Odpowiedzialność dyrektora i schemat organizacyjny

[Olusia197]

  Witam wszystkich serdecznie!
Pracuję w teatrze, w którym mam zorganizować Archiwum od podstaw, ponieważ obecny sposób składowania dokumentów w żadnym stopniu nie przypomina archiwizacji. Jest to zalecenie AP.

Kiedyś zostałam zmobilizowania do "zajęcia się kat.A" ot, tak "z łapanki". Ukończyłam więc kursy archiwalnych I i II stopnia, oraz przeszłam kilka szkoleń, bowiem kompletnie nie miałam pojęcia o archiwizacji. Archiwum Państwowe zaleciło podczas kontroli stworzenie przepisów - instrukcji kancelaryjnej, jednolitego wykazu akt itd. i zostałam również do tej pracy zmobilizowana przez poprzednią dyrekcję.
Obecnie dokumenty te wraz z projektem zarządzenia wprowadzającego je w życie są w AP; liczę na akceptację, mam nadzieję także na konsultacje z AP w sprawie ich ostatecznego kształtu. Tymczasem AP ma dużo pracy w związku z Rozporządzeniem z 20 stycznia 2011 r. i czekamy. Czyli nie mam podstawowych przepisów.

Nowa dyrekcja teatru jest w trakcie tworzenia nowego Regulaminu Organizacyjnego i Schematu Organizacyjnego Instytucji.

Według mojej wiedzy (może się mylę?) w instytucjach samorządowych, państwowych, tworzących kategorię A o znaczeniu historycznym, odpowiedzialność za archiwum ciąży na kierowniku jednostki, czyli dyrektorze teatru (może jego zastępcy?). Moim zdaniem mówi o tym Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Powstały 2 problemy:
problem 1. mam udowodnić dyrektorowi, że jest to jego odpowiedzialność (wymieniając najbardziej aktualne przepisy, paragrafy itd.),
oraz związany z odpowiedzialnością
problem 2. moim zdaniem w schemacie organizacyjnym teatru nie ma wielkiego sensu wstawiać archiwum do komórki administracji, która zajmuje się paniami porządkowymi, zaopatrzeniem, magazynem środków czystości itd.
Kierownik tej Administracji nie będzie przecież odpowiedzialny przed AP za Archiwum Zakładowe, czy Teatralne ( nie wiem jak zostanie nazwane), tylko w dalszym ciągu odpowiedzialny będzie dyrektor teatru.
Także w Regulaminie Organizacyjnym  - Archiwum powinno być osobną komórką podlegającą jednemu z dyrektorów.

Niestety w obu przypadkach powinnam na piśmie podać podstawy prawne, co mnie z lekka przeraża. Czy jest jeszcze coś poza Ustawą z 1983 co mówi o odpowiedzialności dyrektora, a w sprawie Regulaminu i Schematu panuje dowolność?

Szukam i wertuję od tygodnia, ale nic ponadto co powyżej nie mogę znaleźć.
Jest tak, że zazwyczaj w schematach organizacyjnych teatrów, które mają porządek i zorganizowane archiwum, jest ono umieszczone jako komórka podległa dyrektorowi, spełnia wymogi ustawy i rozporządzeń, widać iż jest miejscem nie tylko obowiązkowym, ale i szanowanym.
W innych przypadkach nie jest to już takie jasne i wygląda, że Archiwum traktowane jest po macoszemu, nie ma go wcale ani w Schemacie, ani w Regulaminie, jest gdzieś w praktyce wciśnięte pomiędzy ksero i sprzątanie.

Sprawa jest dla mnie trudna dodatkowo dlatego, że nikt nigdy nie opracowywał zbiorów artystycznych, a chciałabym to zrobić.

[Rovan]

Odpowiedzialność kierownika jednostki za archiwum zakładowe określa art. 34 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 14 lipca 1983 r. (tekst ujednolicony - Dz.U. 2011 nr 123 poz. 698).

O ile mi wiadomo przepisy nie regulują kwestii ulokowania archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej jednostki. Z doświadczenia wiem, że bywa ono różne: AZ może stanowić odrębną komórkę, może jednak również znaleźć się w obrębie komórki o szerszym zakresie działania (np. Działu Administracyjnego, czy Gospodarczego). Przykładowo w mojej jednostce AZ stanowi obecnie sekcję w ramach komórki ds. zarządzania kryzysowego i przetwarzania inf. niejawnych, wcześniej było częścią działu administrac.-gosp.

Niezależnie od umiejscowienia AZ w strukturze jednostki ustawowa odpowiedzialność za zapewnienie odpowiedniego przechowywania dokumentacji w AZ spoczywa na kierowniku jednostki. Przy czym odpowiedzialność służbową ponosi oczywiście archiwista (i jego bezpośredni przełożony).
W skrócie - przed AP odpowiedzialny jest dyrektor teatru, natomiast wobec dyrektora odpowiada za AZ kierownik komórki, w której umiejscowione jest archiwum oraz archiwista zakładowy.

[Olusia197]

Dziękuję za odpowiedz.
Bronię się przed ustawieniem Archiwum w Administracji, bo u nas niestety nikt nie ma zielonego pojęcia o archiwizacji, zaś "kierowniczenie" może się tylko ograniczać do rozporządzania moim urlopem. Spróbuję tłumaczyć dyrektorowi, że skoro jest odpowiedzialny za archiwum zbędni mu są pośrednicy.
Zobaczymy jak to wyjdzie...

[marcia]

Próbuj przekonać dyrektora do tego, żeby np. stworzył dla Ciebie samodzielne stanowisko pracy. Najlepiej, jakbyś podlegała tylko dyrektorowi a nie dodatkowo jeszcze jakimś kierownikom. I tak, znając życie, będziesz jedyną osobą u siebie w pracy ogarniającą temat archiwizacji, więc po co ci jacyś pośrednicy

[Olusia197]

Witam!
Napisałam pismo do dyrektora, w którym dzięki podpowiedzi Pana Archivariusa z innego forum, "podparłam" argumenty Instrukcją Archiwalną z Dz.U. nr 14 z 2011 r. - jest tam napisane, ze archiwum jest komórką organizacyjną lub samodzielnym stanowiskiem pracy.
Nadto załączyłam do pisma ksero z ustawy archiwalnej z 1983 r. z punktami zaznaczonymi na kolorowo (dotyczącymi naszej sytuacji), oraz kopię ww. instrukcji. Wytłumaczyłam też, że gdy nie ma podstawowych przepisów archiwalnych w instytucji, bo są "w zatwierdzeniu" przez AP, nie ma na podstawie czego spełniać zaleceń, wśród których to właśnie jest punkt zalecenia, żeby stworzyć dokumenty. Takie masło maślane. Nie ma archiwisty, ale odpowiedzialnym trzeba uczynić ....archiwistę. Nie ma dokumentów, ale trzeba używać dokumentów.
Co zrobi dyrekcja z całą tą wiedzą - nie wiem.
Mam nadzieję, że napiszę za czas jakiś coś pozytywnego.