Autor Wątek: Prowadzenie teczek - paginacja  (Przeczytany 23825 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Jarek

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1569
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
« Odpowiedź #45 dnia: Październik 21, 2016, »
Poniżej przedstawiam argumenty:

  • wartość informacyjna -  w inwentarzach archiwalnych w archiwach państwowych podawana jest informacja o liczbie stron, użytkownik nie powinien być wprowadzany w błąd
(np. użytkownik spodziewa się 100 stron treści, a dostaje akta, w których ma w rzeczywistości 80 stron niezapisanych)

  • zabezpieczenie zasobu - numeracja stron zapisanych w lepszym stopniu zabezpiecza zasób archiwalny, w przypadku braku stron w jednostce nie ma wątpliwości, że mogą to być strony puste
  • digitalizacja - operator wie, co należy digitalizować, nie trzeba uzupełniać w metryczkach dodatkowych informacji o pustych zapisanych stronach, które nie zostały zdigitalizowane
(zarządzenie NDAP w sprawie digitalizacji zasobu ap przewiduje numerację stron zapisanych)

Wartość informacyjna, zabezpieczenie zasobu, digitalizacja - to jest  odpowiedź na pytanie do czego ma służyć paginacja.
Ale to co przywołałeś wciąż nie daje jednoznacznej odpowiedzi co do zasadności paginowania tylko stron zapisanych.
Wartość informacyjna - nie przejawia się tylko w ilości stron, ale w możliwości identyfikacji informacji czy dokumentu przez przypisanie im numerów stron w obrębie jednostki; obydwie metody umożliwiają zarówno identyfikację jak i podanie ilości; co do wprowadzania w błąd - w książkach numerowane są także strony puste, czy to wprowadza w błąd? Czy księgom w archiwach liczy się puste strony? Z drugiej jednak strony (nomen omen) przy dokumencie wielostronicowym, nie uwzględnia się stron pustych przy numeracji stron (numeracja stron w obrębie dokumentu), ze znanych mi przypadków chyba tylko przy odpisach aktów notarialnych to jest jakoś inaczej.
Zabezpieczenie zasobu - wydaje mi się że obie metody służą temu równie dobrze
Digitalizacja - tu chyba jest najprościej, bo zakładam że nie stosowano w archiwach innej metody niż opisana we wskazanym przez Ciebie zarządzeniu NDAP.

Na rzecz paginowania wszystkiego przemawia brak konieczności zastanawiania się nad tym co jest zapisane a co nie.
« Ostatnia zmiana: Październik 21, 2016, wysłana przez Jarek »
Jarek Orszulak

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 211
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
« Odpowiedź #46 dnia: Październik 22, 2016, »
To, co napisałem jest istotne z punktu widzenia archiwów państwowych. Rozumiem, że z Twojego punktu widzenia oraz osób, które myślą podobnie, istotna jest ekonomika pracy.

Na rzecz paginowania wszystkiego przemawia brak konieczności zastanawiania się nad tym co jest zapisane a co nie.

Mam jednak wątpliwości, w przypadku akt w których na jedną zapisaną stronę przypada jedna strona niezapisana trzeba paginować dwukrotnie większą ilość stron. Nie mówiąc już o przypadkach materiałów archiwalnych, w których niezapisane strony mogą stanowić nawet 80% wszystkich stron, np. księgi meldunkowe.

Offline Jarek

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1569
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
« Odpowiedź #47 dnia: Październik 24, 2016, »
I tak można mnożyć te wątpliwości w obie strony. Czy niezapisane dziesiątki (i więcej) stron ksiąg to są m.a. stanowiące część zasobu czy nie, czy należy zabezpieczać je czy nie? Czysta druga strona kartki w aktach to prosta sprawa, ale co jeśli są tam jakieś bazgroły, puste formularze, itp.? Jeden pracownik to spaginuje a drugi nie.
Jarek Orszulak

Offline Rovan

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 447
Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
« Odpowiedź #48 dnia: Listopad 25, 2016, »
Mam pytanie - Czy paginujecie również spisy spraw, bo spotkałem się z różną praktyką (i różnymi wymaganiami AP)?

Tak przy okazji, zapis w rozporządzeniu nakazujący paginacje w prawym górnym rogu strony jest niepraktyczny w przypadku kartek zapisanych dwustronnie (prawy róg drugiej strony znajduje się po stronie zszycia akt, przez co numer może być słabo widoczny bądź wcale niewidoczny).
Moim zdaniem lepszy był zapis w projekcie rozporządzenia (wersja z 25.05.2015) nakazujący paginacje w górnym zewnętrznym rogu strony.
Ja w każdym razie stosuje ten właśnie sposób paginacji.

Offline sto

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 23
Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
« Odpowiedź #49 dnia: Czerwiec 29, 2017, »
Cześć, mam dwa pytania:
1) Do jednej ze skarg Pan załączył napisaną przez siebie książkę (książeczkę w broszurowym wydaniu, z nr ISBN). Jest ona w wykazie załączników. I teraz pytanie: czy mam postąpić z nią tak jak samo jak z innymi załącznikami: tzn. wyjąć elementy metalowe (zszywki) i ponumerować strony?

2) No i pytanie drugie. Komórkom merytorycznym wytwarzającym materiały archiwalne zalecamy ciągłą paginację (tzn. jeżeli tom I kończy się na nr 302 to tom II zaczyna się od nr 303). Sam też tak robię porządkując materiały w AZ. Dostałem jednak akta w których każdy tom zaczyna się od 1. I teraz pytanie: czy jest to dopuszczalne? Czy powinienem im zwrócić teczki do poprawy (jest tego sporo, niektóre pozycje mają po 10 tomów). W naszej instrukcji nie ma explicite napisanego, że numeracja musi być ciągła.

Z góry dziękuję za pomoc.

Offline MarcinP

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 546
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
« Odpowiedź #50 dnia: Czerwiec 29, 2017, »
Ad. 1 - wyjąć elementy metalowe, postąpić tak, jak z pozostałymi załącznikami;
Ad. 2 - dokumentację w każdej teczce aktowej paginuje się od nr 1 (każdy tom osobno).

Offline Jankes123

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
« Odpowiedź #51 dnia: Listopad 26, 2018, »
A jak paginujecie książki meldunkowe? tzn jest pierwsza strona zadrukowana i jest napisane że to książka meldunkowa i są kropki i to nie jest wypełnione to powinno numerować się taką stronę? czy tylko wtedy kiedy jest ona zapisana? Że jest wpisana jakaś nazwa miejscowości... I czy numerować te strony z takim formułkami czyli, że co się w niej powinno znajdować, jak powinna być przechowywana i itp?

Offline sirsilis

  • archiwa_2.5
  • st. kustosz(ka)
  • *
  • Wiadomości: 772
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
« Odpowiedź #52 dnia: Listopad 27, 2018, »
prócz pustych stron to wszystko paginuje...
jestem spokojny jak pyton połykajacy królika

Offline Rovan

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 447
Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
« Odpowiedź #53 dnia: Listopad 27, 2018, »
Generalnie spotkałem się z dwiema "szkołami" w tym zakresie:
1 - pomijanie przy paginacji 'czystych" (niewypełnionych) formularzy
2 - paginowanie wszystkiego, co nie jest całkowicie pustą stroną

Moim zdaniem ta druga opcja jest bezpieczniejsza.

Offline sirsilis

  • archiwa_2.5
  • st. kustosz(ka)
  • *
  • Wiadomości: 772
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
« Odpowiedź #54 dnia: Listopad 27, 2018, »
jest trzecia... paginowanie także pustych całkowicie stron.... :-D
jestem spokojny jak pyton połykajacy królika