Moim zdaniem najlepiej byłoby prowadzić rejestr udostępnień w postaci elektronicznej, stworzony w taki sposób by łatwo można było filtrować zawarte w nim dane, by w razie potrzeby szybko zrobić sobie wyciąg zawierający np. tylko udostępnienia teczek klientów.
Nie mnóżmy niepotrzebnie bytów, jeśli nie zachodzą jakieś naprawdę nietypowe okoliczności to ewidencja udostępniania powinna być jedna, możliwie prosta i rzetelnie prowadzona.
Oczywiście każde rozwiązanie musi być zgodne z obowiązującą instrukcją archiwalną.