Pracuję nad uaktualnieniem instrukcji kancelaryjnej obowiązującej u mnie w jednostce. Naszła mnie wątpliwość co do punktu o porządkowaniu akt kat B. Do tej pory był taki zapis:
"Porządkowanie akt kategorii B (dokumentacji niearchiwalnej), sprowadza się do:
- opisania teczek w sposób podany w § 20 pkt 6 niniejszej instrukcji,
- ułożenia oraz spisania teczek aktowych lub segregatorów na spisach zdawczo-odbiorczych w kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt".
Czyli nie ma nic o chronologicznym układaniu akt w obrębie spraw i potem według samych spraw. Wprawdzie taki zapis znalazłam w większości wykazów akt różnych jednostek, ale jeśli nie będzie porządku chronologicznego, to jak będzie można coś znaleźć w teczce?
Pytanie jest o tyle ważne, że za jakiś czas - ze względu na to, że przez kilka dobrych lat komórki nie wywiązywały się z obowiązku przekazywania - będą przekazywane stare akta, do których na bank nie były prowadzone spisy spraw.
Czy faktycznie nie porządkuje się akt wewnątrz teczki w kat. B?