FAX i jego rejestracja

[krzysiekp]

Witam
Często do zakładu wpływa fax w danej sprawie np. z sądu i kancelaria go rejestruje (system dziennikowy) i jest on przekazywany dalej a wszelkie dekretacje są na nim umieszczane. Po kilku dniach wpływa listem poleconym ten sam dokument ale już jako oryginał. Jak z nim postąpić tzn. jaki ma mieć nr prezenty i czy ponownie dać go obiegu i co zrobić z dwoma takimi samymi dokumentami?

[Jamaika]

W sytuacji podpisywania większej ilości pism tej samej treści, można podpis odręczny zastąpić faksymile imienia i nazwiska bądź powielić pismo, po okazaniu podpisanego oryginału, który pozostaje w aktach sprawy.

[krzysiekp]

czyli oryginał rejestruje kancelaria pod nowym numerem wchodzącym i jeszcze raz kierownik zakładu musi się z nim zapoznać i go zadekretować?

[Jamaika]

Moim zdaniem jak najbardziej. Musi być zanotowane, czy kiedykolwiek wpłynął oryginał. To ciężki temat jeśli chodzi o dokumenty faksu traktowane jako kopia oryginału. Farsa prawna.  Ta farsa prawna powinna być kserowana bo blaknie. Czy kierownik powinien to podpisywać? Ja twierdzę, że tak. Ktoś musi sprawdzić zgodność z oryginałem i to podpisać, więc musi mieć i ten wcześniejszy faks. Mogą być opory, że się zawraca głowę. Moje pytanie brzmi, a co jeśli oryginału nie ma i nie będzie lub ma inną treść? Przecież kierownik wcześniej podpisał faks i sprawa już nabrała mocy.

[krzysiekp]

W instrukcji kancelaryjnej może trzeba będzie zamieścić sposób postępowania w takich sytuacjach. Dzieki