W kolumnie 3 spisu umieszczamy oznaczenia kancelaryjne tylko wtedy, kiedy występują w dokumentacji, a nie w sposób sztuczny przez dopasowanie dawnej dokumentacji do obecnego wykazu akt. Należy więc przeanalizować każdą teczkę pod tym kątem. Jeżeli szkoła nie używała jrwa, tylko stosowała dziennikowy system kancelaryjny, należy to odnotować w tej kolumnie. Jeżeli uzywała to podajemy te symbole które wtedy obowiązywały, a nie obecne. Należy wtedy ustalić jakim wykazem akt szkoła się posługiwała.