Autor Wątek: Prowadzenie teczek - sprawozdania  (Przeczytany 4669 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Prowadzenie teczek - sprawozdania
« dnia: Luty 07, 2013, »
Zastanawiam się nad sensem nadawania sprawozdaniom znaków spraw, skoro prawie zawsze jest to dokumentacja nietworząca akt spraw. Sprawozdanie jest sporządzane i na tym koniec. Rzadko kiedy mam do czynienia z korektą sprawozdania, wpływem pism związanych z przesłanym sprawozdaniem itp. Zgodnie z instrukcją kancelaryjną PRM z 2011 sprawą jest zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości. Ale pisma przychodzące do wiadomości również moim zdaniem akt sprawy nie tworzą. Co o tym sądzicie?  ;D

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Prowadzenie teczek - sprawozdania
« Odpowiedź #1 dnia: Luty 07, 2013, »
W mojej firmie pisma przychodzące do wiadomości i nie powodujace w danej komórce wszczęcia sprawy trafiaja do segregatora a/a (nie otrzymują znaku sprawy). Oczywiście gdyby po jakimś czasie okazało się, że dane pismo jednak wymaga podjęcia jakichś czynnosci zawsze mozna je wyciągnąć z a/a i załozyc sprawę.

Co do sprawozdań - samo sprawozdanie jako takie moze i nie jest dokumentacją tworzącą sprawę, ale przy okazji jego tworzenia zazwyczaj (przynajmniej u mnie) powstaje równiez korespondencja (głównie wewnętrzna, czasem wychodząca). Mamy zatem podstawę aby całość materiałów potraktować jako dokumentacje tworzącą akta sprawy.
Gdyby jednak zdarzyło się, że powstaje samo sprawozdanie, bez żadnej dodatkowej korespondencji, decyzji i innej wychodzącej/przychodzącej dokumentacji, wówczas zapewne takie sprawozdanie mozna by było potraktować jako dokumentacje nietworzącą sprawy.

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Odp: Prowadzenie teczek - sprawozdania
« Odpowiedź #2 dnia: Luty 07, 2013, »
Paragraf 6.1. IK: "Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt." Skoro u Ciebie sprawozdania nie tworzą spraw, to dlaczego mają numer sprawy? :-) Wystarczy sama klasa z jrwa.
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - sprawozdania
« Odpowiedź #3 dnia: Luty 08, 2013, »
Racja Rovan :D A więc sprawozdania wysyłane np. elektronicznie, bez pisma przewodniego, nie tworzą akt spraw. Ale sprawozdanie wysłane z pismem przewodnim do jakiejś instytucji już akta sprawy tworzyć będzie. Dzięki za podpowiedzi  ;)

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Prowadzenie teczek - sprawozdania
« Odpowiedź #4 dnia: Luty 08, 2013, »
Zastanawiam się nad sensem nadawania sprawozdaniom znaków spraw, skoro prawie zawsze jest to dokumentacja nietworząca akt spraw. (...) Zgodnie z instrukcją kancelaryjną PRM z 2011 sprawą jest zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości. Ale pisma przychodzące do wiadomości również moim zdaniem akt sprawy nie tworzą. Co o tym sądzicie?  ;D

Ja myślę że "moim zdaniem" to kolejny kandydat na hasło w antysłowniku archiwalnym.  ;) Po to masz instrukcję kancelaryjną żeby w takich sytuacjach nie mieć swojego zdania  :D

Gdyby jednak zdarzyło się, że powstaje samo sprawozdanie, bez żadnej dodatkowej korespondencji, decyzji i innej wychodzącej/przychodzącej dokumentacji, wówczas zapewne takie sprawozdanie mozna by było potraktować jako dokumentacje nietworzącą sprawy.

Sam fakt że coś jest tylko do wiadomości nie powinien decydować czy coś tworzy akta sprawy czy nie.

A więc sprawozdania wysyłane np. elektronicznie, bez pisma przewodniego, nie tworzą akt spraw. Ale sprawozdanie wysłane z pismem przewodnim do jakiejś instytucji już akta sprawy tworzyć będzie.

Nie ma znaczenia czy to sprawozdanie elektroniczne czy nie. Jesli to wyślę epuapem to jest to taka sama korespondencja jak każda inna. Jedynie sprawozdania elektroniczne składane i odbierane w systemie dziedzinowym (dedykowanym) nie tworzyłyby akt spraw.

Akta sprawy mogą zawierać tylko jeden dokument, nic nie stoi temu na przeszkodzie. Nie ma też jednak konieczności rejestrowania każdego sprawozdania jako osobnej sprawy.

Katalog dokumentacji nietworzącej akt spraw jaki zaiera instrukcja kancelaryjna teoretycznie można rozszerzać, ale moim zdaniem to zły pomysł.
Jarek Orszulak

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Prowadzenie teczek - sprawozdania
« Odpowiedź #5 dnia: Luty 08, 2013, »
Sam fakt że coś jest tylko do wiadomości nie powinien decydować czy coś tworzy akta sprawy czy nie.

Jednak, jeśli pismo (najczęściej kserokopia - oryginał dostaje komórka merytoryczna) otrzymane do wiadomosci nie powoduje w danej k.o. podjęcia żadnych czynności nie ma sensu zakładać sprawy.
W mojej firmie zdarza się, że dyrektor dekretuje pismo na 4-5 komórek, przy czym jedna jest komórka prowadzącą, a pozostałe albo współpracują przy załatwianiu sprawy (i wówczas też ją rejestrują) albo okazuje się, że sprawa ich nie dotyczy i nie podejmuja w związku z nia zadnych czynności. W tym drugim przypadku nie ma sensu aby rejestrowały sprawę (bo de facto sprawa nie jest w tych komórkach prowadzona).

Offline Forumowicz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 111
Odp: Prowadzenie teczek - sprawozdania
« Odpowiedź #6 dnia: Grudzień 28, 2022, »
Paragraf 6.1. IK: "Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt." Skoro u Ciebie sprawozdania nie tworzą spraw, to dlaczego mają numer sprawy? :-) Wystarczy sama klasa z jrwa.

A zaświadczenia wydawane bezrobotnym np. o tym, że byli zarejestrowani w Urzędzie Pracy? Teoretycznie wniosek o wydanie zaświadczenia stanowi podstawę wszczęcia sprawy, bo wymaga podjęcia czynności służbowych... czyli wtedy zakładam spis spraw i wpisuję w nim po kolei zaświadczenia? I co wtedy jest numerem zaświadczenia? Numer sprawy?

Offline krzysiekp

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 487
Odp: Prowadzenie teczek - sprawozdania
« Odpowiedź #7 dnia: Grudzień 29, 2022, »
sprawa to  ie pismo ale czynno

Offline krzysiekp

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 487
Odp: Prowadzenie teczek - sprawozdania
« Odpowiedź #8 dnia: Grudzień 29, 2022, »
sprawa to nie pisma ale czynność dokumentowana pismami. Inna kwestia to ustalenie czy dokumenty odzwierciadlająca te czynność powinny stanowić akta spraw oznaczone znakiem sprawy. Nie potrafię wskazać IK dowolnego urzędu, instytucji, uczelni itp. która enumeraytwnie (bez interpretacji)  wskazuje na hasła klasyfikacyjne dla których dokumentacja stanowi akta spraw. Uważam, ze tu tkwi clou omawianego problemu.

Offline Forumowicz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 111
Odp: Prowadzenie teczek - sprawozdania
« Odpowiedź #9 dnia: Grudzień 29, 2022, »
Więc jak w takim razie odróżnić czynności, które będą podstawą założenia sprawy od tych, które nie stanowią wszczęcia sprawy? 

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 162
  • Płeć: Kobieta
Odp: Prowadzenie teczek - sprawozdania
« Odpowiedź #10 dnia: Grudzień 30, 2022, »
Dla mnie sprawą, której nadaję znak sprawy jest sytuacja, gdy wiem, że będę musiała udzielić odpowiedzi lub wykonać jakieś czynności w tej sprawie, bo nie zawsze odpowiedzią będzie pismo, ale np. notatka służbowa. I w takich sytuacjach rejestruję sprawę.

Dużo ułatwia zapis IK z 2011 r., par. 6 ust. 2, który wymienia co może być dokumentacją nietworzącą akt sprawy (taką, której nie nadajemy znaku sprawy). Innej dokumentacji, nie wymienionej w tym paragrafie, najczęściej nadaję znak sprawy.

Jeśli się waham, czy coś zarejestrować, zawsze wolę nadać znak sprawy, bo tak oznaczoną dokumentację łatwiej odnaleźć.

Offline Forumowicz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 111
Odp: Prowadzenie teczek - sprawozdania
« Odpowiedź #11 dnia: Styczeń 08, 2023, »
Dziękuje za odpowiedź :)

Pracuję w PUP i mam wątpliwości dotyczące nadawania znaku każdemu np. wnioskowi o wyrejestrowanie, których może być mnóstwo w ciągu miesiąca, a każdy jest odkładany do teczki zbiorczej klientów. Zresztą nie wiem, jak potraktować sam wniosek, bo teoretycznie sprawa została wszczęta podczas rejestracji tej osoby w Urzędzie, więc powinna mieć znak sprawy taki jak decyzja o zarejestrowaniu? Tylko że mamy system teleinformatyczny, który automatycznie nadaje znak sprawy i zamiast numeru sprawy w spisie spraw ma numer ewidencyjny klienta.

Podobne wątpliwości mam odnośnie np. wezwań do Urzędu w celu przedstawienia oferty pracy. Takie wezwanie może zakończyć się podjęciem pracy, oświadczeniem klienta o braku dojazdu lub odmową przyjęcia propozycji pracy. Nie wiem, czy nadawać im znak sprawy, bo jeśli realizujemy ofertę, tych wezwań w jej ramach może być mnóstwo. Chyba, ze oferta byłaby traktowana jako sprawa - wtedy każde wezwanie, skierowanie, giełda w jej ramach miałoby znak sprawy taki sam jak ta oferta.

No i te nieszczęsne zaświadczenia. Nie wiem, czy one wszczynają sprawę czy nie, bo je wydajemy (czyli teoretycznie wykonujemy czynności), ale z drugiej strony mamy do tego system, który generuje je automatycznie... Jak Państwo traktują zaświadczenia?
« Ostatnia zmiana: Styczeń 08, 2023, wysłana przez Forumowicz »