układ dokumentacji na regałach...brakowanie

[marcia]

Ja mam taki plan, żeby sobie zrobić takie kartki - rozrysować magazyn, tak szkicowo, i przy każdym regale zaznaczyć numery odpowiednich spisów. Wtedy tylko sobie spojrzę na odpowiednią kartkę (bo magazynów mam duuużo) i ta "mapka" mi podpowie szybko co gdzie jest. Potem jak coś się zmieni, to sobie zetrę/zakleję/skreślę stare numery spisu i nadam nowe :-D w ogóle to masakra przez tę nową IK - prawie nic u mnie nie idzie do brakowania w porównaniu z latami wcześniejszymi a dokumentów przybywa tak samo dużo a magazyny nie chcą się rozrastać :-D

[lukas_drill]

no, te cholerne magazyny...nie chcę się rozmnażać
a tak będąc przy temacie IK i JRWA...wyjdzie w końcu jakaś nowa, coby zmienić tę niedorzeczną? Słuchy chodzą, że ma się zmienić...

[Rovan]

Chyba też sobie sprawię taki inwentarz topograficzny. Tylko muszę przekonać AP do idei rezygnacji z wypełniania kol. 7 spisu z/o

[stany]

    Wydawało mi się, że wiadome jest Jarkowi  jak układa się akta wg. RWA  i myślę , że wie tylko udaje.  Wg. RWA teczki w poszczególnych komórkach - wydziałach układam zaczynając od najniższego nr teczki do najwyższego zgodnie z RWA , np. dla kom. org.  AB - pierwsza teczka AB.0200, począwszy od 1990r- 2010r. , druga AB.2512 , od 1990r- 2010r. ,  trzecia AB.6340 , od 1990r- 2010r.  itd.
Z czoła regałów ( przesuwnych ) opisane jest jakie akta znajdują się na tym regale i półce. W każdym z ośmiu pomieszczeń znajduje się plan rozmieszczenia regałów i opis jakie akta są na danym regale , a w pomieszczeniu biurowym plan wszystkich pomieszczeń  z opisem regałów i akt znajdujących się na danym regale , oczywiście nie dla mnie , tylko dla zastępcy, który jest upoważniony tylko do wypożyczania akt podczas mojej nieobecności.

[Jarek]

To ja wpadłem na taki pomysł: założę sobie zeszycik, zatytułowany, dajmy na to, "wędrówka akt po magazynie" i tam będę sobie odnotowywał po brakowaniu: co mi się przesunęło (tzn sygnaturę lub zakres sygnatur oraz znak teczki) i gdzie jest po przesunięciu (tzn nr regału i półki)

Jeśli chcesz to sobie załóż taki zeszycik, możesz go sobie potem wsadzić w ... szufladę. Bo pożytek z niego żaden. Nie jest Ci potrzebna historia przemieszczeń, tylko informacja o aktualnym miejscu przechowywania dokumentacji.

Mam wrażenie że nie wszyscy archiwiści "łapią" po co to wszystko jest. Spis zdawczo-odbiorczy to dokument który potwierdza przekazanie akt z komórki do az. W tym az spis staje się środkiem ewidencji. Do pozycji spisu przyporządkowuje się odpowiednio informację albo o miejscu przechowywania, albo o wycofaniu z zasobu, albo o wybrakowaniu, albo o przekazaniu. To są elementarne informacje o zasobie. Nie mam pewności czy inwentarz topograficzny równie dobrze spełni swoją rolę jak informacja o miejscu przechowywania ale taki inwentarz łatwiej się aktualizuje. To wszystko dużo prościej będzie wyglądało chyba w elektronicznej ewidencji archiwum. Z kolei bardzo ciekaw jestem jak będzie wyglądało ewidencjonowanie zasobu elektronicznego w systemie EZD, gdzie nie będzie przecież ani spisów ani sygnatur.

[Jarek]

    Wydawało mi się, że wiadome jest Jarkowi  jak układa się akta wg. RWA  i myślę , że wie tylko udaje.

Stany, im dłużej i intensywniej wczytuję się w rozporządzenie z 18.01.2011 tym mniej jestem pewien tego co wiem 
Rozporządzenie milczy bowiem na temat kolejności układania akt. Mnie uczono zawsze że ma to być wg kolejnosci pozycji spisu zdawczo-odbiorczego. Każdy inny układ to gwarantowany bajzel w archiwum.

[Rovan]

Wydaje mi się ( ), że stany zastosował tutaj "skrót myślowy" - akta układamy wg kolejności pozycji spisu z/o, na spisie sa ułożone wg klas JRWA, ergo - układamy je wg klas JRWA.

[stany]

Mnie uczono zawsze że ma to być wg kolejnosci pozycji spisu zdawczo-odbiorczego.

Uczono tak ? na  podstawie czego ?

[Jarek]

Np. na podstawie tego:

"Podczas układania akt należy zwracać uwagę na zachowanie porządku teczek zgodnego z kolejnością poszczególnych pozycji spisu zdawczo-odbiorczego"

Archiwistyka praktyczna dla archiwistów zakładowych pod red. Stanisława Kłysa, Poznań 1987, s. 130.

W zamian bardzo chciałbym się dowiedzieć z czego wywodzi się pomysł układania akt wg kolejności symboli z jrwa.

[stany]

Zalecenie AP

[inka]

w IA z 2011 r.  jest taki zapis: Uporządkowanie dok. w systemie tradycyjnym polega na: "ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt" (par. 15, ust. 4, pkt. 1, lit. h)

[Rovan]

Tak, uporządkowanie na spisie

[stany]

   Układając wydziałami wg. RWA (wg symb. klasyf. , nie wg. kolejności spisów z-o  ) w obrębie danego wydziału narastająco latami , mamy jak na dłoni natychmiastowy obraz- sprawdzian stanu poszczególnych teczek, nie mówiąc już o łatwiznie odszukania potrzebnego dokumentu bez zaglądania do środków ewidencyjnych , każdy nawet nie archiwista bez problemu  znajduje poszukiwany dokument. Nowa IA tez pisze o ułożeniu wg. RWA  - namiar podaje Malwina (par. 15, ust. 4, pkt. 1, lit. h). układając w taki sposób nie ma bajzlu , a jest porządeczek.

[Jarek]

Nie znam przepisów ani literatury które określałyby taki sposób przechowywania. Podtrzymuję zdanie że to prosta droga do bałaganu. Jak sam piszesz, nie wpisujesz miejsca przechowywania. A co zrobisz jeśli trafi się wam reorganizacja? Mam wrażenie że to niefortunna próba przeniesienia do archiwum zakładowego układu akt w obrębie zespołów w ap. Ta metoda nie ma oparcia w przepisach, paragraf przywołany przez Malwinę dotyczy porządkowania akt przed ich przekazaniem do az przez komórkę przekazującą, a nie układu akt w az. Akta są ułożone wg jrwa - w obrębie danego spisu.

[stany]

Rozporządzenie milczy bowiem na temat kolejności układania akt.

                                                                                                 - w magazynach archiwum - to potwierdza Jacek, a wiec jeżeli Rozporządzenie milczy ,to układanie komórkami , a w nich wg. RWA nie jest zabronione, a w dodatku , gdy ten sposób zaleca AP. Wpisanie do spisów z-o miejsca umieszczenia akt ,nie ma problemu ,gdyby było to do czegoś potrzebne,to biorę teczkę ze spisami danej komórki i wpisuję , to mały kłopot, dla przykładu akta z danej komórki są ułożone  oddzielnie na 1,2 czy więcej regałach, bo przy takim ułożeniu nie ma  takiego wymieszania (,, bałaganu" )jak przy układaniu wg. kolejności wpływu ( nr spisów z-o) wtedy na jednym regale może być dokumentacja np. z 10-ciu komórek. Dodam , że co roku należałoby poprawiać w spisach ( może pisać ołówkiem) po co rocznej wędrówce akt.
Pytanie - kto szybciej odnajdzie potrzebny dokument w archiwum ( bez korzystania ze spisów z-o) ,  z ułożeniem akt wg. RWA , czy wg. spisów z-o ?
Przed Rozporz. z 2011r. były zalecenia, układania komórkami ,albo z powodu braku miejsca wg. kolejności spisów , jeżeli komórkami  , to jak dokładnie to miałoby być ułożone w danej komórce, jak uważacie , jak sądzisz Jarku?