Autor Wątek: akta likwidowanej szkoły średniej  (Przeczytany 6730 razy)

0 użytkowników i 2 Gości przegląda ten wątek.

Offline daniel

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
akta likwidowanej szkoły średniej
« dnia: Maj 05, 2012, »
Witam
Starostwo likwiduje swoja jednostkę organizacyjną jaka jest szkoła średnia. Ja jako archiwista zakładowy (od niedawna) mam zrobić porządek z archiwum szkoły i niestety nie bardzo wiem jak się do tego zabrac. Ma może ktoś jakieś doświadczenie w tego rodzaju sprawach? Proszę o jakieś wskazowki. Wiem, że  na początek musze sie skonsultowac chyba ze swoim archiwum państwowym, ale dobrze by było wiedzieć bez tego co  i jak. Proszę o pomoc, pozdrawiam

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 553
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: akta likwidowanej szkoły średniej
« Odpowiedź #1 dnia: Maj 05, 2012, »
Do zadań archiwisty archiwum zakładowego starostwa powiatowego nie należy porządkowanie dokumentacji po likwidowanej jednostce przed przekazaniem tych akt do archiwum. Archiwista może poinstruować w jaki sposób mają być przekazane te akta, jak mają być opisane etc. Likwidowana jednostka ma przekazać te akta już uporządkowane. Należy bacznie zwrócić uwagę, czy dokumentacji list płac jest kompletna oraz czy zostały ujęte wszystkie akta osobowe pracowników.

Offline nikodem.b

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 144
Odp: akta likwidowanej szkoły średniej
« Odpowiedź #2 dnia: Maj 06, 2012, »
Ja jako archiwista zakładowy (od niedawna) mam zrobić porządek z archiwum szkoły
Skoro Ci za to zapłacą, to czemu nie... ;D
Ja bym najpierw podzielił akta na dokumentację przebiegu nauczania (która musi trafić do Kuratorium) oraz na pozostałe akta (w tym - jeśli szkoła została uznana za wytwórcę materiałów archiwalnych - wydzielił akta kategorii A, które powinny trafić do archiwum państwowego), następnie wybrakował "przeterminowaną" dokumentację (za zgodą archiwum państwowego), resztę ślicznie uporządkował (pomocny będzie niewątpliwie rzeczowy wykaz akt :)), sporządził ładniutko ewidencję (osobno dla Kuratorium, osobno dla archiwum państwowego, osobno dla Starostwa), posygnował teczki...i tyle
pozdrawiam

Offline daniel

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: akta likwidowanej szkoły średniej
« Odpowiedź #3 dnia: Maj 16, 2012, »
A odnośnie przekazywania akt i brakowania reszty makulatury, to wszystkie wnioski itp są sprawą dyrektora szkoły, tzn on ma kierować je do np. AP?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 584
Odp: akta likwidowanej szkoły średniej
« Odpowiedź #4 dnia: Maj 16, 2012, »
Dokładnie. Wszelkie czynności związane z wnioskowaniem o zgodę na brakowanie, przekazywaniem dokumentacji do AP leżą w gestii dyrektora jednostki organizacyjnej (w tym przypadku szkoły).

Offline daniel

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: akta likwidowanej szkoły średniej
« Odpowiedź #5 dnia: Maj 22, 2012, »
Mam jeszcze jedno pytanie, akta które mam przejąć do starostwa mają być spisane na normalnym spisie zdawczo odbiorczym, czy jakiś inny kwit jest potrzebny? bo już kurna nie wiem:(

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 584
Odp: akta likwidowanej szkoły średniej
« Odpowiedź #6 dnia: Maj 25, 2012, »
Dokumentacja kat. A powinna zostać przekazana przez szkołę do właściwego AP na podstawie spisu z-o. Przy czym, materiały od których wytworzenia nie minęło jeszcze 25 lat, a które  są niezbędne do działalności instytucji przejmującej zadania likwidowanej szkoły (jeśli taka wogóle jest) muszą zostać przekazane tej instytucji.
Również materiały kat. B, których okres przechowywania jeszcze nie upłynął) powinny trafić do sukcesora.

Zasadniczo instrukcje archiwalne nie są zbyt szczegółowe w kwestii trybu przekazywania akt likwidowanej jednostki sukcesorowi. Przepisy wyższego rzędu również tego nie precyzują.

Moim zdaniem powinien zostać sporządzony protokół przekazania, do którego załącznikami będą spisy zdawczo-odbiorcze przekazywanej dokumentacji. Zakładam oczywiście, że w szkole prawidłowo funkcjonowało archiwum zakładowe i co za tym idzie dysponujemy w/w spisami ;)

Sukcesor powinien przejętą dokumentację wciągnąć na ewidencję własnego AZ na osobnym spisie z-o (jeśli oprócz kat. B przejął również A, wówczas oczywiście na 2 odrębnych spisach).

Offline daniel

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: akta likwidowanej szkoły średniej
« Odpowiedź #7 dnia: Czerwiec 01, 2012, »
W tej szkole archiwum to jakis mało śmieszny żart niestety, żadnej ewidencji tam nie ma i nigdy nie było, ale to nie ważne mam znowu pytanie :) wynalazłem akta kontroli i zaleceń sanepidu, bhp i ppoż ostatnie dokumenty w teczkach są z lat 2002 2003, co z tym zrobic? Zaliczyć je do np. kontroli zewnętrznych? następna sprawa to sprawozdania do gus, też mam je zostawić? Jest jeszcze coś takiego jak "angaże i awanse" tu też mam problem bo jest to oddzielna teczka, mam przełozyć dokumenty z niej do odpowiednich teczek akt osobowych?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 584
Odp: akta likwidowanej szkoły średniej
« Odpowiedź #8 dnia: Czerwiec 01, 2012, »
1) Akta kontroli prowadzonych przez oragna zewnętrzne należy tak właśnie zaklasyfikować. Jeżeli chodzi o kategorię, to zgodnie z obecnie obowiązującymi zasadami akta wszelkich kontroli (zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych mają kat. A (a w tych placówkach, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych BE25).

2) Sprawozdania do GUS podobnie (A lub BE25).

3) Jeśli dokumentacja z tej teczki dotyczy konkretnych pracowników, powinna trafic do ich akt osobowych.

Mam jedno pytanie - Czy ta szkoła posiada zatwierdzone przez AP instrukcje i JRWA?

Offline daniel

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: akta likwidowanej szkoły średniej
« Odpowiedź #9 dnia: Czerwiec 01, 2012, »
Instrukcji nie doszukałem się, na szczęście znalazłem dokumenty z kontroli AP i tam jest zatwierdzony przez nich JRWA ale niektórych rzeczy po prostu nie ma w nim. Np. zaświadczenia wydawane uczniom nt pobierania nauki itp, jest tego pare teczek.

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 584
Odp: akta likwidowanej szkoły średniej
« Odpowiedź #10 dnia: Czerwiec 01, 2012, »
Jeśli brakuje dla nich odrębnej klasy, zaświadczenia mozna umieścić w teczce ucznia.
W każdym razie masz JRWA - a więc masz punkt wyjścia do rzeczowego uporzadkowania dokumentacji.

Offline Tessa

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
Odp: akta likwidowanej szkoły średniej
« Odpowiedź #11 dnia: Czerwiec 21, 2012, »
Witam, od niedawna porządkuję dokumenty w składnicy akt Zespołu Szkół, mam jednak wątpliwości co do kwalifikacji niektórych dokumentów. Czy mogę prosić osoby, które się orientują w tej dziedzinie o kontakt?