Autor Wątek: Zwrócona korespondencja (nieodebrana przez adresata)  (Przeczytany 4248 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 565
Ostatnio pracownicy Działu Windykacji w mojej firmie zadali mi pytanie - Jak postępować z zwrócona przez pocztę korespondencją, niepodjętą przez wierzycieli? Do niedawna pisma takie były (bez rozpieczętowania) dopinane do akt sprawy, jednak od początku 2011 r. gromadzone są osobno (podobno zmieniły się w tej kwestii przepisy).
Teraz zastanawiają się, czy powinni ową korespondencje przekazywać do AZ, czy też mogą ją po prostu zniszczyć.

Mam z tym pewien problem - Z jednej strony jest to niejako 2-gi egz. pisma (1 był wysyłany do wierzyciela, 1 zostawał w dziale), a więc kat. Bc. Z drugiej strony praktycznie wszystkie sprawy, których te pisma dotyczą wciąż są w toku (a jako że windykacja zazwyczaj ciągnie się latami - jeszcze długo w toku pozostaną, a miejsca w k.o. jest coraz mniej). Tak więc nie jestem pewien - kazać im przechowywać te zwroty aż do zakończenia sprawy i dopiero wówczas wybrakować, czy też potraktować jako wtórniki i zniszczyc od ręki?

Offline archiwistka90

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 135
Odp: Zwrócona korespondencja (nieodebrana przez adresata)
« Odpowiedź #1 dnia: Marzec 30, 2012, »
uważam, że powinno się zachować zwroty, ze względu na to, że niejako jest to dowód na to, że próbowaliście dostarczyć korespondencję wierzycielowi.
O jakich przepisach mówisz w związku z tym, że zwroty rejestrujecie osobno?

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Odp: Zwrócona korespondencja (nieodebrana przez adresata)
« Odpowiedź #2 dnia: Marzec 30, 2012, »
Ja zwroty mam dołączane do sprawy. Czasem jest tak, że człowiek sam po jakimś czasie zgłosi się po to pismo i wtedy mu je daję.
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 565
Odp: Zwrócona korespondencja (nieodebrana przez adresata)
« Odpowiedź #3 dnia: Marzec 30, 2012, »
U mnie również do tej pory zwroty były dołączone do akt sprawy. Dopiero od początku 2011 przyjęto zasadę przechowywania ich osobno (właśnie się dowiedziałem, że nie wynika to z żadnych nowych przepisów - jak mnie wcześniej przekonywano - lecz z wewnętrznej procedury). Na szczęście są oznaczone znakami spraw, których dotyczą i odpowiednio uporządkowane, więc w razie potrzeby nie będzie problemu z dotarciem do dokumentacji.
Ostatecznie udało mi się "podpiąć" je pod pasującą klasę z JRWA, dostaną kat. B5 (jeśli w ciągu tego okresu nikt się po nie nie zgłosi, to później też raczej nie).

Offline Jarek

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1606
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Zwrócona korespondencja (nieodebrana przez adresata)
« Odpowiedź #4 dnia: Marzec 30, 2012, »
Takie traktowanie tych pism to nieporozumienie. Powinny być porzechowywane wraz z aktami sprawy. Skoro są oznaczone znakami sprawy to mają już i swoją klasę, i swoją kategorię archiwalną właściwą dla danego rodzaju spraw. Takie gromadzenie niepodjętych./niedoręczonych mogłoby mie cmiejsce tylko gdy podmiot prowadzi dokumentację spraw elektronicznie w systemie EZD - do tego można moim zdaniem wykorzystać skład przesyłek wychodzących.
Jarek Orszulak

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 565
Odp: Zwrócona korespondencja (nieodebrana przez adresata)
« Odpowiedź #5 dnia: Marzec 30, 2012, »
EZD wprawdzie nie mamy (jeszcze), mamy natomiast system elektronicznego obiegu dokumentacji oraz dodatkowy system gromadzący elektroniczne wersje wszystkich dokumentów dot. windykacji należności. Pisma, o których mowa znajdują się w tym systemie, dlatego też niedoręczone zwroty traktuje de facto jako 2-gie egzemplarze.