Autor Wątek: Jaka klasa rzeczowa zamiast dawnego współdziałania?  (Przeczytany 8454 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Czy moglibyście mi Drodzy Forumowicze pomóc w jednej kwestii?

Otóż jak wiadomo, od czasu nowej instrukcji kancelaryjnej nie mamy takiej teczki jak "współdziałanie z innymi urzędami...".
Sprawdzając poprawność prowadzonych wg nowej instrukcji teczek natknęłam się na to, jak pracownicy jednego wydziału poradzili sobie z tym problemem: zrobili do klasy 021 (nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania organów rządowej administracji zespolonej w województwie z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym) mnóstwo podteczek o tytule np. "współdziałanie z innymi urzędami i instytucjami - korespondencja z organami egzekucyjnymi" (wszystkie podteczki zostały założone w komórce zajmującej się mandatami).

No i mam mały problem z tym, jak wytłumaczyć ludziom różnicę między tym nawiązywaniem kontaktów a współpracą z innymi urzędami. Jak widzę sprawę, to wiem, czy to będzie 021 czy coś innego, no ale nie umiem za bardzo tego wytłumaczyć:/ Czy moglibyście mi jakoś pomóc?:)
« Ostatnia zmiana: Luty 29, 2012, wysłana przez Jarek »
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 400
  • Płeć: Kobieta
Ja to wytłumaczyłam w ten sposób, że trzeba sprawy potraktować od strony merytorycznej, a nie na zasadzie - spojrzy człowiek na nadawcę i od razu wrzuca do kosza "współdziałanie". Od groma tych spraw ma właściwe numery w rwa, tylko po prostu wielu osobom nie chce sie szukać. Dlatego przy wprowadzaniu przepisów u nas w urzędzie spędziłam mnóstwo czasu "w terenie". Udało mi się także przekonać większość do tego, że lepiej zadzwonić i zapytać, niż samemu coś kombinować. Zdarzają się też osoby, które mają segregatory (o zgrozo!) pod tytułem "sprawy różne", ale to zupełnie inna historia. A co do podteczek, to od jakiegoś czasu staram się uświadamiać, że w 9 przypadkach na 10 nie są one zupełnie potrzebne. Jedynym sposobem na uświadamianie urzędników są częste szkolenia i bezpośrednia współpraca.
Powodzenia!

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Nie ma teraz teczek na współdziałanie. Nie liczy się teraz z kim współdziałamy. Należy teraz patrzeć na to, czego dotyczy sprawa. Powtarzając: nie kogo, nie od kogo, nie do kogo, nie z kim, lecz czego dotyczy sprawa.

Cytat ze strony MSWiA :
Cytuj
Celowo zrezygnowano z klas umożliwiających rejestrację spraw jako korespondencji między wydziałami własnego urzędu lub korespondencji z innymi instytucjami (ministerstwami). Korespondencja ta zawsze jest w jakiejś sprawie, zatem należy ją przyporządkować do właściwej klasy rzeczowej odnoszącej się do tej sprawy. Z praktyki stosowania poprzednich wykazów akt wynika, że symbol 0718 stosowano zdecydowanie najczęściej, co powodowało że znalezienie w tej wewnętrznej korespondencji opinii na dowolny temat wiązało się z ogromną pracą.?

Pozdrawiam

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Dokładnie tak jak mówi Stany, nie liczy się od kogo ani do kogo, tylko treść sprawy. Sprawę przyporządkowujemy pod symbol zgodny z jej treścią. Taka ukryta rozbudowa wykazu akt w postaci podteczek nie powinna mieć miejsca.
Pozdrawiam! ;)

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Niektórym (a raczej wielu) ciężko jest to ogarnąć, niestety  ;D
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Jaka klasa rzeczowa zamiast dawnego współdziałania?
« Odpowiedź #5 dnia: Czerwiec 13, 2012, »
Jak w praktyce przyporządkowujecie akta spraw wyjętych z teczek oznaczonych "Współdziałanie z..."? Poszczególne sprawy odkłada się do teczek merytorycznych, ale czy mają to być teczki nowo założone, czy można do starych dawniej przyjętych teczek takie akta odłożyć? I co ze spisem spraw, który był w teczce "Współdziałanie z..."? Czy ma tam zostać sam spis już bez akt? Jak to wszystko ma wyglądać w praktyce?...  ???

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 179
Odp: Jaka klasa rzeczowa zamiast dawnego współdziałania?
« Odpowiedź #6 dnia: Czerwiec 13, 2012, »
Ale, że jak. Dzielisz teczkę bo pracownik, założył sprawę nie tam gdzie trzeba? Burzysz pierwotny układ? rozkładasz tą teczkę na kilka różnych teczek? i może nadajesz nowe numer spraw?
Ja bym tak nie robił...
To tak jakby dawną teczkę 0114 - Sprawy organizacyjne rozdzielać na kilka teczek w zależności od spraw, zgodnie z nowym jrwa.
Bo niby w jakim celu?
Ja wiem jedno. Zezwoleń na niszczenie teczek tzw. "worków na śmiecie" (sprawy organizacyjne, współpraca) moje archiwum państwowe nie wydaje, więc nawet nie umieszczam ich na spisie dokumentacji do brakowania. Odkładam je do ekspertyzy i już oni zdecydują czy chcą tą teczkę czy nie:) nie rozkładam ich sztucznie na czynniki pierwsze...

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Jaka klasa rzeczowa zamiast dawnego współdziałania?
« Odpowiedź #7 dnia: Czerwiec 13, 2012, »
Obowiązuje mnie rozp. PRM z 18 I 2011 r., więc muszę przekwalifikować całość zasobu na kategorie o wartościach wyższych. W przypadku symboli dotyczących "Współdziałania..." należy poszczególne sprawy odłożyć do teczek merytorycznych, czyli "zburzyć pierwotny układ". Zastanawiam się jak to wygląda w praktyce...

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 179
Odp: Jaka klasa rzeczowa zamiast dawnego współdziałania?
« Odpowiedź #8 dnia: Czerwiec 13, 2012, »
mnie też obowiązuje to rozporządzenie, ale nie ma w nim mowy o wyjmowaniu spraw z jednej teczki i wkładaniu do innej. Chyba, że się mylę...
A czy teczki 0114 - sprawy organizacyjne też będziesz rozkładał?

Ewa33

  • Gość
Odp: Jaka klasa rzeczowa zamiast dawnego współdziałania?
« Odpowiedź #9 dnia: Czerwiec 13, 2012, »
Obowiązuje mnie rozp. PRM z 18 I 2011 r., więc muszę przekwalifikować całość zasobu na kategorie o wartościach wyższych. W przypadku symboli dotyczących "Współdziałania..." należy poszczególne sprawy odłożyć do teczek merytorycznych, czyli "zburzyć pierwotny układ". Zastanawiam się jak to wygląda w praktyce...

W zdaniu tym jest sprzeczność. Rozporządzenie dotyczy zmiany KWALIFIKACJI, czyli kategorii archiwalnej, a nie zmiany KLASYFIKACJI czyli układu rzeczowego. Nie wolno więc burzyć układu teczki tylko ustalić kwalifikację. Jeżeli więc sprawy w teczce były nieprawidłowo klasyfikowane a tym samym i kwalifikowane, to najlepiej pójść za sposobem pracy zaproponowanym przez Szychę.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Jaka klasa rzeczowa zamiast dawnego współdziałania?
« Odpowiedź #10 dnia: Czerwiec 14, 2012, »
Nie sposób przekwalifikować teczek dotyczących "Współdziałania" nie rozbijając ich na poszczególne sprawy. Nie jest możliwe dokonanie zmiany kategorii (kwalifikacji) zwykłą metodą porównawczą pomiędzy starym a nowym wykazem akt, gdyż w nowym JRWA nie ma już haseł dotyczących "Współdziałania". Poszczególne sprawy należy rozbić i przekwalifikować odnosząc się do symboli, które odpowiadają merytorycznie tym sprawom w starym i nowym JRWA. A więc w istocie należy założyć nowe teczki i ująć je na nowym spisie zdawczo-odbiorczym. Takie było stanowisko mojego AP... Chyba najrozsądniej będzie się mi wstrzymać z tym przekwalifikowaniem do czasu dalszych konsultacji z AP...  :-\

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 179
Odp: Jaka klasa rzeczowa zamiast dawnego współdziałania?
« Odpowiedź #11 dnia: Czerwiec 14, 2012, »
Jeżeli takie jest stanowisko twojego archiwum państwowego, to nie dystkutuję, bo wkońcu to im podlegasz. Ale to jest według mnie dziwne, szkodliwe dla dokumentacji i jej pierwotnego układu. Możesz zapytaj czy nielepiej zostawić tych teczek do ekspertyzy zamiast dzielić...

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Jaka klasa rzeczowa zamiast dawnego współdziałania?
« Odpowiedź #12 dnia: Czerwiec 14, 2012, »
Ja w ogóle z tym się wstrzymam - poczekam na nowe JRWA, bo zapewne znowu będą jakieś zmiany w styczniu 2013. A na okładce teczek "Współdziałanie z..." będę wypisywać pod hasłem klasyfikacyjnym z JRWA 1998 symbole i hasła z nowego wykazu, aby wiedzieć, jakiego rodzaju sprawy są w teczce.
Rozbijanie teczek na poszczególne sprawy to faktycznie daleko idący pomysł, choć takie były pierwotne ustalenia z AP. Zatem wstrzymuję się z tym do czasu najbliższej kontroli z AP...
Dzięki za pomoc!
Pozdrawiam!  ;)

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Odp: Jaka klasa rzeczowa zamiast dawnego współdziałania?
« Odpowiedź #13 dnia: Czerwiec 18, 2012, »
Przyznam, że pierwszy raz słyszę o rozbijaniu teczek. Jeśli mieliśmy przed nową IK teczkę "współdziałanie", to u mnie ją zostawiamy i na nic nie rozbijamy. Kiedy minie okres jej przechowywania, idzie ona do ekspertyzy i ap decyduje, co dalej.
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.