia czy to sprawozdanie elektroniczne czy nie. Jesli to wyślę epuapem to jest to taka sama korespondencja jak każda inna. Jedynie sprawozdania elektroniczne składane i odbierane w systemie dziedzinowym (dedykowanym) nie tworzyłyby akt spraw.

Akta sprawy mogą zawierać tylko jeden dokument, nic nie stoi temu na przeszkodzie. Nie ma też jednak konieczności rejestrowania każdego sprawozdania jako osobnej sprawy.

Katalog dokumentacji nietworzącej akt spraw jaki zaiera instrukcja kancelaryjna teoretycznie można rozszerzać, ale moim zdaniem to zły pomysł.
Jarek Orszulak

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 744
Odp: Prowadzenie teczek - sprawozdania
« Odpowiedź #5 dnia: Luty 08, 2013, »
Sam fakt że coś jest tylko do wiadomości nie powinien decydować czy coś tworzy akta sprawy czy nie.

Jednak, jeśli pismo (najczęściej kserokopia - oryginał dostaje komórka merytoryczna) otrzymane do wiadomosci nie powoduje w danej k.o. podjęcia żadnych czynności nie ma sensu zakładać sprawy.
W mojej firmie zdarza się, że dyrektor dekretuje pismo na 4-5 komórek, przy czym jedna jest komórka prowadzącą, a pozostałe albo współpracują przy załatwianiu sprawy (i wówczas też ją rejestrują) albo okazuje się, że sprawa ich nie dotyczy i nie podejmuja w związku z nia zadnych czynności. W tym drugim przypadku nie ma sensu aby rejestrowały sprawę (bo de facto sprawa nie jest w tych komórkach prowadzona).