Dla mnie sprawą, której nadaję znak sprawy jest sytuacja, gdy wiem, że będę musiała udzielić odpowiedzi lub wykonać jakieś czynności w tej sprawie, bo nie zawsze odpowiedzią będzie pismo, ale np. notatka służbowa. I w takich sytuacjach rejestruję sprawę.
Dużo ułatwia zapis IK z 2011 r., par. 6 ust. 2, który wymienia co może być dokumentacją nietworzącą akt sprawy (taką, której nie nadajemy znaku sprawy). Innej dokumentacji, nie wymienionej w tym paragrafie, najczęściej nadaję znak sprawy.
Jeśli się waham, czy coś zarejestrować, zawsze wolę nadać znak sprawy, bo tak oznaczoną dokumentację łatwiej odnaleźć.