Autor Wątek: przygotowanie inwentarza  (Przeczytany 4283 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 346
przygotowanie inwentarza
« dnia: Lipiec 28, 2012, »
witam
zespół archiwalny funkcjonującej uczelni składa się z m.a. powstających w bieżącej działalności ale także z m.a. uczelni które były poprzednikami obecnej i których akta zostały włączone do obecnego zespoły. Mam więc zespół złożony, otwarty. Czy w takiej sytuacji mogę brać się do przygotowywania inwentarza?
Czy mogę dokonać podzielenia obecnego zespołu tak aby wydzielić akta nie istniejących już jednostek i dla nich opracować pomoce archiwalne.
Proszę o pomoc doświadczonych archiwistów

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1732
Odp: przygotowanie inwentarza
« Odpowiedź #1 dnia: Lipiec 31, 2012, »
Witam,

Jeżeli wydzielenie akt w osobne zespoły proste nie stanowi wielkiego problemu i nie wymaga pracochłonnych czynności, to radzę to zrobić, wtedy prostsze jest opracowanie pomocy archiwalnych.
Jeżeli będą to zespoły otwarte, sporządzanie do nich inwentarzy jest oczywiście jak najbardziej możliwe, bo, jak mniemam, inwentaryzacja będzie przebiegać w systemie informatycznym, więc późniejsze opracowanie dopływów nie będzie stanowiło problemu. Jeśli chodzi o zespoły otwarte, zawsze warto poczekać na taki ich rozmiar, żeby móc opracować jakiś zamknięty odcinek, np. akta z zamkniętego okresu chronologicznego, akta jednej komórki organizacyjnej itp. 

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 346
Odp: przygotowanie inwentarza
« Odpowiedź #2 dnia: Sierpień 01, 2012, »
dziękuję za podjecie wątku a teraz zapytam jak wygląda procedura podziału na zespoły proste?

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1732
Odp: przygotowanie inwentarza
« Odpowiedź #3 dnia: Sierpień 02, 2012, »
Ok, a więc "roztrząśnijmy" to na przykładzie akt własnych Archiwum Państwowego w Poznaniu, przechowywanych w tymże archiwum. Archiwum powstało w 1869 r. i bardzo niewiele akt się zachowało z okresu do 1945 r. Utworzono więc jeden zespół złożony pod nazwą "Archiwum Państwowe w Poznaniu", a w jego skład wchodzą następujące zespoły proste:
- Staatsarchiv Posen z lat 1885-1887 w ilości 2 j.a.
- Archiwum Państwowe w Poznaniu z lat 1921-1938 w ilości 4 j.a.
- Reichsarchiv Posen  z lat 1939-1942 w ilości 2 j.a.
- Archiwum Państwowe w Poznaniu z lat 1945-1992 w ilości ponad 700 j.a.

Wszystkie te zespoły proste tworzą jeden zespół. złożony Można było je rozdzielić na odrębne, ale wobec szczątkowego stanu ich zachowania nie ma to większego sensu, tym bardziej, że część akt z tych zespołów jest połączona, czyli występuje sukcesja czynna (tzn. że np. akta z okresu pruskiego były  kontynuowane przez następców, a nikt przecież nie będzie rozrywał poszytów). Zespół ten posiada jeden inwentarz, a poszczególne jego części są oczywiście uwidocznione w środkach informacyjnych. Gdyby te małe zespoliki były większe, gdyby posiadały samodzielną wartość naukową, należałoby je wydzielić w odrębne zespoły, w takiej jednak sytuacji, jaka występuje wyżej, jest to bezcelowe.

Każdy przypadek jest oczywiście indywidualny i tak należy go traktować, jednak ogólne zasady, jakie nakreśliłam wcześniej, powinny obowiązywać.
Pozdrawiam

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 346
Odp: przygotowanie inwentarza
« Odpowiedź #4 dnia: Sierpień 05, 2012, »
jestem archiwistą zakładowym i pierwszy raz będę opracowywał zespół pod względem naukowym więc z góry przepraszam za banalne pytania ale kto pyta nie błądzi.  Rozumiem, że wymienione przez Panią "zespoły proste" to podzespoły?. U mnie sytuacja wygląda tak, że mam z poprzednich Uczelni mało m.a. ale dlatego, że ich większa część znajduje się w innym archiwum, które je też nie opracowało. Więc z te z mojego zasobu  połączę w jeden zespół złożony ale czy w takiej sytuacji muszę już na początku dokonać wyboru pomiędzy inwentarzem realnym a idealnym?

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1732
Odp: przygotowanie inwentarza
« Odpowiedź #5 dnia: Sierpień 20, 2012, »
Witam,
oczywiście można całość dokumentacji, przechowywanej w omawianym archiwum uczelni (rozumiem, że jest to dokumentacja wytworzona przez rzeczoną uczelnię) opracować jako jeden zespół z jednym inwentarzem. Można też podzielić inwentarz na tomy/części, np. obejmujące akta poszczególnych wydziałów, okresów chronologicznych lub też rodzajów dokumentacji (jeśli np. w archiwum przechowywany jest duży zbiór fotografii z życia uczelni lub np. dokumentacja techniczna, można utworzyć osobny tom inwentarza, co może być wskazane choćby ze względu na odrębne metody opisu dokumentacji pozaaktowej). Jeśli opracowane materiały uczelni będą miały kilka tomów inwentarza nie oznacza, że występuje tu kilka zespołów. Nic podobnego, to w dalszym ciągu będzie jeden zespół, tylko z kilkoma inwentarzami.

A co do inwentarza idealnego: jeśli materiały uczelni są rozproszone w różnych miejscach, taki inwentarz to super rozwiązanie, ale wymaga współpracy między instytucjami przechowującymi, a to nie zawsze jest łatwe. Na początek radzę skupić się na opracowaniu inwentarza realnego, a inwentarz idealny, zawierający opisy wszystkich materiałów, zawsze można stworzyć w dalszej kolejności.

Pozdrawiam

PS. Proponuję zwrócić się też z prośbą o konsultację do kolegów z najbliższego archiwum państwowego, na pewno pomogą :) Przede wszystkim będą mogli na miejscu ocenić sytuację "metodyczną" i coś poradzić.
« Ostatnia zmiana: Sierpień 20, 2012, wysłana przez Hanna Staszewska »