Autor Wątek: Udostępnianie - propozycje zmian  (Przeczytany 5232 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Bogusława Deryło

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 159
Udostępnianie - propozycje zmian
« dnia: Październik 10, 2012, »
Skoro konferencja na temat udostępniania nie doszła do skutku, a temat jest ostatnio "na czasie" chciałabym zaproponować watek poświęcony tylko zmianom zasad udostępniania akt w pracowniach. Wiem, że już trochę propozycji na ten temat było, ale są porozrzucane w różnych wątkach i przydałaby się kompilacja.

Zacznijmy od podstaw prawnych udostępniania akt w archiwach państwowych, czyli co na ten temat mówi ustawa o nzaiap, a nie jest tego duzo: 

Art. 16.
1.  Materiały archiwalne udostępnia się jednostkom organizacyjnym i obywatelom dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki. Udostępnianie materiałów archiwalnych dla powyższych potrzeb jest bezpłatne.
Art. 17.
1. Materiały archiwalne są udostępniane po upływie 30 lat od ich wytworzenia.
  1a. Niezależnie od wieku materiałów archiwalnych można, w drodze decyzji, odmówić ich udostępnienia, jeżeli:
    1) ich stan fizyczny nie pozwala na udostępnienie;
     2) udostępnienie miałoby spowodować naruszenie:
         a) prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli,
          b) tajemnic prawnie chronionych.
2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia, może określić szczególne wypadki i tryb wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych, uwzględniając wymogi, o których mowa w ust. 1a pkt 2.

To wszystko. A co z tego wynika?
1.
   Nie wolno udostępniać akt do celów genealogicznych, własnościowych, hobbystycznych, a nawet na potrzeby urzędów!
   Chyba że genealogów czy hobbystów podciągniemy pod kulturę, a poszukiwaczy spadkowych (a bywa ich np. w Koszalinie kilkunastu rocznie) pod gospodarkę. Ale co zrobić z biednymi urzędnikami, co prawda najwyżej 10 rocznie, ale jednak przychodzą? Może pobierać od nich opłaty?!!! ;)
   Możemy oczywiście przyjąć, że ustawodawca nie miał na myśli zamkniętego katalogu celów, do jakich można korzystać z akt w archiwach, tylko napisał to, co napisał, bo akurat nic innego nie przyszło mu do głowy. Poza tym to były czasy słusznie minione. A teraz są inne i obecnie w światowej archiwistyce dominuje pogląd, że akta powinno udostępniać się każdemu, nawet jeżeli chce je sobie poczytać tylko i wyłącznie z nudów.
    Ponieważ ja się z tym poglądem zgadzam i uważam, że to ustawę należy dostosować do obecnej rzeczywistości i potrzeb obywateli, a nie odwrotnie,  moje dalsze wnioski na temat udostępniania są oparte właśnie na tym założeniu, że akta powinno udostępniać się każdemu, więc zdaję sobie sprawę, że mogą być niezgodne z obecnie obowiązującym prawem.

2.
Ustawa nakłada pewne ograniczenia udostępniania akt. Jednak to jest temat na osobną dyskusję (i osobny wątek) i tutaj chciałabym go pominąć i założyć, że wszystkie ograniczenia są zasadne i jasno określone.
 
Skoro więc akta powinny być udostępniane każdemu, bez niepotrzebnej biurokracji i tylko z niezbędnymi i jak najmniejszymi ograniczeniami, chciałabym poniżej przedstawić swoje pomysły upraszczające i usprawniające udostępnianie akt w archiwach państwowych i zaprosić kolegów do dyskusji i zaprezentowania swoich pomysłów. 

Offline Bogusława Deryło

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 159
Odp: Udostępnianie - propozycje zmian
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 10, 2012, »
Zmiany w formularzu Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego.

Samo zgłoszenie powinno pozostać. Zawiera informacje o użytkowniku pozwalające się z nim skontaktować lub go dokładnie zidentyfikować w razie potrzeby. Jedyny problem to to, że zgłoszenie jest oświadczeniem, wiec archiwista nie może żądać okazania dokumentu tożsamości potwierdzającego wpisane dane. Jeżeli się mylę, proszę podać mi przepis prawny, który na to pozwala lub to nakazuje.

A teraz zmiany:

1.   Usunąć ze Zgłoszenia rubrykę Oświadczenie o poszukiwaniach genealogicznych - nie wynika ona z żadnych przepisów prawa, a użytkownicy (oraz pracownicy AP) mają problem z ustalaniem, co dokładnie należy tam wpisać (trudno jest wpisać stopnie pokrewieństwa ze wszystkimi osobami ze swojego drzewa genealogicznego; poza tym genealodzy z reguły nie wiedzą, jakich swoich przodków znajdą w aktach); jeżeli chodzi o poszukiwania dotyczące osób, które jeszcze mogą żyć, wystarczy drugie Oświadczenie o ochronie danych osobowych;

2.   W zamian za powyższe można umieścić w Zgłoszeniu, rubrykę Wniosek do Dyrektora o zezwolenie na wcześniejsze korzystanie z akt (przed upływem karencji 30-lat) - tutaj użytkownik wpisze nazwy zespołów zawierających takie akta; w ten sposób uniknie się wypełniania kolejnego podania zawierającego te same dane, co Zgłoszenie;  użytkowników korzystających z akt młodszych niż 30-letnie jest dość sporo, są to z reguły studenci i doktoranci szukający informacji do swoich prac oraz urzędnicy i pracownicy różnych instytucji, szukający informacji do celów służbowych;   

3.   Usunąć rubrykę nazwy zespołów ... objęte zgłoszeniem. Jaki właściwie sens ma podawanie w Zgłoszeniu nazw konkretnych zespołów archiwalnych?
-   Taki obowiązek nie wynika z Ustawy o nzaiap ani z innych znanych mi aktów prawa (a Zarządzenie nr 4  NDAP z 2000 r. powinno być na nich oparte);
-   Z samej nazwy zespołu nie wynika przecież z jakich konkretnie jednostek będzie korzystał użytkownik (może z takich, które zawierają dane osobowe albo są bardzo zniszczone?) ? a mimo to dyrektor dokonuje ogólnej oceny dopuszczalności udostępniania materiałów archiwalnych w trybie zwykłym (Art. 7 Zarządzenia nr 4) i  pisze brak zastrzeżeń, czyli jest jasnowidzem.
-   Często się zdarza, że użytkownik wpisze nazwy 3 zespołów, z których chce korzystać, a w trakcie korzystania dochodzi do wniosku, że jeszcze z 3 innych też by chciał. Nie jest to jego wina, bo nie mógł wcześniej przewidzieć, co znajdzie w aktach. I co teraz? Zarządzenie nr 4 nie przewiduje takiej sytuacji. Dyżurny w pracowni ma 3 wyjścia:
     A) Użytkownik wypisuje nowe Zgłoszenie ? niech pisze, nie ważne, że w większości to samo, co wcześniej (i że w niektórych AP będzie jeszcze  czekał parę dni na decyzję dyrektora).
    B)   Użytkownik dopisuje nowe zespoły na starym zgłoszeniu, najlepiej tym samym długopisem ? nikt się nie skapnie. Dyrektor tego uzupełnionego Zgłoszenia już nie widzi ? i słusznie, bo ciągle jest bardzo zajęty, to po co mu zawracać głowę.
     C) Dyżurny macha na problem ręką, bo jakie to ma znaczenie dla świata, nikt tego przecież nie kontroluje. A nawet jak kiedyś zechce skontrolować, to użytkownicy strasznie na Zgłoszeniach bazgrolą, i osoba spoza danego AP może mieć problem z odczytaniem, co tu właściwie jest napisane.... nazwy trzech USC czy pięciu. (Może koledzy z AP, w których był już audyt, podzielą się informacjami, jak wygląda w praktyce kontrola udostępniania ? bardzo jestem tego ciekawa!). Wiem, że w niektórych AP jest sieć, zamówienia są wypełniane elektronicznie i użytkownik nie może zamówić akt z zespołu, którego wcześniej nie wpisał w zgłoszeniu ? wtedy pozostaje mu tylko wyjście A.
Wpisywanie nazw zespołów jest więc nieuzasadnione prawem i dodatkowo nie ma żadnego praktycznego sensu. Jest za to problemem dla dyżurnego w pracowni: albo będzie pedantyczny i wybierze wyjście A, narażając się na niechęć użytkowników i samemu sobie przysparzając dodatkowej pracy (każde zgłoszenie trzeba wpisać do SUMY!), albo będzie starał się nie utrudniać życia ani sobie ani innym ...
   
4.   Zamiast wpisywania nazw zespołów wystarczy moim zdaniem rubryka zakres chronologiczny badań ? żeby ustalić, czy użytkownik nie chce korzystać z akt młodszych niż 30-letnie.

5.   Usunąć rubrykę dane osoby ... na zlecenia której działa .... . Jeżeli zakładamy, że z akt może korzystać każdy, do dowolnych celów, żadne upoważnienia, zlecenia, rekomendacje i pełnomocnictwa nie są potrzebne. A tak przy okazji, w tej rubryczce nie ma słowa Upoważnienie, o którym mówi się w Zarządzeniu nr 4 (art. 6) ? wiec jak ktoś przyjdzie z upoważnieniem, to co ma zaznaczyć? Poza tym jest ona tak mała, że nawet drobnym maczkiem imię i nazwisko czy nazwa firmy (a nazwy firm bywają dość długie) i adres ledwo się mieszczą. Zamiast tego powinna być po prostu rubryka, w którą użytkownik wpisze konkretne jednostki (całe zespoły, o ile w jakimś archiwum są takowe), do których dostęp jest ograniczony, wraz z uzasadnieniem potrzeby korzystania z nich. Ewentualne niezbędne w takiej sytuacji dokumenty zostaną po prostu dołączone do Zgłoszenia.

6.   A teraz, żeby nie było, że tylko wszystko upraszczam. Uważam, że rubryki temat pracy i charakter zamierzonych badań archiwalnych powinny być obowiązkowo wypełniane przez użytkowników. Charakter badań wpisuje się przecież do SUMY i potem podaje w statystykach, a nie ma tam opcji ?nie podał?. Ponieważ ja nie jestem jasnowidzem i tak muszę podpytać użytkownika o cel poszukiwań i uzupełnić te informacje.

Być może moje powyższe rozważania na temat Zgłoszenia wynikają po prostu z braku wiedzy i niezrozumienia jego istoty i wagi. Może autor Zgłoszenia się ujawni i wyjaśni, dlaczego ma ono właśnie takie rubryki i co dokładnie należy w nie wpisywać. Jeżeli ja nie będę rozumiała sensu istnienia i prawidłowego wypełniania tego formularza nie namówię do tego użytkowników. 


Aleksander Korolewicz

  • Gość
Odp: Udostępnianie - propozycje zmian
« Odpowiedź #2 dnia: Październik 10, 2012, »
Zgadzam się z przedmówczynią w całej rozciągłości. :)

Aleksander Korolewicz

  • Gość
Odp: Udostępnianie - propozycje zmian
« Odpowiedź #3 dnia: Październik 11, 2012, »
Dodam tylko może, że w niektórych przypadkach rubryka "zakres chronologiczny badań" sprawia niejaką trudność i trzeba opisowo tłumaczyć, o co tu chodzi. Nie potrafię jednak zasugerować, jak inaczej ją w takim razie sformułować, może dodać coś w nawiasie (zakres dat?).
I tu taka mała anekdotka (właściwie tylko po to cały ten wpis, by ją zapodać  ;D ). Ostatnio wizytującego nas użytkownika poprosiłem o uzupełnienie także tej pozycji w Zgłoszeniu, ówże na me dictum "Proszę tu jeszcze wpisać zakres chronologiczny badań" zaczął wpisywać (cytuję): "Zakres chronolo", nim mu przerwałem. Ale to akurat skrajny przypadek, zresztą całe zgłoszenie było pokićkane i poprosiłem o wypełnienie na nowo, tym razem z asystą.

Offline Robert

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 106
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Udostępnianie - propozycje zmian
« Odpowiedź #4 dnia: Październik 11, 2012, »
Ostatnio wizytującego nas użytkownika poprosiłem o uzupełnienie także tej pozycji w Zgłoszeniu, ówże na me dictum "Proszę tu jeszcze wpisać zakres chronologiczny badań" zaczął wpisywać (cytuję): "Zakres chronolo", nim mu przerwałem. Ale to akurat skrajny przypadek, zresztą całe zgłoszenie było pokićkane i poprosiłem o wypełnienie na nowo, tym razem z asystą.

Muszę powiedzieć, że to nie jest skrajny przypadek, gdyż kilka miesięcy temu miałem wręcz identyczną sytuację ;D Faktycznie jednak ta rubryka zdaje się być problemem dla wielu...

Offline Bogusława Deryło

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 159
Odp: Udostępnianie - propozycje zmian
« Odpowiedź #5 dnia: Październik 11, 2012, »
Zgadzam się, że "zakres chronologiczny" bywa kłopotliwy. Nie wszyscy użytkownicy archiwów są oczytanymi humanistami i znają znaczenie słowa chronologia!
Ja zrobiłam wzory wypełniania Zgłoszenia, po polsku i po niemiecku, a i tak ludzie różne rzeczy tam wpisują (raz był nawet wywód przodków w rubryce nazwy zespołów) - zawsze trzeba użytkownikom "patrzeć na ręce"! :D

Ciesze się z głosów poparcia moich pomysłów, ale czekam też niecierpliwie na kontrpropozycje. Wiem, że w pracowniach w dużych archiwach problemy mogą być zupełnie inne.