układ dokumentacji na regałach...brakowanie

[lukas_drill]

witam,
mam pytanie, może banalne, ale dla początkujących nieco już mniej...ale jak ktoś tutaj zaznaczył "kto pyta nie błądzi"
a więc: dokumentację przyjętą na stan archiwum zakładowego układamy na regałach wg sygnatur, na podstawie spisu zd-odb. osobno spisy dla kat A i katB.  Każdej pozycji przyporządkowany jest nr regału i półki. W przypadku kat A jest wszystko ok.

Ale co zrobić w przypadku kat B, kiedy zabieramy się do brakowania? No bo skoro w spisie mamy dokumentację kat B (dajmy na to, że są tam wspólnie B5, B3,B10), to na półkach leżą wg  spisu i wg. sygnatur. Mija czas przechowywania kat B3 i ją wybrakujemy, i wtedy robią nam się luki w układzie teczek na półkach, no bo w jednym miejscu wyciągniemy 1 teczke B3, w innym 3 teczki B3 w jeszcze innym również... Jeślibym chciał potem znowu "zewrzeć" całość, to zmienią mi się miejsca przechowywania i później będę musiał konkretnej teczki szukać a nie kierować się pod wskazane w ewidencji miejsce? A może taki układ ma pozostać, z takimi lukami? Z tym, że w końcu zabraknie na półkach miejsca na dopływy... Może mój sposób układu jest błędny, choć nie przypuszczam, bo w instrukcjach dosyć jasno to zostało przedstawione...może jest jakiś mały trick, który przeoczyłem? taki prosty zabieg, który wszystko rozjaśnia?...no chyba, że teczkom nadaje się układ w spisach wg również kategorii (rosnąco?) - choć o tym nie słyszałem...zachodzę w głowę i nie mogę nic konkretnego wybrać z natłoku pomysłów  
 Mam więc prośbę do doświadczonych archiwistów, aby podzielili się swoją wiedzą:)
acha i jeszcze jedno: jeśli dane teczki oddaję do brakowania, to w rubryce "data zniszczenia lub przekazania do ap" wpisuję datę i nr zgody normalnie, tzn odręcznie? (bo ponoć nie można wypełniać spisów zd-odb ręcznie...)
pozdrawiam i dzięki za wszelkie wskazówki 

[marcia]

U mnie jest tak, że do dokumentacji nie przypisuje się ściśle określonego miejsca na regale i półce - tyle dokumentacji co roku przychodzi do nas i schodzi, że nie miałoby to sensu. Każdy wydział ma ileś tam regałów dla siebie i jeśli robię brakowanie, po którym zostają dziury, to wtedy po prostu "dosuwam" po kolei pozostałe dokumenty do siebie i tym sposobem mam zawsze kilka regałów wolnych na przyjęcie nowej dokumentacji. A co do spisów z-o, to ja wpisuję ręcznie datę zniszczenia i numer zgody ap.

[lukas_drill]

dzięki za szybką odp :)D
no tak, ale w instrukcji archiwalnej wyraźnie napisane jest, iż regały należy ponumerować odpowiednio no i w spisach z-o też jest miejsce na informację, o tym gdzie przechowywana jest dana teczka... oczywiście, jeślibym 3mał się ściśle instrukcji
no, ale jeślibym rzeczywiście chciał mieć taki porządeczek, tzn nr regału i półka i dokładnie trafiać do interesującej mnie jednostki? czy da się to zorganizować?

[Rovan]

Ponieważ układ akt na spisach (a co za tym i na regałach) prowadzony jest wg klas JRWA a nie kat. arch., wraz z kolejnymi brakowaniami siłą rzeczy pojawiają się luki.
Ich likwidacja poprzez "zsuwanie" razem pozostałej dokumentacji nie jest dobrym pomysłem (pociąga za soba konieczność wprowadzenia poprawek w kolumnie 7 spisu z/o).
Oczywiscie mozna dokonywac niewielkich przesunięć (w granicach tej samej półki).
W pozostałych przypadkach jedyną rozsądną metodą "zagospodarowania " luk jest umieszczanie w nich nowych napływów. Przy czym nalezy pilnować aby nowe akta nie trafiały w srodek wcześniejszego spisu z/o. Czyli np. mozemy wstawić niowy spis o nr 123 miedzy spisy 46 i 48, ale nie powinniśmy wstawiac go w luke posrodku spisu 46.

Co do drugiej kwestii - skad pomysł, że nie mozna wypełniać spisów z/o odręcznie? jasbe, że wygodniej jest sporzadzic spis na komputerze, ale nie ma żadnych przepisów zabfraniających odręcznego wypełniania.
Ja przyjąłem zasadę, że spis sporządzany jest na komp. natomiast wszeklkie późniejsze uzupełnienia (miejsce przechowywania, data zniszczenia/przekazania, ewentualne wycofanie akt z AZ) nanoszone są odręcznie.

[Rovan]

marcia - A co na to AP? Nie czepiają się, że masz na spisach z/o pustą 7 kolumnę?
Ja sewgo czsasu (szykując sie do wymiany regałw na przesuwne) również nie wpisywałem miejsca przechowywania (po wymianie regałów i tak by sie zmieniło), ale AP podczas kontroli mi to wytknęło

[lukas_drill]

kurcze...jakoś nadal mnie to nie przekonuje...a może zadzwonić do AP i oni mi coś doradzą...albo poczekam na kontrolę i wtedy w 4 oczy sobie pogadamy?

[Jarek]

"Trick" jest bardzo prosty - przesuwasz akta i odnotowujesz ewentualne zmiany miejsca przechowywania  
Tyle że to przesunięcie jest możliwościa a nie obowiązek, a przynajmniej takiego obowiązku nie znalazłem w rozporzadzeniu z 18.01.2011. Więc robisz to wtedy kiedy potrzebujesz wolnego miejsca.
Inna rzecz to sam sposób odnotowywania miejsca przechowywania. Jest to konieczne, ale moim zdaniem wystarczy odnotować regał, i niekoniecznie trzeba robić to na spisie zd-odb., lepiej się sprawdza inwentarz topograficzny, wtedy jasne jest że tą zmianę odnotowuje się w jednym miejscu.

[lukas_drill]

ha! to ciekawe...a jak taki inwentarz topograficzny mógłby wyglądać...?

[lukas_drill]

tzn rozumiem samo znaczenie pojęcia, bardziej chodzi mi o sprawdzony w praktyce sposób (bo zapewne ile osób, tyle pomysłów

[marcia]

marcia - A co na to AP? Nie czepiają się, że masz na spisach z/o pustą 7 kolumnę?
Ja sewgo czsasu (szykując sie do wymiany regałw na przesuwne) również nie wpisywałem miejsca przechowywania (po wymianie regałów i tak by się zmieniło), ale AP podczas kontroli mi to wytknęło

No nie czepiali się ani razu a sprawdzają nas bardzo dokładnie :-)

[stany]

Też nie wypełniam rubryki 7, w praktyce  nie jest to potrzebne, przy zasobie ok.0,5 km bieżącego akt  łatwo się znalezć. Dodam ,że układam wg. RWA.

[Jarek]

Dodam ,że układam wg. RWA.

tzn. jak?

[pulchra]

Moim zdaniem pisanie miejsca przechowywania jest jakimś nieporozumieniem. Ale ja mam w archiwum akta sądowe. Np. po brakowaniu gdzieś się zwolnił cały rząd, gdzieś kilka półek i akta, które zostały, wędrują później na inne miejsce, żeby tą wolną przestrzeń scalić w jedną. Wiadomo, że nowe roczniki są większe. Mam pod sobą 2,5 km zasobu i też się odnajduję. Wiadomo, że akta nie są przenoszone w jakieś miejsce nielogiczne, bo staram się, żeby akta z jednego repertorium zajmowały konkretny obszar i w jednym pomszczeniu żeby np. karne nie mieszały się z cywilnymi, a w cywilnych "C" nie miesza się z "Nc".

[Jarek]

Ręce opadają kiedy czytam Wasze głosy   Sami zżymacie się pewnie najpierw jak ludzie nie chcą porządkować czy paginować teczek a potem chcecie kłaść te teczki byle gdzie? Idąc tym tropem rozumowania po co w ogóle spisy w archiwum, archiwista przecież pamięta gdzie co położył.  
Ewidencja ma być prowadzona w taki sposób by każdy potrafił przy jej pomocy wszystko odnaleźć. Jak wyobrażacie sobie przeprowadzenie skontrum? Nawet nie będziecie wiedzieć kiedy i co Wam zginie.  

Co nie zmienia faktu że pisanie miejsca przechowywania na spisach nie tylko ja uważam za uciążliwy przeżytek.
Ten szumnie nazywany inwentarz topograficzny to może być zwykła tabela excel, spełniająca jednak wg mnie wymóg przyporządkowania pozycji spisu inofrmacji o miejscu przechowywania.

[lukas_drill]

To ja wpadłem na taki pomysł: założę sobie zeszycik, zatytułowany, dajmy na to, "wędrówka akt po magazynie" i tam będę sobie odnotowywał po brakowaniu: co mi się przesunęło (tzn sygnaturę lub zakres sygnatur oraz znak teczki) i gdzie jest po przesunięciu (tzn nr regału i półki)
Oczywistym jest również, że ta wędrówka odbywać się będzie w obrębie powiedzmy jakiejś niewielkiej grupy regałów czy nawet jednego, bo aż tyle akt to nie będzie
w każdym razie dzięki za porady, dzięki nim życie stało się łatwiejsze (a na pewno bardziej przejrzyste i odpowiednio ułożone
pozdrawiam