Autor Wątek: Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?  (Przeczytany 24429 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Ewa33

  • Gość
Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?
« dnia: Październik 24, 2012, »
A tak jakoś ostatnio mnie "naszły" różne refleksje i chciałabym poddać pod dyskusję zasadę zamykania czytelni w ciągu roku, zwyczajowo miesiąc i to w wakacje. Skad wzięło się to zjawisko i dlaczego je utrzymujemy? De facto przez miesiąc nie wykonujemy jednego z naszych satutowych zadań, ale budżetu nam wtedy nie zmniejszają ;) ?
Innym zjawiskiem jest np. zamykanie w niektórych archiwach i to tych dużych czytelni w ciągu tygodnia, stałe lub okresowe. Czy to nie jest ograniczanie dostępu do zasobu w godzinach pracy instytucji?

Offline sirsilis

  • archiwa_2.5
  • st. kustosz(ka)
  • *
  • Wiadomości: 784
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 25, 2012, »
bo czytelnia musi nadrobić zaległości? nie wszystko da się robić na bieżąco... tak samo z reprografia która to realizuje zamówienia z czytelni... wg mnie to dobrze że jest przerwa...
jestem spokojny jak pyton połykajacy królika

Offline homo novus

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 70
Odp: Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?
« Odpowiedź #2 dnia: Październik 25, 2012, »
Prócz konieczności nadrobienia zaległości, opieki nad praktykantami itp. ja widziałabym również sezon urlopowy i związane z tym ograniczenia kadrowe. 
Zresztą wakacyjne przerwy robią sobie nie tylko polskie, lecz także zagraniczne archiwa czy biblioteki.
Gorzej (a może lepiej dla badaczy :-\) , że różne archiwa państwowe mają te przerwy w rozmaitych terminach - jedni w sierpniu inni w lipcu ::)

Aleksander Korolewicz

  • Gość
Odp: Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?
« Odpowiedź #3 dnia: Październik 25, 2012, »
No i mamy za swoje. Lenie i obiboki, które potrafią tylko wtryniać się, gdzie ich nie proszą.
Od przyszłego roku będziemy się dzielić urlopami na różne marce i listopady.
Tylko co ja dzieciom powiem, chlip, chlip, niebożątka moje, jeszcze nie wiedzą, że to były ostatnie letnie wakacje, które spędziliśmy razem.

[Z tzw. "ostrożności procesowej" w nawiasie objaśniam, że powyższy wpis ma charakter wyłącznie żartobliwy, celem rozweselenia stężałej jakoś ostatnio atmosfery].

Offline sirsilis

  • archiwa_2.5
  • st. kustosz(ka)
  • *
  • Wiadomości: 784
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?
« Odpowiedź #4 dnia: Październik 25, 2012, »
hehe dobre ;)
jestem spokojny jak pyton połykajacy królika

Aleksander Korolewicz

  • Gość
Odp: Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?
« Odpowiedź #5 dnia: Październik 25, 2012, »
A tak na serio.
Owszem, przede wszystkim chodzi o urlopy. Archiwista też człowiek, nawet jeśli nie pracuje w Nadzorze.
Jak zresztą podał homo novus, zjawisko to ma charakter cokolwiek globalny.
Nie wiem, jak sprawy wyglądają w dużym archiwum, które dysponuje jednym budynkiem, ale taki Kraków ma 5 czytelni.
Poza tym archiwum wówczas działa, sprawy są załatwiane, w tym także ustawowy obowiązek udostępniania (np. kwerendy to udostępnianie pośrednie).
I, jak wspomniano, to okazja, by przeprowadzić pewne działania niekiedy odkładane właśnie na sierpień. Niedobitki archiwalne robią wówczas to i owo, podciągają z tym czy tamtym, a nie tylko pija kawę i opalają się przez okno.
Nadmienię, że w lipcu mamy czytelnie otwarte i wtedy jest duży ruch. Można przypuszczać, że i w sierpniu byłby spory [?], ale nie widzę tego, jak chodzi o etaty, no i bezpieczeństwo zbiorów, przy zmniejszonej obsadzie...

Ewa33

  • Gość
Odp: Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?
« Odpowiedź #6 dnia: Październik 25, 2012, »
A dlaczego nie można inaczej zorganizować pracy?
Czy jest jakiś miesiąc kiedy nie odbieramy telefonów lub maili, albo nie idziemy na pocztę po nowe pisma, bo trzeba nadrobić zaległości ze starymi. Generalnie, to każdy dział w archiwum chciałby mieć takie miesięczne wolne, nawet księgowość.
Z wypowiedzi wynika więc, że zamykamy czytelnię, by nam było dobrze, a czy ktoś pytał o to użytkowników? Może by im pasował inny miesiąc?
A co do świata, to znam takie archiwa, które cały rok mają otwarte i u nich nie cierpi bezpieczeństwo zbiorów. Znam i takie w których czytelnie są otwarte cały dzień, a nie tylko od 9 do 15, czy 9-16.

Nie za bardzo też rozumiem te nawiązania do nadzoru, czy jest jakiś miesiąc kiedy nadzór nie pracuje by nadrobić zaległości, zaopiekować się praktykantami, itp. itd. ? Pierwsze słyszę.

Nadal proponuję byśmy rozważyli dlaczego to robimy. Podobno zależy nam na otwartości, przyciąganiu użytkowników, a tu stop - czytelnia zamknięta.
Dlaczego akurat czytelnia? A może to czytelnia nie powinna być zamykana, tylko na przykład kwerendy nie powinny być załatwiane  :D

Aleksander Korolewicz

  • Gość
Odp: Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?
« Odpowiedź #7 dnia: Październik 25, 2012, »
Nie, ja nie mam siły. Może ktoś inny.  ::)

Aleksander Korolewicz

  • Gość
Odp: Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?
« Odpowiedź #8 dnia: Październik 25, 2012, »
Aha. To z nadzorem, to był też żart. Widocznie kiepski.

Offline Robert

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 106
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?
« Odpowiedź #9 dnia: Październik 25, 2012, »
Pozwolę sobie ...trudno, może się narażę, albo archiwistom, albo użytkownikom... jakoś to przełknę ;)

Na początek może zapytam o jakich zaległościach mówimy, bo nie załapałem? Faktycznie istotna jest tutaj organizacja pracy, zarówno ze strony dyrektora/kierownika, jak i też samych pracowników. Druga sprawa to urlopy. W tym przypadku oczywiście nigdy nie było i nie będzie tak, że cały urząd urlopuje się w tym samym czasie, jak słusznie zauważył p.Korolewicz, gdyż pewne obowiązki rozkładają się na tych, co w pracy pozostali.
Wg mnie to kwestia kadr (etatów) i dopiero organizacji pracy, szczególnie w "małych" archiwach i przede wszystkim oddziałach.
Może się mylę, ale odnoszę wrażenie, że duże archiwa, przede wszystkim centralne, pewnie udźwignęłyby odwiedziny użytkowników przez cały rok (oczywiście z wyłączeniem dni wolnych od pracy). Pytanie tylko, kto pełni dyżur w pracowni, czy ta osoba (osoby) mają jeszcze inne obowiązki i czy w razie potrzeby do pracowni przesuwani są archiwiści z innych komórek, a także jak wygląda sytuacja z magazynierami?

Z własnych doświadczeń. Inaczej przedstawia się sytuacja w archiwach małych i oddziałach, gdzie liczba załatwianych kwerend wciąż rośnie (przeważnie genealogicznych i niekoniecznie "na jeden dzień"), rośnie liczba użytkowników, a tym samym rośnie liczba udostępnianych materiałów archiwalnych. Pracując w oddziale przez dobrych kilka lat z ciekawością przyglądałem się tej sytuacji. Każdego roku liczby przedstawione w sprawozdaniach były większe. Stan fizyczny akt systematycznie się pogarszał. Proszę mi wierzyć, lub nie - to można sprawdzić - ostatnie lata to prawie 23500 udostępnionych j.a. w ciągu roku tylko w oddziale. Pracownię obsługiwałem sam, mając w obowiązkach także opracowanie (równie istotne), ewidencję, popularyzację, opiekę nad siecią informatyczną, sprzętem i bazami danych, załatwianie kwerend (poza genealogicznymi), szeroko rozumianą realizację zamówień łącznie z dostarczeniem akt z magazynu i udzielaniem informacji. Nawet sam sobie pod biurkiem od czasu do czasu zamiatałem. Do tego średnia dzienna liczba udostępnionych j.a. oscylowała w granicach 200-250. Miesiąc lipiec każdego roku był gorący. Nie tylko ze względu na temperaturę na zewnątrz, ale też w pracowni. Zdarzyło się, że ok 4000 j.a. udostępniłem. Nadmieniam, że co najmniej dwa lata zajęła mi ewidencja, metraż i generalnie opis mikrofilmów tak, aby wreszcie można było je udostępniać.

Pozostali pracownicy? Oddział liczył 9 etatów z czego 2 osoby w nadzorze, 1 konserwator (nota bene z funkcją 'magazyniera' - osoba ta odkładała zwroty na półki w magazynie, bo najzwyczajniej nie nadążałem. Ta osoba z kolei nie nadążała z zabezpieczaniem m.a. i 'naprawą' uszkodzeń mechanicznych m.a.), 1 osoba z tzw. obsługi, reszta pracowników merytorycznych - obłożona zapytaniami i kwerendami genealogicznymi (ogółem w setkach można liczyć), ewidencją i jak wystarczyło czasu także opracowaniem. Do tego 1 osoba obsługiwała kancelarię. Nadmieniam, że nie mieliśmy etatu 'sekretarki', magazyniera.

Od lat urlop brałem wyłącznie w czasie kiedy nie funkcjonowała pracownia. W najbardziej ciężkich miesiącach letnich czerwiec-lipiec na placu boju (w pracowni) pozostawałem w zasadzie sam. Od czasu do czasu byli praktykanci, stażyści czy wolontariusze, ale jak to ludzie - jedni mają ochotę się angażować, wspomagać i przez to czerpać wiedzę, inni niestety nie i z przykrością mówię, że był to dla mnie dodatkowy ciężar.
Sierpniowy urlop to był też w jakiejś części mój wybór. Ewidencję w zakresie udostępniania - jaka jest, swoje zdanie wyraziłem i chyba wszyscy już je znają - cierpliwie prowadziłem na bieżąco. Najczęściej nic na następny dzień mi nie zostawało. Także tutaj nie ma mowy o zaległościach. Problemem było to, że tak na dobrą sprawę tylko ja orientowałem się w tejże materii. Wybierając się na urlop w lipcu miałbym świadomość, że wracając w sierpniu zastałbym pokaźny stos rewersów, zgłoszeń etc. do wpisania do pomocy tradycyjnych i nieszczęsnej bazy SUMA. Pół miesiąca arcyciekawej pracy.

Kiedy ja urlopowałem się w sierpniu, pozostali wrócili do pracy... Tu dla odmiany na myśl przychodziło - 'a może faktycznie to kwestia organizacji pracy?' I pewnie tak było, bo przez krótki okres czasu miałem w pracowni drugą osobę. Faktycznie zrobiliśmy kawał niezłej roboty. Niestety (niestety dla mnie..  :( - albo ja, albo straciłby nadzór - zawsze ktoś, na nowy etat szans nie było) ta osoba przesunięta została do nadzoru i znów zostałem sam. Ale dzielnie wytrzymałem. Pełna mobilizacja, kawałek czasu na opracowanie wygospodarowałem, choć kilkanaście wstępów popełniłem w domu, albo w trasie, bo obsługując pracownię ciężko było się jednak skupić. Tak na marginesie, pracę z nadzorem raczej sobie chwaliłem. Była tu gdzieś mowa o jakiejś niechęci do współpracy pomiędzy oddziałami w tych większych archiwach, ja muszę powiedzieć, że info z nadzoru pozwoliło pewne problematyczne zespoły opracować. Myślę, że wyczerpująco. Gdyby nie to i nieco innych czynności, jak np. udział w zebraniach naukowych (z referatami), życiu SAPu, pracą w czytelni jak ją opisałem - szybko bym się zniechęcił.

Miesiąc kiedy pracownia była zamknięta poświęcaliśmy też na te większe, istotne sprawy - porządki w magazynach, scontrum, prace remontowe.

Nie docierały do mnie uwagi użytkowników, którzy chcieliby korzystać akurat w sierpniu, ale nie mogą bo pracownia jest nieczynna... Wiele uwag z kolei było do czegoś innego. Wyszliśmy od zamknięcia czytelni, a co z godzinami realizacji zamówień i limitami zamówionych j.a.? Najwięcej uwag jest właśnie do tego i najwięcej od niemałej grupy użytkowników poszukujących swoich przodków w dużej mierze na początkowym etapie badań ograniczających się do akt metrykalnych.
Zgoda, są regulaminy oparte zresztą na Zarządzeniu nr 4. Mamy tu jednak całkowitą dowolność, bo pracę czytelni organizuje dyrektor AP - w tym właśnie godziny realizacji zamówień i limity. Czy to nie jest ograniczanie dostępu do zasobu?  :) I to przez cały rok!
 
Z kierownikiem wiele razy rozmawialiśmy o ewentualnych korektach w tej sprawie. Realizacja zamówień 7 lat temu ustalona była w odstępach 30minutowych od godziny 8:30 do 14:30. Kiedy nastąpił pewien boom jeśli chodzi o odwiedzających i liczbę udostępnianych m.a. doszedłem do takiego momentu, że praktycznie nie wychodziłem z magazynu, a spokojne 20 minut na posiłek urosło do rangi problemu. Wprowadziliśmy zatem odstępy godzinowe. Jakoś to funkcjonowało... ale dalsze ograniczenia mogłyby wywołać falę głosów niekoniecznie zadowolonych.

Trzeba mieć jednak świadomość, że m.a. to nie zbiory biblioteczne i udostępniane są jednak na innych zasadach. Ważna jest w tym miejscu edukacja wśród przyszłych użytkowników, ale często także użytkowników już odwiedzających pracownie, często niestety zupełnie nieprzygotowanych do korzystania z archiwaliów. Ciężko powiedzieć, czy taki użytkownik ma świadomość, że korzysta z m.a., skoro: problemem dla niego jest wypełnienie rewersu nawet po xx tłumaczeniu, a określenie zakresu chronologicznego badań w zgłoszeniu jest mało zrozumiałe? Digitalizacja w szczególności tych materiałów, które udostępniane są najczęściej, miejmy nadzieje pozwoli na przeniesienie jakiejś części użytkowników do sieci. Kto wie...

Na koniec, ten każdy "wolny" sierpień, nie licząc urlopu, nie był dla mnie aż taki wolny.

Dziękuję za uwagę.
« Ostatnia zmiana: Październik 25, 2012, wysłana przez Robert »

Aleksander Korolewicz

  • Gość
Odp: Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?
« Odpowiedź #10 dnia: Październik 26, 2012, »
Ło matko! Nie zazdroszczę.

U nas 5 osób w Oddziale (3 merytorycznych), 1200 mb (+ pergaminy i plany).
Do sprawnego funkcjonowania potrzebne minimum (jakość obsługi i bezpieczeństwo zbiorów) to 2 merytorycznych (kierownik + dyżurny) i 1 magazynier.
Kierownik (lub osoba go zastępująca) - załatwia sprawy bieżące, pisma, telefony, decyzje w sprawach problemowych czy nietypowych, podpisuje zgłoszenia i deklaracje, komunikacja (także piesza, przez miasto) z sekretariatem, księgowością i innymi oddziałami itp., itd.
Dyżurny - siedzi, nie realizuje, jak ma możliwość, to wykonuje/wklepuje jakąś ewidencję, prowadzi "nieustanną obserwację". Jeśli kierownik jest akurat poza, odbiera też telefony (wtedy w czytelni zastępuje go magazynier).
"Magazynier" (w istocie to laborant lub pomocnik archiwisty) - realizuje, robi zwroty, odkurza, sprząta, myje, paginuje, stempluje, pilnuje drugiej części i jakby co nakierowuje gości (taki rozkład pomieszczeń).
[A wcale nie mamy tylu udostępnień, jak opisał kolega Robert, zdecydowanie mamy mniej.]

No i każdy, chce sobie "zrobić dobrze" i w okresie letnim mieć 2 lub nawet 3 tygodnie urlopu, wiedząc z wyprzedzeniem kiedy, i mając jaką niejaką gwarancję, że to pewny termin, bo się umówił z rodziną/znajomymi i zarezerwował opłacone wakacje, wyczekiwane dodajmy. Niestety zdarzają się przypadki losowe lub jakaś inna dura necessitas.

Rzeczywiście cała nadzieja w dygitalizacji.

Offline sirsilis

  • archiwa_2.5
  • st. kustosz(ka)
  • *
  • Wiadomości: 784
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?
« Odpowiedź #11 dnia: Październik 26, 2012, »
no właśnie digitalizacja...

trzeba mieć plany, ludzi, sprzęt... kasę...

w sumie planowanie jest najważniejsze jakie akta do digitalizacji ten najbardzej cenne czy te naj. popularne... plan swoje a udostępnianie swoje... najlepiej robic wszystkie w jednym czasie a jak wiadomo AP nie ma na to srodków... Polowa sukcesu jak to digitalizacja wzorcowa gorzej jest kiedy robi się tylko kopie użytkowe które nawet nie spełniają  warunków kopii użytkowych. Jednak  kopia to kopia przechowywać trzeba, a do czytelni wystarczy...
jestem spokojny jak pyton połykajacy królika

Aleksander Korolewicz

  • Gość
Odp: Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?
« Odpowiedź #12 dnia: Październik 26, 2012, »
Cytuj
a czy ktoś pytał o to użytkowników? Może by im pasował inny miesiąc?
Chyba nikt nie pytał. Natomiast u nas w lipcu (dużo), czy też we wrześniu (niedużo), głównie pojawiają się korzystający związani z uczelniami, które jakoś tam w tych terminach jeszcze funkcjonują i wykładowcy zwykle wakacjonują się w sierpniu.
Zdarzają się owszem pojedyncze pytania o sierpień.
Ale zdarzają się też pytania o przerwę między Bożym Narodzeniem a Nowym Rokiem, wcale częste, a potem prawie nikt się w tym terminie nie pojawia :D

Zastanawiam się natomiast, jak to będzie z sobotami, gdy AP Kraków doczeka się własnego budynku.

Ewa33

  • Gość
Odp: Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?
« Odpowiedź #13 dnia: Październik 26, 2012, »
Nadal jednak nie bardzo rozumiem, dlaczego zamykamy (sic!) czytelnię. Równie dobrze ze względu na urlopy możnaby zamknąć całą instytucję i też byśmy znaleźli argumenty, bo trzeba nadrobić zaległości, bo mało ludzi, bo ..... W czasie tego zamknięcia przecież nie wykonuje się dodatkowych prac, tylko się po prostu nie wykonuje pewnych prac.
Trochę to jednak dziwne jak na podmioty publiczne utrzymywane ze wspólnych pieniędzy. Może jest jednak jakiś problem po naszej stronie. No bo dlaczego na przykład nie zamykamy w grudniu, skoro wtedy wiele spraw się kończy, dopina, by potem było co napisać w sprawozdaniu. A może lepszy byłby styczeń, wtedy trwa sesja na uczelniach, a my mamy czas na uporządkowanie starego roku, napisanie sprawozdania.... Ostatnio nienajlepsza jest pogoda w sierpniu, więc jeżeli argumentem mają być urlopy to proponuję czerwiec lub lipiec  ;D

Czy może raczej powinno nam zależeć na stworzeniu stabilizacji w otwartości naszych instytucji, by przyzwyczaić użytkowników do tego że jest otwarte, wypromować to, znów zaskoczyć, jak z możliwością robienia zdjęć  :D Nie sądzę  by digitalizacja to załatwiła. Digitalizacja stworzy po prostu nową grupę użytkowników, nową ścieżkę dostępu do zasobu. Ale przecież nie będziemy tak szybko skanować i wrzucać on-line akt sądowych z XX wieku. Wiele osób poza tym chce gdzieś w spokoju popracować, ale tak by był dostęp do internetu, do biblioteki, do zasobu archiwalnego, itp. itd., by było otwarte... Przecież nawet sklepy są otwarte, choć są okresy kiedy nie ma tam klientów  ;)

A może traktujemy to jak przywilej i nie odstąpimy na krok !!!! ;D

Co jest naszym CELEM jeżeli chodzi o czytelnie ?

Aleksander Korolewicz

  • Gość
Odp: Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?
« Odpowiedź #14 dnia: Październik 29, 2012, »
No i proszę, ile mamyż możliwości, żeby "się zamknąć", a tego nie wykorzystujemy.  :-*