Internetowe Forum Archiwalne > Archiwa Zakładowe

daty na spisach zdawczo-odbiorczych

(1/3) > >>

Kitten:
witam

mam pytanie, może banalne, ale sprawiło mi problem. Jaki zakres powinny obejmować daty na spisie zdawczo-odbiorczym kat. A, jeśli mamy kilka tomów założonych w jednym roku, ale kończących się w różnych latach? Czy powinnam przy każdym tomie uwzględnić daty skrajne teczki czy podejść do tematu całościowo i każdą pozycję w rubryce "data" opisać tak samo, uwzględniając daty skrajne z wszystkich tomów, żeby było wiadomo, że te teczki tworzą całość?  np. sprawy nr 1-15 daty skrajne 2005-2006, sprawy nr 16-25 daty skrajne 2005-2007, sprawy nr 26-30 daty skrajne 2005-2006, czy może nr 1-15 daty 2005-2007, nr 16-25 daty 2005-2007, nr 26-30 daty 2005-2007.

marcia:
Daty skrajne to daty takie, jakie są na teczce: jeśli w teczce najwcześniejszy dokument jest np. z 2005 r. a ostatni z 2006, to na spisie z-o będzie zapis 2005-2006.
Jeśli następna teczka zawiera dokumentacją z lat 2005-2007, to taki zapis znajdzie się na spisie z-o przy kolejnej pozycji :)

Rovan:

--- Cytuj ---Jeśli następna teczka zawiera dokumentacją z lat 2005-2007, to taki zapis znajdzie się na spisie z-o przy kolejnej pozycji

--- Koniec cytatu ---

Nie do końca.

Jeśli mamy do czynienia z rozległą, kilkutomową dokumentacją spraw założonych w tej samej klasie rzeczowej i w tym samym roku jasnym jest, że zostały one zarejestrowane na jednym spisie spraw. Wówczas akta te stanowią jedną jednostkę archiwalną podzieloną na tomy i powinny zostać umieszczone na spisie z-o pod jedną pozycją.
Jako roczne daty skrajne dla wszystkich tomów podajemy wówczas datę pierwszego dokumentu w pierwszej sprawie oraz datę ostatniego dokumentu w najdłużej trwającej (najpóźniej zakończonej) sprawie z danego spisu spraw.

Odwołując się do podanego przykładu:
mamy 1 jednostkę arch. składającą się z 3 tomów i dla całej jednostki (wszystkich tomów) daty skrajne to 2005-2007.

marcia:
Dopiero teraz zauważyłam, że w poście zaczynającym temat nie ma mowy o kategoriach archiwalnych, dlatego napisałam to, co wyżej, gdyż przyjęłam, że chodzi o kat. A. Wtedy - przy - kat. A - jedna jednostka archiwalna = jedna teczka, czyli jeden tom = jedna pozycja w spisie. Ergo: daty skrajne to daty najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w danej teczce :)
Z kolei jeśli chodzi o kat. B, to rzeczywiście, wpisujemy liczbę teczek pod jedną pozycją i daty najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma :)

MarcinP:
W przypadku kat. B też najlepiej ewidencjonować każdą jednostkę na osobnej pozycji. Takie spisy są po prostu bardziej przejrzyste.

Nawigacja

[0] Indeks wiadomości

[#] Następna strona