Witam
Dzięki za odpowiedź.
Kontynuując wątek zakładam, iż nośniki danych (CD), które znajdują się w mojej jednostce archiwalnej (teczce) nie mogą stanowić same takiej jednostki, gdyż są to załączniki do jakiegoś protokołu i tylko w połączeniu z tym protokołem stanowią dla mnie materiał archiwalny, osobno - byłaby to dokumentacja niearchiwalna.
Tzn. posiadam teczkę oprawioną introligatorsko opisaną zgodnie z przepisami w której znajdują się protokoły sesji rady powiatu II kadencji od numerów 1 do 10 z lat 2000-2002. W protokole nr 5 znajduje się 10 załączników.Są tam załączniki papierowe typu: listy obecności, projekty uchwał rady, sprawozdania itp., 7 załącznik stanowi płyta CD zawierająca np. raport środowiskowy. Raport ten ma np 150 stron tekstu + 10 map. Urzędnik zważywszy na oszczędności zadecydował, iż nie będzie tego załącznika drukował tylko na płytce dołączy do protokołu. Jak pomyślał tak uczynił. I mamy problem bo gdyby to wydrukował ja bym miał święty spokój
Ponawiam zapytanie:
Jak sobie poradzić w takiej sytuacji. Mam przyjąć po raz kolejny ten dokument (płytę CD) na stan archiwum? nadać mu kolejną sygnaturę archiwalną? Teoretycznie będzie miał wtedy dwie sygnatury. Płyta przynależy już do jednostki archiwalnej jaką jest ta teczka... a jak ją wyciągnę i przekażę na spisie to będzie miała kolejną sygnaturę nadaną na podstawie takiego spisu.
Załóżmy jednak, że zrobię jak kolega podpowiedział.
Nowa instrukcja kancelaryjna (IK) oraz instrukcja archiwalna (IA) przewiduje coś takiego jak skład informatycznych nośników danych - mówią o tym par. 46 i 47 IK oraz par. 12 IA, w myśl tych przepisów droga postępowania powinna być chyba następująca:
1)wydrukować pierwszą stronę informacji znajdującej się na płycie czyli np. wspomnianego raportu środowiskowego i dołączyć do tego płytę CD z raportem, przechowywać tak do chwili zakończenia sprawy (w moim przypadku do końca kadencji),
2)po zakończeniu sprawy - Wyciągnąć płytę CD i przekazać do składu informatycznych nośników danych,
3)teczkę przygotować do przekazania do archiwum zakładowego (na stronie wydruku o którym mowa w pkt 1, zaznaczyłbym, że cały raport dostępny jest na płycie CD, która znajduje się w .... no właśnie gdzie? w składzie będzie znajdowała się przez jakiś czas powiedzmy 2 lata od upływu kadencji więc tego pisał nie będę bo to oczywiste.
Ponieważ nośniki zgodnie z par. 12 IA należy przekazać także do Archiwum Zakładowego na odpowiednim spisie to myślę że na wydruku powinna znaleźć się ...sygnatura płyty CD utworzona na podstawie numeru spisu zdawczo-odbiorczego nośników łamanego na lp.,(dzięki temu dotrzemy do tego spisu a tym samym do miejsca przechowywania płyty w archiwum zakładowym.)
4)nawiązując do pkt 3 trzeba będzie więc stworzyć spis zdawczo-odbiorczy nośników a ten wg par. 12 IA zawierać powinien dla każdej pozycji spisu:
a)liczbę porządkową,
b)oznaczenie nośnika,
c)określenie typu nośnika,
d)odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik (w tym miejscu w naszym przypadku napisałbym sygnaturę akt teczki oraz numer protokołu),
e)numer seryjny nośnika, jeśli występuje.
Dobrze myślę czy też znaleźliście gdzieś brak konsekwencji?
Nawiązując jeszcze do wypowiedzi poprzednika
np. wszystkie nagrania audio z 30-stu posiedzeń Zarządu Powiatu na jednej płycie DVD zamiast 30-stu osobnych płyt (nie należy tego robić, jeśli mamy do czynienia z oryginalnymi nośnikami oznaczonymi numerem serii na płycie)."
nie do końca się zgodzę... co prawda instrukcja wspomina o nr seryjnym nośnika, ale uważam, że najważniejsza jest informacja, która znajduje się na nośniku, a nie sam nośnik! sam nośnik nie stanowi informacji ( tak samo jak pusta kartka też nie stanowi dokumentu)
