Prowadzenie teczek - paginacja

[Jarek]

Poniżej przedstawiam argumenty:

• wartość informacyjna -  w inwentarzach archiwalnych w archiwach państwowych podawana jest informacja o liczbie stron, użytkownik nie powinien być wprowadzany w błąd

(np. użytkownik spodziewa się 100 stron treści, a dostaje akta, w których ma w rzeczywistości 80 stron niezapisanych)

• zabezpieczenie zasobu - numeracja stron zapisanych w lepszym stopniu zabezpiecza zasób archiwalny, w przypadku braku stron w jednostce nie ma wątpliwości, że mogą to być strony puste
• digitalizacja - operator wie, co należy digitalizować, nie trzeba uzupełniać w metryczkach dodatkowych informacji o pustych zapisanych stronach, które nie zostały zdigitalizowane

(zarządzenie NDAP w sprawie digitalizacji zasobu ap przewiduje numerację stron zapisanych)

Wartość informacyjna, zabezpieczenie zasobu, digitalizacja - to jest  odpowiedź na pytanie do czego ma służyć paginacja.
Ale to co przywołałeś wciąż nie daje jednoznacznej odpowiedzi co do zasadności paginowania tylko stron zapisanych.
Wartość informacyjna - nie przejawia się tylko w ilości stron, ale w możliwości identyfikacji informacji czy dokumentu przez przypisanie im numerów stron w obrębie jednostki; obydwie metody umożliwiają zarówno identyfikację jak i podanie ilości; co do wprowadzania w błąd - w książkach numerowane są także strony puste, czy to wprowadza w błąd? Czy księgom w archiwach liczy się puste strony? Z drugiej jednak strony (nomen omen) przy dokumencie wielostronicowym, nie uwzględnia się stron pustych przy numeracji stron (numeracja stron w obrębie dokumentu), ze znanych mi przypadków chyba tylko przy odpisach aktów notarialnych to jest jakoś inaczej.
Zabezpieczenie zasobu - wydaje mi się że obie metody służą temu równie dobrze
Digitalizacja - tu chyba jest najprościej, bo zakładam że nie stosowano w archiwach innej metody niż opisana we wskazanym przez Ciebie zarządzeniu NDAP.

Na rzecz paginowania wszystkiego przemawia brak konieczności zastanawiania się nad tym co jest zapisane a co nie.

[Marcin Kapała]

To, co napisałem jest istotne z punktu widzenia archiwów państwowych. Rozumiem, że z Twojego punktu widzenia oraz osób, które myślą podobnie, istotna jest ekonomika pracy.

Na rzecz paginowania wszystkiego przemawia brak konieczności zastanawiania się nad tym co jest zapisane a co nie.

Mam jednak wątpliwości, w przypadku akt w których na jedną zapisaną stronę przypada jedna strona niezapisana trzeba paginować dwukrotnie większą ilość stron. Nie mówiąc już o przypadkach materiałów archiwalnych, w których niezapisane strony mogą stanowić nawet 80% wszystkich stron, np. księgi meldunkowe.

[Jarek]

I tak można mnożyć te wątpliwości w obie strony. Czy niezapisane dziesiątki (i więcej) stron ksiąg to są m.a. stanowiące część zasobu czy nie, czy należy zabezpieczać je czy nie? Czysta druga strona kartki w aktach to prosta sprawa, ale co jeśli są tam jakieś bazgroły, puste formularze, itp.? Jeden pracownik to spaginuje a drugi nie.

[Rovan]

Mam pytanie - Czy paginujecie również spisy spraw, bo spotkałem się z różną praktyką (i różnymi wymaganiami AP)?

Tak przy okazji, zapis w rozporządzeniu nakazujący paginacje w prawym górnym rogu strony jest niepraktyczny w przypadku kartek zapisanych dwustronnie (prawy róg drugiej strony znajduje się po stronie zszycia akt, przez co numer może być słabo widoczny bądź wcale niewidoczny).
Moim zdaniem lepszy był zapis w projekcie rozporządzenia (wersja z 25.05.2015) nakazujący paginacje w górnym zewnętrznym rogu strony.
Ja w każdym razie stosuje ten właśnie sposób paginacji.

[sto]

Cześć, mam dwa pytania:
1) Do jednej ze skarg Pan załączył napisaną przez siebie książkę (książeczkę w broszurowym wydaniu, z nr ISBN). Jest ona w wykazie załączników. I teraz pytanie: czy mam postąpić z nią tak jak samo jak z innymi załącznikami: tzn. wyjąć elementy metalowe (zszywki) i ponumerować strony?

2) No i pytanie drugie. Komórkom merytorycznym wytwarzającym materiały archiwalne zalecamy ciągłą paginację (tzn. jeżeli tom I kończy się na nr 302 to tom II zaczyna się od nr 303). Sam też tak robię porządkując materiały w AZ. Dostałem jednak akta w których każdy tom zaczyna się od 1. I teraz pytanie: czy jest to dopuszczalne? Czy powinienem im zwrócić teczki do poprawy (jest tego sporo, niektóre pozycje mają po 10 tomów). W naszej instrukcji nie ma explicite napisanego, że numeracja musi być ciągła.

Z góry dziękuję za pomoc.

[MarcinP]

Ad. 1 - wyjąć elementy metalowe, postąpić tak, jak z pozostałymi załącznikami;
Ad. 2 - dokumentację w każdej teczce aktowej paginuje się od nr 1 (każdy tom osobno).

[Jankes123]

A jak paginujecie książki meldunkowe? tzn jest pierwsza strona zadrukowana i jest napisane że to książka meldunkowa i są kropki i to nie jest wypełnione to powinno numerować się taką stronę? czy tylko wtedy kiedy jest ona zapisana? Że jest wpisana jakaś nazwa miejscowości... I czy numerować te strony z takim formułkami czyli, że co się w niej powinno znajdować, jak powinna być przechowywana i itp?

[sirsilis]

prócz pustych stron to wszystko paginuje...

[Rovan]

Generalnie spotkałem się z dwiema "szkołami" w tym zakresie:
1 - pomijanie przy paginacji 'czystych" (niewypełnionych) formularzy
2 - paginowanie wszystkiego, co nie jest całkowicie pustą stroną

Moim zdaniem ta druga opcja jest bezpieczniejsza.

[sirsilis]

jest trzecia... paginowanie także pustych całkowicie stron.... :-D

[Pogórzanin]

W przepisach mówi się o paginowaniu stron zapisanych. Ale np. AN w Krakowie, nie rozumiem dlaczego zaleca paginowanie wszystkich stron. Co ciekawe, nie zaleca paginować tzw. zwrotek ( nie stanowi to ich zdaniem materiałów archiwalnych)

[Rovan]

Jestem w stanie zrozumieć dlaczego każą paginować również czyste strony - upraszcza i przyspiesza to cały proces.

Natomiast pomysł jakoby zwrotki nie stanowiły materiałów archiwalnych to jakieś kuriozum.

Po pierwsze, zwrotki są częścią akt sprawy, której dotyczą.
Po drugie, nawet gdyby przyjąć że zwrotki mają tylko znaczenie proceduralne (są i takie opinie również na tym forum), to zgodnie z zasadą przynależności kancelaryjnej nie ingeruje się w kształt nadany dokumentacji przez aktotwórcę.

Jeśli zatem pracownik prowadzący akta sprawy dołączył do nich zwrotki, to archiwista nie ma prawa ich usunąć.
Wreszcie po trzecie - skoro dane akta spraw stanowią materiały archiwalne, to tym samym wszystkie zawarte w nich dokumenty stanowią materiały archiwalne.

Nie jest rolą archiwisty ingerowanie w kształt dokumentacji nadany jej w komórce, ani tym bardziej usuwanie dokumentów z akt.
Jedyny wyjątek, określony w przepisach stanowią wtórniki.

[Pogórzanin]

Tak samo myślę i nie ingeruję, nie mam ich też zamiaru usuwać. Ale jak każa tak robię, a nienumerowane zwrotki zostają w aktach.

[homo novus]

A mnie nurtuje taka kwestia - w aktach kategorii A znajdują się zaklejone  koperty z karteczkami z głosowań. Czy należy waszym zdaniem zapaginować je w stanie aktualnym, czy może należałoby je również otworzyć i paginować również  ich zawartość?
Z góry dziękuję za pomoc 

[sirsilis]

otwierać i paginować wg mnie