Przyjmowanie akt do az - karton archiwizacyjny czy segregator

[Kasia86]

Witam,

jestem archiwistą w dużym, prywatnym przedsiębiorstwie, które nie jest pod kontrolą AP, gdzie jest wytwarzana dokumentacja techniczna, projektowa, jakościowa itp., która według umów z klientami jest im przekazywana w segregatorach (czasami zlecenia liczą sobie nawet 200 segregatorów). Zakończone zlecenia mają być przechowywane w składnicy akt, ale tutaj zaczyna się problem, czy dokumentacja ta może być przekazywana, a potem przechowywana w segregatorach (czas przechowywania to B25, czyli wieczyście), czy też upierać się się na kartony archiwizacyjne (oznacza to większe koszty i ogromny sprzeciw komórek organizacyjnych). Moim zdaniem lepiej będzie taką dokumentację przechowywać w segregatorach, no ale kierownik upiera się na kartony:/ Może ktoś z forumowiczów spotkał się z podobnym problem i doradzi jak z tej sytuacji wybrnąć

Pozdrawiam

[Rovan]

Osobiście uważam, że wszystko od B10 w górę powinno być przechowywane w pudłach lub teczkach kartonowych (zależne od objętości). Koszty paradoksalnie nie tylko nie powinny wzrosnąć, co wręcz ulec zmniejszeniu - Pudła archiwalne są tańsze od segregatorów, a opróżnione segregatory mogą być przecież ponownie wykorzystane w komórkach organizacyjnych.
Opór pracowników wynika zapewne przede wszystkim z niechęci do przekładania akt z segregatorów do pudeł - w końcu to dodakowa praca

ps. B25 nie równa się przechowywaniu wieczystemu. Po 25 latach te akta powinny zostać zniszczone.

[stany]

  Dokumentacja kat B niezależnie od czasu przechowywania powinna być umieszczana w teczkach wiązanych ,o grubości nie przekraczającej 5cm, a potem można zapakować do pudeł , ale to niepotrzebne dodatkowe koszty.

[ep1963]

Chciałam spytać, a gdzie szukać na to odpowiednie przepisy archiwalne?

[Rovan]

Zasadniczo powinno się postępować tak jak opisał to "stany", z tym że dokumentacja nietworząca akt spraw może być pakowana bezpośrednio do pudeł archiwizacyjnych. Czasem z uwagi na nietypowe wymiary (np. rolki kasowe itp.) użycie teczki jest wręcz niemożliwe. Spotkałem się również z praktyką gdy akta spraw o dużej objętości były spinane klipsem / przesznurowane i umieszczane w pudle (bez teczki). Chociaż w takiej sytuacji właściwsze jest rozdzielenie akt na tomy i umieszczenie w teczkach.

Jedyne przepisy regulujące sposób przechowywania dokumentacji to instrukcja kancelaryjna i archiwalna obowiązujące w danej jednostce.

[Kasia86]

Według Rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r. instytucje, które tworzą niepaństwowy zasób archiwalny, dokumentację o wartości historycznej, jeżeli uznają, że taką wytwarzają, oznacza się kat. B25, co równa się kat. A.
Jak już wspomniałam wcześniej, klient życzy sobie dokumentację w segregatorach, nawet wybiera sobie kolor, dlatego ponownie owe segregatory nie zawsze zostaną wykorzystane, bo inny klient będzie miał inne wymagania. Segregatory są różnych rozmiarów, od wąskich po szerokie. Poza tym jak zmieścić zawartość segregatora, który ma grubość ok. 8 - 10 cm (czasami szersze) w kartonie, a zawiera projekty w formacie A0, które po złożeniu są o wiele grubsze niż ryza papieru. O teczkach wiązanych nawet nie ma mowy.
Też chciałabym się dowiedzieć, czy są przepisy archiwalne, które mówią o tym, że dokumentację należy przechowywać w kartonach. Przeczytałam ustawę, rozporządzenia i nie znalazłam wzmianki czy są jakiekolwiek wytyczne.
Niestety w instrukcji nie ma nawet wzmianki o kartonach, tylko "od zawsze" było tak przyjęte, ale ktoś tworząc instrukcję chyba nie przemyślał tego, jak to wszystko wygląda w praktyce. Zresztą jako tako to składnica nie działała, każda komórka niby miała swoje archiwum, ale czy przetrzegali przepisów, w to szczerze wątpię. Dopiero jak wybudowano osobny budynek, to wszyscy zaczęli się interesować tematem archiwum. Stąd też moje wątpliwości i szukanie pomocy u innych forumowiczów
Pozdrawiam

[Rovan]

Jedyny "odgórny" przepis, w którym mowa jest o sposobie przechowywania dokumentacji to rozporządzenie ministra kultury z 16.09.2002 r. Z tym że przepisy te dotyczą przechowywania dokumentacji archiwalnej, przygotowanej do przekazania do AP. Z reguły są one stosowane również do dokumentacji przekazywanej do AZ (odpowiednie zapisy umieszcza się w instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej).
To czy do przechowywania stosowane będą teczki kartonowe, czy pudła to już zależy od indywidualnego wyboru. Chodzi de facto o pozbycie się elementów metalowych, które mogą korodować i niszczyć akta.

Ze zmieszczeniem "grubych" plików akt w kartonie archiwalnym nie powinno byc problemu. Są przecież różne kartony Sam mam w archiwum sporo takich o szerokości 20 cm.