Zakładam że mówimy o archiwum urzędu miasta. Udostępnienie następuje za zgodą kierownika jednostki, co może oznaczać zwolnienie archiwisty z konieczności zastanawiania się nad zasadnością udostępnienia, ale może też to być tylko "przyklepanie" przez szefa zgody na podstawie oceny wniosku przez archiwistę, ewentualnie w porozumieniu z prawnikiem. Wszystko zależy od zwyczajów w jednostce, częstotliwości takich przypadków, umiejętności archiwisty, zaangażowania szefa jednostki.
Przede wszystkim - to nie udostępnienie osobie fizycznej, tylko upoważnionemu pracownikowi instytucji o określonych kompetencjach, rozpatrywać więc należy to jako udostępnienie instytucji.
Po drugie - jeśli nie musisz to nie wypożyczaj, udostępnij na miejscu, umożliw zrobienie fotografii akt lub kserokopii.
Po trzecie - po nie tak dawnej nowelizacji udostępnianie akt na podstawie kpa obejmuje także zarchiwizowane akta postępowań.
Po czwarte wniosek o udostępnienie powinien zawierać cel udostępnienia i uzasadnienie, które powinny sporo wyjaśnić.
Jeśli starostwo przejęło dawne kompetencje urzędu miasta w zakresie pozwoleń i teraz m.in. rozpatruje sprawy związane ze starymi decyzjami, to jest to dość istotna przesłanka do tego żeby im to udostępnić, choć bywają różne przypadki.