Dokumenty w Domach Kultury (archiwum czy składnica akt)

[grzesiek1985]

Dzień dobry.
Zakładam nowy wątek ponieważ nie udało mi się znaleźć wskazówek nt archiwizacji dokumentów w domach kultury.
Jestem pracownikiem domu kultury, w nowych obowiązkach ma prowadzenie "archiwum" domu kultury.
Do tej pory każdy z nas (instruktorów) miał swoje "teczki" imprez (przeglądy, konkursy, szkolenia), w których na początku był spis spraw i po kolei były wpinane dokumenty wchodzące, wychodzące i własne.
Każda taka teczka była prowadzona ciągiem, więc poprosiłem żeby teczki podzielili na lata i opisali poszczególne skoroszyty (nazwa imprezy, znak imprezy np. 4/44/4403/nr kol. dokumentu/ rok,  i numery skrajne  dokumentów w skoroszycie) - czy dobrze zrobiłem?

Czy powinienem spisać z każdym z instruktorów spis zdawczo- odbiorczy dokumentów jakie mi przekazuje?
Czy do archiwum/składnicy akt które będę prowadził muszą trafiać  takie rzeczy jak np kronika domu kultury?
Proszę o podpowiedź.
Z góry dziękuję

[radowid]

witam, musze przyznać, że temat mnie zaciekawił
na początek może trochę infantylne pytanie - jaki system dziennikowy jest w takim DK? jeśli macie cos takiego jak jrwa to jesteśmy w domu, jeśli nie, trochę gorzej, ale histerii nie ma.
z tego co pamiętam ze specyfiki działania DK to kazdy z wychowawców ma własny dział, zgadza się? muzyka, plastyka, itp?
z tego co piszesz wnioskuję, że teczki prowadzone są przejrzyście. I ja poszłabym tym tropem: jeden wychowawca - jedna teczka w obrębie roku. sporo każda posiada spis spraw/ zabaw które zostały zorganizowane, to całkiem to ładnie i przejrzyście. oczywiście, pozostawić to w teczce, a teczkę do archiwum. spisy zdawczo-odbiorcze są potrzebne jako ewidencja tego co masz w archiwum, zatem bezwzględnie trzeba je prowadzić, tym bardziej że wychowawcy mogą do nich wracać. i tutaj taka mała rada - zrób jakiś zeszyt udostępnień tego co i kto wypożycza z datą wypożyczenia i oddania, żebyś po prostu wiedział, co Ci zabrali, a co oddali, bo jak zaczniesz pożyczać na słowo honoru, to w niedługim czasie poginie Ci wszystko w tajemniczych okolicznościach. I oczywiście to będzie Twoja wina, że porządku nie trzymasz

[Jamaika]

...
Do tej pory każdy z nas (instruktorów) miał swoje "teczki" imprez (przeglądy, konkursy, szkolenia), w których na początku był spis spraw i po kolei były wpinane dokumenty wchodzące, wychodzące i własne.
... czy dobrze zrobiłem?[/b][/i]

Odpowiedź jest krótka. Są szkolenia dla Domów Kultury do rejestrowania spraw, zakładania i prowadzenia teczek z aktami spraw oraz obsługiwania kancelarii i sekretariatów jednostek organizacyjnych. Trzeba się zapisać i tyle. Obawiam się, że w tym archiwum nie będą tylko teczki instruktorów.
Pozdrawiam

[grzesiek1985]

Dziękuję wszystkim za pomoc