spis zdawczo-odbiorczy - rubryki dot. dat

[Kitten]

Witam, nadal drążę temat dat na spisie, ale tym razem problem dotyczy par. 14, ust. 1, pkt. 2, lit. d,e,f instrukcji archiwalnej z 2011 r. Czy ktoś może podesłać wzór spisu uwzględniający te rubryki? z góry dziękuję za pomoc

[marcia]

Jak pewnie większość z nas, mam taki wzór spisu z-o.  Jak na razie rubryka "data założenia teczki aktowej" nie była mi potrzebna.

[Rovan]

Moim zdaniem elementy wymienione w par. 14, ust. 1, pkt. 2 (d,e,f) mieszczą się w zakresie kolumny 4 standardowego spisu z-o (daty skrajne). Problem moze pojawić się jedynie wówczas gdy rak założenia teczki nie będzie tożsamy z rokiem najwcześniejszego pisma w teczce. Nie przychodzi mi jednak na myśl żadna sytuacja, w której taka różnica mogłaby się pojawić.

[MarcinP]

Ja wprowadziłem osobną kolumnę obok kolumny z datami skrajnymi i zatytułowałem: "Rok wszczęcia i rok zakończenia spraw". Jeśli mamy do czynienia z dokumentacją nietworzącą akta spraw, wówczas kolumna ta pozostaje niewypełniona. Zwykle daty wszczęcia i zakończenia spraw oraz daty skrajne pokrywają się. Ale niekiedy bywa tak, że po wydanej decyzji - która kończy sprawę - są inne pisma późniejsze związane z tą sprawą. W takim przypadku data zakończenia sprawy może się różnić od daty na ostatnim dokumencie w aktach tej sprawy. Inny przykład, który mam właśnie na stole: akta kierowców. Do naszej jednostki trafiły akta doktyczące kierowcy np. Jana Kowalskiego. Uprawnienia do kierowania pojazdami otrzymał ten pan w roku 1980, ale w naszej jednostce wszczęto sprawę w roku 1999 (wcześniej tego rodzaju akta wydawane były przez inny urząd). Pan Jan zmarł w roku 2008. Daty sprawy dla tej teczki będą wyglądać następująco: 1999-2008, ale daty skrajne: 1980-2008. 

[Jarek]

O ile dobrze rozumiem intencje autorów rozporządzenia z 18.01.2011, to woleli oni ustalić oni dość ogólne ramy i wymogi, a naszym zadaniem, jako archiwistów zakładowych jest wypełnienie tych ram własnymi szczegółowymi zasadami postępowania (i formularzami) - byle spełniały one te ogólne wymogi. Im dłużej jednak się tym szczegółom przyglądam, tym bardziej dochodzę do wniosku że był to średni pomysł. Głowimy się teraz jak układać spisy, jak paginować, jakie rubryki wypełniać itd. itp.
Generalnie jednak wychodzę z założenia że jeśli ktoś potrafi napisać coś na forum, to potrafi też zrobić prostą tabelkę w wordzie 
Zmajstrowaliśmy taki formularz na potrzeby mojego urzędu, ale polecać go nikomu nie będę, bo okaże się że np. któreś ap uzna go za nieodpowiedni. Widzę to jednak tak, że najsensowniejszym rozwiązaniem jest zastąpienie jednej rubryki trzema i każdorazowe kompletne ich wypełnianie, nawet jeśli miałoby oznaczać wpisanie trzy razy tego samego roku - wtedy każda pozycja wpisu jest kompletnym "rekordem" - taką porcją danych, którą można potem łatwo wykorzystać np. w elektronicznej ewidencji zasobu.
MarcinP, nie ma znaczenia kiedy wszczęto sprawę w Twojej jednostce, ale kiedy w ogóle założono teczkę panu Kowalskiemu.

[MarcinP]

W mojej jednostce założono teczkę Kowalskiemu wtedy, kiedy wszczęto sprawę. 

[Jarek]

Dokumentacja pana Kowalskiego chyba w ogóle nie jest "sprawą", to rodzaj teczki osobowej, nie bardzo moim zdaniem można przyjąć zapoczątkowanie tej dokumentacji na rok 1999 i opisywać ją w jakikolwiek sposób tym rokiem. Co do reszty oczywiście zgoda.

[MarcinP]

Ja to potraktowałem jako sprawę, ponieważ wychodzą z naszego urzędu dokumenty na zewnątrz i jakiś znak im należy nadać. Ponieważ każdy kierowca od momentu otrzymania uprawnień do kierowania pojazdami otrzymuje numer ewidencyjny (w każdym roku kierowcom nadaje się numery od 1 do n...), więc przyjęliśmy, żeby numer ewidencyjny kierowcy uznawać za numer sprawy. W moim urzędzie żadne pismo nie zostanie wysłane, jeśli w systemie elektronicznym nie będzie ono przyporządkowane jakiejś sprawie.