Autor Wątek: układ teczek na spisie zd.-od.  (Przeczytany 6682 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 162
  • Płeć: Kobieta
układ teczek na spisie zd.-od.
« dnia: Sierpień 07, 2012, »
Witam, 
jaki powinien być układ teczek na spisie zd.-od. kat A, gdy teczki pochodzą z okresów, gdy funkcjonowały różne wykazy akt? I tak np. mam teczki dot. numeracji porządkowej nieruchomości z lat 1986-1989-symb. klasyf. 8411, oraz teczki 2007-2009-symb. klasyf. 7411. A może powinny być osobne spisy dla każdego z tych okresów?

Offline yorik

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 10
Odp: układ teczek na spisie zd.-od.
« Odpowiedź #1 dnia: Sierpień 08, 2012, »
A może powinny być osobne spisy dla każdego z tych okresów?

Dokładnie tak. Wymienione powyżej okresy dotyczą działalności dwóch różnych urzędów (chociaż być może o tej samej nazwie), więc akta powinny być przejęte na osobnych spisach.

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Odp: układ teczek na spisie zd.-od.
« Odpowiedź #2 dnia: Sierpień 08, 2012, »
W moim urzędzie było kiedyś tak, że również funkcjonowały różne wykazy akt a urząd był ten sam. Kiedyś robiłam spisy w ten sposób, że nie patrzyłam na znaki z jrwa, tylko wypisywałam je narastająco, bez podziału na różne jrwa. Archiwum Państwowe nie czepiało się za to. Teraz jednak jest mi wygodniej robić tak, że np. gdy mam starsze skargi o numerze 0550 a nowsze o numerze 8043, to najpierw wypisuję te starsze i zaraz pod nimi te nowsze a potem dalej lecę z innym hasłem i znakiem (np. 0650). Za ten sposób ap też się nie czepiało :)
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 162
  • Płeć: Kobieta
Odp: układ teczek na spisie zd.-od.
« Odpowiedź #3 dnia: Sierpień 08, 2012, »
Dzięki za odpowiedzi. Raczej wykorzystam metodę marci (aktualnie stosowaną), bo wolę mieć wszystko na jednym spisie. Pozdrawiam

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 179
Odp: układ teczek na spisie zd.-od.
« Odpowiedź #4 dnia: Sierpień 08, 2012, »
Dzięki za odpowiedzi. Raczej wykorzystam metodę marci (aktualnie stosowaną), bo wolę mieć wszystko na jednym spisie. Pozdrawiam
Nie do końca słuszna koncepcja. Gdyby nie lata jakich dotyczy Twoja dokumentacja Maliwna, to można by umieścić te materiały archiwalne na jednym spisie. Ale jak sama zaznaczyłaś dokumentacja dotyczy lat 1986-1989 i 2007-2009, a w okresie tym funkcjonowały dwa odrębne urzędy. Nie wiem w jakim urzędzie pracujesz Maliwna, więc przedstawię to na swoim przykładzie. Do 1990 roku były Urzędy Miejskie - jako terenowe organy administracji państwowej, zaś od 1990 w moim mieście funkcjonuje Urząd Miasta jako jako jednostka samorządu terytorialnego. Mam w tym wypadku dwie odrębne instytucje i raczej nie powinny być na jednym spisie.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: układ teczek na spisie zd.-od.
« Odpowiedź #5 dnia: Sierpień 09, 2012, »
Dla przejrzystości rozdzieliłbym dwa okresy ,ale zadecydować powinno AP.  Czy to jest cały czas ta sama instytucja ?

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 162
  • Płeć: Kobieta
Odp: układ teczek na spisie zd.-od.
« Odpowiedź #6 dnia: Sierpień 09, 2012, »
To jest urząd miasta i gminy. Te kilka teczek z lat 80. musiało się uchować przez przypadek, gdyż dok. dot. numeracji porządkowej była regularnie zdawana od pocz. lat 90. do 2006 r. Skontaktuje sie jeszcze z moim AP. 

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 162
  • Płeć: Kobieta
Odp: układ teczek na spisie zd.-od.
« Odpowiedź #7 dnia: Sierpień 09, 2012, »
Te kilka teczek z lat 80. musiało się uchować przez przypadek

dok. z okresu do 1990 r. AP już ma.

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 179
Odp: układ teczek na spisie zd.-od.
« Odpowiedź #8 dnia: Sierpień 09, 2012, »
Czy to jest cały czas ta sama instytucja ?

są to dwie odrębne instytucje

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: układ teczek na spisie zd.-od.
« Odpowiedź #9 dnia: Sierpień 09, 2012, »
To znaczy że dokumenty z całego okresu są wytworzone przez ten sam urząd,tylko może być tak ,że te akta mogą być z komórek organizacyjnych  o różnych nazwach  z poszczególnych okresów i wtedy należałoby zrobić oddzielne spisy i zaznaczyć, że przekazuje akta za .....nazwa komórki. W przypadku niezmiennej nazwy do chwili obecnej tej komórki która wytworzyła i przekazuje dokumentację zrobiłbym to na jednym spisie z-o.

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 179
Odp: układ teczek na spisie zd.-od.
« Odpowiedź #10 dnia: Sierpień 09, 2012, »
Ale mamy tu do czynienia z różnymi urzędami. Już mniejsza, a to czy na jednym czy na różnych spisach będzie ta dokumentacja (niech Malwina co do kwestii technicznej skontaktuje się ze swoim AP i będzie najlepiej ;) ) ale to nie zmienia faktu, że czym innym jest urząd funkcjonujący do 1990, a czym innym funkcjonujący  od 1990 roku.
Nie ważne, że nazwa wydziału mogła się nie zmieniać przez wiele lat. Czym innym jest np. Wydział Finansowy funkcjonujący w urzędzie miejskim do 1990, a czym innym Wydział Finansowy od 1990.
Dla tego, przynajmniej moje, AP nawołuje aby zdać dokumentację do 1990 r. bo jest to zasób urzędu, który już nie funkcjonuje. Czyli w archiwach zakładowych zalega zasób historyczny, którego mieć nie powinniśmy:)

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: układ teczek na spisie zd.-od.
« Odpowiedź #11 dnia: Sierpień 10, 2012, »
Ale Malwina twierdzi ,że jest to jeden urząd.

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 162
  • Płeć: Kobieta
Odp: układ teczek na spisie zd.-od.
« Odpowiedź #12 dnia: Sierpień 10, 2012, »
Do 1990 roku były Urzędy Miejskie - jako terenowe organy administracji państwowej, zaś od 1990 w moim mieście funkcjonuje Urząd Miasta jako jako jednostka samorządu terytorialnego.

U mnie jest tak samo jak u szychy.

Moje AP zgodziło się jednak, żeby teczki były na jednym spisie. Zalecili, aby sugerować się treścią teczki i chronologią.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: układ teczek na spisie zd.-od.
« Odpowiedź #13 dnia: Sierpień 10, 2012, »
  W takiej sytuacji akta powinny być przyjęte na oddzielnych spisach z-o.  Akta do 90r. na jednym spisie ,przekazać do AZ i następnie natychmiast do AP , a akta wytworzone po 1990r. przyjąć do AZ i po 25 latach należy przekazać do AP.  Dziwne to ,że tak nie zarządziło AP.