Archiwista zakładowy - koordynator czynności kancelaryjnych

[metricisRegninotarii]

ZARZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej nie przewiduje osobnego stanowiska czy funkcji dla koordynatora czynności kancelaryjnych. Ewentualny obszar działania takiego stanowiska jest obecnie ujęty w obowiązkach kierownika Oddziału Administracyjnego (§ 532, p.1 i 2).

Tak od siebie dodam, iż z tego co na razie z mojej przygody z sądownictwem mogę powiedzieć to powołanie takiego stanowiska pracy wymagałoby zgody Prezesa Sądu i jeszcze pewnie Prezesa Sądu zwierzchniego, a i pewnie dyrektor Sądu też zapewne musiałby przystawić swoją pieczęć do tego. I raczej by nie było tak, iż jednego dnia mamy archiwistę, a drugie koordynatora - bo przeca w przepisach stosownych jest napisane, iż pracą Archiwum Zakładowego bezpośrednio kieruje kierownik AZ/"samodzielny pracownik AZ" a nie jakiś tam koordynator 

[asiaszg]

Dla mnie ta funkcja to dodatkowy problem. Nie mogę pojąć jak ludzie, którzy pracują latami na tych samych stanowiskach mogą nie umieć poprawnie nadać numeru sprawie lub ją prawidłowo przyporządkować. Dlaczego ja, archiwista mam znać się na pracy całego urzędu i rozumieć te wszystkie pisma? A z drugiej strony skoro ja posługuję się instrukcją kancelaryjną, i archiwalną to dlaczego pracownik sam nie może po prostu przeczytać tych dwóch pozycji ze zrozumieniem i zastosować.

[Jarek]

Z innego wątku wynika że też miewasz problemy ze stosowaniem zasad określonych w instrukcji kancelaryjnej, i tak naprawdę wszyscy je od czasu do czasu miewamy. Nie ma szans na poprawne wykonywanie czynności kancelaryjnych przez pracowników bez szkoleń i doradzania im.

[asiaszg]

Pewnie, że mam wiele wątpliwości, pracuję krótko i wciąż się uczę. Ale w mojej pracy panuje przekonanie, że muszę znać odpowiedzi na wszystkie pytania, a najgorsze chyba to, że archiwum państwowe nie chce mi pomagać w rozwiązywaniu codziennych, dla "nich" pewnie błahych ale ważnych dla mnie, problemów. Wracając do tematu denerwuje mnie jak pracownik, który pracuje 15 lat pyta mnie po co wogóle jest znak pisma bo on do tej pory to wysyłał wszystko jak popadnie. I oczywiście panuj przekonanie, że wymyślam i tylko chcę utrudnić komuś życie.

[Jamaika]

Nie wiem na czym polega dokładnie polega praca koordynatora czynności kancelaryjnych. Rozumiem, że nadzoruje pracę w archiwum zakładowym. Nigdy nie byłem na tym stanowisku i raczej nie będę, ale miałem przyjemność przechodzić przez proces zakładania znaku pisma.
Mając stanowisko archiwisty i przy okazji powiedzmy administratora budynku, więc musiałem zgłaszać różne raporty. Najpierw wysyłało się e-mail do kierownika. Po czy odpisywał, że zatwierdza raport i zaczynała się heca w archiwum zakładowym.
Zły wygląd pisma (np. brak logo firmy, zła użyta czcionka, papier czerpany, brak numeru nadania sprawy, tak jak bym wiedział o jaki numer chodzi), a najlepiej przyjechać z oddziału i nie zawracać d... koordynatorowi w centrali. Czytając różne wypowiedzi ogólnie rzecz biorąc nie mam dobrego zdania o tym konkretnym koordynatorze czynności kancelaryjnych. Może się mylę, ale ja to odbieram, że jest spychologia obowiązku wypełniania formularzy i narcyzm ze stanowiska, jestem wyżej niż ty.
Pozdrawiam

[marcia]

Ja jako koordynator tłumaczę ludziom IK, sprawdzam sprawy prowadzone w ezd, prowadzę wewnętrzne szkolenia z zakresu IK lub ezd, a przede wszystkim tłumaczę, tłumaczę, tłumaczę jaki znak z jrwa nadać, co to jest kat. Bc, dokumentacja nietworząca akt sprawy, jak zarejestrować pismo w spisie spraw (zdarza się nawet to pracownikom ileś tam czasu pracującym), jak opracować dokumentację, jak numerować strony (co roku to samo pytanie), chodzę po pokojach i patrzę jakie mają teczki. Czasem wydaje mi się, że powinnam wiedzieć więcej niż sami pracownicy merytoryczni, być specjalistą z dziedziny finansów, geodezji, budownictwa, cudzoziemców itp ;-)

[Jamaika]

Chyle czoła. To coś nadzwyczajnego w tej archiwistyce. Podkreślane wszem i wobec, jakie to moje zasługi. Beze mnie firma by nie istniała. A jeszcze lepiej pójść do naczelnika, ale ci niżej to nic nie potrafią, same ..... . Jaka to fajna atmosfera. Potem dziwne telefony. Tak się zastanawiam, czy przypadkiem nie powinienem zapowiadać się e-mailem na konkretne spotkanie, bo czuję jakąś małość w sobie.

[Jarek]

Jamaika, takie jest przeznaczenie tego wątku

Zapraszam do dzielenia się uwagami nt. wykonywania przez archiwistów funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych.

i Marcia to właśnie robi - dzieli się uwagami. Co więcej, z jej opisu wynika że wywiązuje się z tych zadań wzorowo. Gdy pobędzeisz na tym forum dłużej, to przekonasz się też że Marcia jest też jedną z ostatnich osób które można posądzać o chęć podkreślania swoich zasług. Mam wrażenie że istotę Twojej oceny pracy kck oddaje to zdanie:

Nie wiem na czym polega dokładnie polega praca koordynatora czynności kancelaryjnych.

Mnie jednak zwykle taka autorefleksja zniechęca do wypowiadania się w takim temacie o którym nie wiem zbyt wiele.

Jarek
moderator działu

[Jamaika]

Szanowny moderatorze nie oczekiwałem innej odpowiedzi. Ale może kiedyś przyjdą czasy, że koordynator zakładowy stanie się zwykłym archiwistą. Przypomną się stare.
Pozdrawiam

[marcia]

Chyle czoła. To coś nadzwyczajnego w tej archiwistyce. Podkreślane wszem i wobec, jakie to moje zasługi. Beze mnie firma by nie istniała. A jeszcze lepiej pójść do naczelnika, ale ci niżej to nic nie potrafią, same ..... . Jaka to fajna atmosfera. Potem dziwne telefony. Tak się zastanawiam, czy przypadkiem nie powinienem zapowiadać się e-mailem na konkretne spotkanie, bo czuję jakąś małość w sobie.

Nigdy nie uważałam i nie uważam, również odnośnie mojej osoby, że jestem niezastąpiona. Nie podkreślam również, jakie to mam wielkie zasługi. Popełniam błędy i ciągle się uczę. Dziwne telefony typu "mam pełno papierów ZRIDU, co z tym zrobić?" niewiele mi mówią, dlatego napisałam o tym, że niektórzy chcą zrobić z archiwisty specjalistę od wszystkiego. Chętnie się czegoś od innych nauczę ale nie mam ambicji pojęcia wszystkiego i bycia mądrzejszą od innych. Nie powiem, że ręce mi nie opadają, jak tłumaczę komuś, jak zrobić opis teczki, robię z nim ten opis, niemal trzymając wspólnie mazaka w ręce lub pokazując palcem co i gdzie napisać, już się cieszę, że ktoś to załapał, a tu za pięć minut reset i ktoś już nic nie wie. Albo słowa typu: "wspaniale prowadziłaś szkolenie, wszystko zrozumiałam.... ale o czym ono było?"  Albo pytania typu "jaki jest znak w jrwa bo przyszło mi takie pismo a nie chce mi się zaglądać do jrwa". A jeśli chodzi o zapowiedź mailem na spotkanie to jak najbardziej, może raczej telefonicznie - bo mam kilka magazynów, tylko w jednym jest telefon,  więc dla wygody klienta odradzam wpadanie do archiwum w ciemno, bo nie zawsze jestem na miejscu i po co ktoś ma chodzić niepotrzebnie :-p Do naczelnika nie chodzę, chyba że w swoich sprawach. Jak mam z kimś problem, to załatwiam to z kimś, kogo on dotyczy. A atmosfera chyba jest nie najgorsza - kiedy słyszę, że ktoś mówi, że do mnie nie boi się przychodzić lub dzwonić z problemem, to chyba o czymś to jednak świadczy i wtedy jest mi po ludzku miło ;-) I uważam się przy tym wszystkim za zwykłego archiwistę, bo robię też to, co robiłam przed "objęciem fuchy" koordynatora :-) 

[marcia]

Jarku dziękuję za miłe słowa 

[szerka]

Koordynator to nic innego jak strażnik ładu w "obrocie" papierami (i nie tylko) w urzędzie.
Moje AZ niewielkie, urząd także. Ale zaległości dla koordynatora są WIELKIE !!!
A ja "walczę". Krok po kroku informuję, daję wykładnię przepisów w bardzo przystępny sposób (tu chylę głowę przed Premierem i INNYMI ŚWIĘTYMI) za rozporządzenie z 18 stycznia...
Jaka jest praktyka od trzech lat ?
Początkowo co zrobić z tym rozporządzeniem i komu mam być podporządkowana. Zawirowanie, z którego nic nie wynikło dla mnie - dużo dla urzędu.
Najpierw pojęcie sprawy, potem chronologii, jrwa. Poinformowanie, że istnieją materiały archiwalne, wywód o przechowywaniu wieczystym. Ciągła i ustawiczna walka - wpojenie prowadzenia spisu spraw.
Gdzie jestem mimo wysłania kilkudziesięciu maili z objaśnieniami ? Tak szczerze - w 1/4 drogi. Mimo, że sama piszę spisy zd-odb, mimo, że porządkuję. Skąd to się bierze ? Moja instytucja młoda wiekiem, brak wzorców, myśl przewodnia jakoś to będzie ...
Co mnie przeraża ? Na podstawie mojego urzędu - sporo materiałów ważnych poszło i idzie na przemiał bez żadnych procedur...
Co mnie czeka ?
Wychowanie koleżanek i kolegów w urzędzie w szacunku dla dokumentu niezależnie od rangi i ważności. Czas - przeszły trzy lata, daję sobie następne trzy ...

[Paweł Leszczyński]

W urzędzie, w którym pracuję staram się ograniczyć tworzenie akt spraw w komórkach niemerytorycznych przekonując pracowników do stosowania § 9 Instrukcji kancelaryjnej - zał. nr 1 do Rozporządzenia z 18.01.2011 r. Niewielka część pracowników dała się przekonać do niezakładania akt spraw w przypadku sporządzania opinii dla innych wydziałów. Niestety, większość pracowników urzędu nie jest przekonana do tego typu "rewolucji". Stosowanie § 9 jest dobrym krokiem w przypadku zmiany tradycyjnego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych na system EZD, w którym nie trzeba przygotować pisma przewodniego z prośbą o opinię, wystarczy udostępnić sprawę lub jej fragment odpowiedniej osobie celem przygotowania stanowiska/opinii.

[Jarek]

Miałem to napisać w innym wątku, ale tutaj będzie z tego większy pożytek.

Najpierw zadania kck w świetle IK i IA:

§ 2. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu.
2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.
3. Funkcję, określoną w ust. 2, powierza się archiwiście.

§ 5. Do zadań archiwum zakładowego należy:
(?)
11) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych

I tyle o kck mówi samo rozporządzenie. Wiadomo z tego tylko tyle że ten nadzór ma dotyczyć wykonywania czynności kancelaryjnych i mamy przykłady takich czynności - ale nie mamy wyjaśnienia tego pojęcia ani określenia sposobu realizacji tego nadzoru - doradzanie komórkom jest przywiązane od az, nie do koordynatora.

Jest jeszcze ofiacjalne uzasadnienie do rozporządzenia:

W §2 wprowadzono pojęcie koordynatora czynności kancelaryjnych na bieżąco
nadzorującego prawidłowość doboru grup rzeczowych z wykazu akt do załatwianych spraw,
właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw. Z dotychczasowej praktyki
archiwalnej wynika bowiem, że często akta spraw klasyfikowane są do przypadkowych grup
rzeczowych co nie tylko utrudnia późniejsze ich odnajdywanie, ale może kwalifikowanie
materiałów archiwalnych jako dokumentacji niearchiwalnej i odwrotnie. Koordynator
czynności kancelaryjnych ma służyć prowadzącym sprawy pomocą w prawidłowym
stosowaniu wykazu akt, elementach które powinny być włączane do akt sprawy itp. Celem jest ujednolicenie tworzonej przez podmiot dokumentacji niezależnie od komórek
merytorycznych w jakich sprawy są prowadzone, a także uniknięcie tworzenia akt spraw
w komórkach innych niż merytoryczne, jeśli nie ma takiej potrzeby.
(...)


Jakkolwiek rozumiem ten brak dosłowności i precyzji w rozporządzeniu, to zaczyna mi on doskwierać - jako kck nie tylko muszę wypracowywać metodykę i praktyke działań, ale też ich cel i sposób realizacji nadzoru.

[EwelinaP]

Po prawie trzech latach od wprowadzenia rozporządzenia (kiedy to minęło?!) z radością zauważam, że wprowadzenienie funkcji kck zmieniło dużo. Dla mnie samej nie, bo ja od początku miałam wpojone (dzięki mojej archiwalnej "guru" i mentorce - kierowniczce az, w którym miałam staż), żeby służyć pracownikom pomocą w sprawach przypisanych w rozporządzeniu dla kck. Rzecz ma się inaczej w przypadku pracowników. Dla nich koordynator jest kimś więcej, niż archiwistą. Bo o tym jak się traktuje archiwistę, to wiadomo - zero szacunku dla stanowiska. Ostatnio jedna pani mówi do mnie, że chciała coś wyrzucić do archiwum. Ja jej na to, że do archiwum się przekazuje, a ona: "nooooo, wyrzuca". Ręce opadają! No to, jak do niej poszłam, to jej wymieniłam całą listę nieprawidłowości i koniec końców nic nie "wyrzuciła" W normalnych sytuacjach pomogłabym zrobić wszystko prawidłowo, ale niektórych trzeba nauczyć, co i jak. Ja sama, zupełnie osobiście mogę powiedzieć, że funkcja ta dodała mi pewności siebie i podstawę prawną do tego, by wymagać czegoś od pracowników. To nie egocentryzm, ani próba wywyższenia się ponad innych, a tylko chęć wypełniania swoich obowiązków. Bo prawda jest taka, że archiwista/kck jest takim document menager... Poza tym,  jak wszystko jest ok, to to zasługa pracownika, że dobrze prowadzi teczki, ale jak coś by było nie tak, to oczywiście koordynator nie wytłumaczył...