Autor Wątek: Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie  (Przeczytany 25458 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline pulchra

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Witam

chciała bym poznać organizację pracy archiwistów praktyków. Jak wygląda u was wypożyczanie akt komórką organizacyjnym? Mam tu na myśli praktyczną stronę zagadnienia. Pracownicy sami zgłaszają się do archiwisty po przygotowane przez was jednostki, czy takowe im sami dostarczacie "do rąk własnych". A jak wygląda zwrot wypożyczonych akt?
Szczególnie zależy mi na doświadczeniu archiwistów z instytucji o dużej ilości wypożyczeń.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie
« Odpowiedź #1 dnia: Luty 26, 2012, »
Udostępnianie oraz wypożyczanie dokumentacji komórkom organizacyjnym odbywa się po uprzednim złożeniu wniosku o wypożyczenie/udostępnienie akt. Wnioskiem takim jest prawidłowo wypełniona karta wypożyczenia/udostępniania, gdzie jest informacja o tym co, kto, kiedy wypożyczył i kiedy powinien zwrócić. Ponadto prowadzona jest ewidencja udostępnień/wypożyczeń. W miejsce wypożyczonej/udostępnionej teczki aktowej umieszcza się na regale kartę zastępczą. Po zwrocie teczki kartę tę się wyjmuje.
Wzór tych kart można pobrać z internetu...

Offline pulchra

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Odp: Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie
« Odpowiedź #2 dnia: Luty 26, 2012, »
Ponadto prowadzona jest ewidencja udostępnień/wypożyczeń.
Czyli kartę udostępniania układam np. w porządku chronologicznym, przy podziale na komórki organizacyjne. A kartę zastępczą wypisuję sama i chowam na regale w m-ce teczki aktowej?

Jak wygląda kontakt osób zamawiających z archiwistą?
Dziennie wypożyczam z archiwum od 10 do 60 jednostek archiwalnych. Zamówienia trafiają do mnie przez Biuro Podawcze, a do komórek, które zamawiają najwięcej sama przychodzę i zabieram zamówienia osobiście. Przy okazji zabieram też te akta, które pracownicy zwracają po wykorzystaniu. Po wyszukaniu prze zemnie  zamawianych akt dostarczam je pracownikom "do rak własnych".
Jestem ciekawa jak organizują wypożyczenia archiwiści, którzy dziennie mają dużo zamówień. Co robicie w sytuacji zamówień pilnych? -na telefon?
Pu ki co przejęłam zwyczaje po moim poprzedniku, jestem ciekawa jak organizują sobie prace inni archiwiści.

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie
« Odpowiedź #3 dnia: Luty 27, 2012, »
Ja mam dość mało wypożyczeń. Odbywa się to tak, że zainteresowany dzwoni i mówi sygnaturę (choć częściej tylko np. znak sprawy, albo, że chce taką-a-taką dokumentację z tega-i-tego roku...), ja przygotowuję akta, zainteresowany przychodzi z wnioskiem o udostępnienie i dostaje teczki. Bardzo często chodzę sama i zanoszę dokumentację, ale jak trzeba oddać, to już pracownicy muszą dbać o to, by zwroty robić w terminie. Ewidencja wypożyczeń wygląda w sposób następujący: karta zastępcza na miejsce wypożyczonej teczki, a na stanowistu pracy dwa segregatory, w jednym karty udostępnienia z podpiętym wnioskiem wypożyczone, a w drugim zwrócone. Numeracja kart ciągła, bez podziału na komórki. Dodatkowo prowadzę sobie rejestr w formie elektronicznej, ale to tylko dla ułatwienia, bo dużo łatwiej jest znaleźć odpowiednie teczki.
W urzędzie, w którym kiedyś pracowałam było dużo więcej wypożyczeń. Tam też odbywało się to na telefon. Pracownicy mieli upoważnienia stałe, wiec obywało się bez wniosków za każdym razem. W biurze była szafka z imiennymi półkami upważnionych do odbioru akt pracowników. Przychodzili sami po teczki, podpisywali kartę udostępnienia i zabierali akta. Sami też je przynosili. Wszystko szybko i sprawnie. Uważam,  że to duży błąd, chodzić samemu z tym wszystkim w sytuacji, kiedy jest tak dużo wypożyczeń...
Życzę powodzenia w ogarnięciu tego wesołego grajdołka  ;D

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 275
Odp: Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie
« Odpowiedź #4 dnia: Luty 27, 2012, »
W praktyce - przynoszą mi wniosek o akta, wypełniam karty zastępcze, wsadzam w miejsce wyciągniętych akt, wypełniam odpowiedź na wniosek gdzie podaje co jest wypozyczone, tj. sygnatura, tytuł oraz powód wypożyczenia, wzór wprowadzony przez poprzedniczkę. Oczywiscie są wszelkie potrzebne pieczątki i podpisy. Nad terminem zwrotu sie zastanawiałem ale po pierwszych kilku miesiącach pracy uznałem że to bez sensu - jeśli bowiem akta są potrzebne do odpisów wyroków/postanowień etc. to ok - akta wracają szybko i termin da się przewidzieć. Jednakoż jak akta są potrzebne do wyroku łącznego albo idą gdzieś do wyższej instancji albo potrzebne do innej do sprawy w moim sądzie czy jakimkolwiek innym to de facto nie da sie przewidzieć kiedy wrócą - sprawa może sie ciągnąc długo, bo odwołania, bo skargi, bo ekspertyzy, bo zmiana adwokata itd. Akta na ogół zanoszę sam co uciązliwym w moim przypadku nie jest. Nie jest to moze model optymalny i gdzieś w przyszłosci kiedyś tam będzie trzeba zrobić coś na wzór karty zastępczej aczkolwiek to co jest obecnie takze wystarcza.

Ze zwrotem akt wykorzystanych - najczęściej znoszą mi do archiwum, jak większe ilości to sie umawiamy tak, że pomagam, czasami zabieram przy okazji.
Co do spraw pilnych - zależy gdzie jestem, jak siedzę w archiwum to schodzą z wnioskiem, jak jestem gdzieś indziej - dzwonią, mówią że pilne, odbieram wniosek i zaraz realizuję.
Z tym zastrzeżeniem, ze sąd nie jest duży, więc rzadko sie zdarza abym wypożyczał wiecej jak 10-20 jednostek dziennie, zazwyczaj jest ich mniej.

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 420
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie
« Odpowiedź #5 dnia: Luty 29, 2012, »
Widzę, że w większości instytucji wuglada to podobnie.
I mnie w sądzie pracownicy wypełniają kartę udostępnienia i dostaję zamówienia za pośrednictwem biura podawczego, czasami przychodza osobiscie albo wypełniają kartę przy odbiorze, gdy wiadomo, że akta są dostępne. W sprawach pilnych dzwonią, ale karta udostępniania to podstawa. U mnie jest jeszcze wpisywany cel wypożyczenia, co bardzo ułatwia wyszukiwanie. Wiadomo, do której sprawy zostały dołączone. Przy sporym ruchu akt z archiwum jaki mam jest to duże ułatwienie. Akta osobiście zanoszę do wydziałów i pracownik podpisuje odbiór akt w specjalnej kontrolce. Karty udostępniania wkładam do skrzyneczki, którą sobie wymyśliłem, z podziałem na komórki organizacyjne. Po zwrocie akt odnotowuję na karcie datę zwrotu i odkładam do zbioru kart, które dotyczą akt zwróconych (wg. kolejności zwrotu). W miejsce wyjętych akt wkładam zasawnik z datą wypożyczenia i danymi osoby, która akta wypożyczyła. Przy zwrocie akta zaznaczam takżę datę zwrotu w tej kontrolce szukając po dacie wypożyczenia z zastawnika.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie
« Odpowiedź #6 dnia: Marzec 06, 2012, »
Po wyszukaniu prze zemnie  zamawianych akt dostarczam je pracownikom "do rak własnych".
(...)
Póki co przejęłam zwyczaje po moim poprzedniku, jestem ciekawa jak organizują sobie prace inni archiwiści.

Ciężko zmienia się takie zwyczaje.
Nie ulegajmy fałszywemu wrażeniu, że mamy dwie równoprawne alternatywy co do sposobu wypożyczania. Jeśli chcę wypożyczyć książkę z biblioteki to bibliotekarz mi jej nie przyniesie do domu. Z samej terminologii (wypożyczenie z archiwum, zwrot do archiwum) i kształtu formularza karty udostępnień ("upoważniam do odbioru akt z archiwum") wynika że pracownik przychodzi do archiwum po akta i tam je potem odnosi. Wszelkie odstępstwa od tej reguły możemy zaliczyć na karb uprzejmości czy uczynności albo złej praktyki, natomiast nigdy nie uznamy tego za normę.

My się szykujemy do zamawiania i prowadzenia ewidencji udostępnień w systemie EZD  :)
Jarek Orszulak

Offline pulchra

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Odp: Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie
« Odpowiedź #7 dnia: Marzec 14, 2012, »
Dziękuję za odpowiedzi  :)
Macie sytuacje godne pozazdroszczenia. Jestem teraz na etapie...wypisywania wniosków o wypożyczenia za pracowników, bo oni nie mają na to czasu. Doszło do kuriozum, że sama sobie kwituję akta, które "wypożyczam".

Po wyszukaniu prze zemnie  zamawianych akt dostarczam je pracownikom "do rak własnych".
(...)
Póki co przejęłam zwyczaje po moim poprzedniku, jestem ciekawa jak organizują sobie prace inni archiwiści.

Ciężko zmienia się takie zwyczaje.
Nie ulegajmy fałszywemu wrażeniu, że mamy dwie równoprawne alternatywy co do sposobu wypożyczania. Jeśli chcę wypożyczyć książkę z biblioteki to bibliotekarz mi jej nie przyniesie do domu. Z samej terminologii (wypożyczenie z archiwum, zwrot do archiwum) i kształtu formularza karty udostępnień ("upoważniam do odbioru akt z archiwum") wynika że pracownik przychodzi do archiwum po akta i tam je potem odnosi. Wszelkie odstępstwa od tej reguły możemy zaliczyć na karb uprzejmości czy uczynności albo złej praktyki, natomiast nigdy nie uznamy tego za normę.

My się szykujemy do zamawiania i prowadzenia ewidencji udostępnień w systemie EZD  :)

Święta prawda, próbuję to zmienić, ale na razie jestem jedna przeciw wszystkim.

Offline pulchra

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Odp: Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie
« Odpowiedź #8 dnia: Marzec 17, 2012, »
Ok, mam nadzieję zmienić praktykę wypożyczania akt.
Plan jest taki: dostaję wypisaną kartę udostępnień + jej ksero (żeby nie trzeba było wypisywać zastawnika). Ksero wędruje na półkę zamiast akt, oryginał do segregatora (podział na komórki organizacyjne i teraz pytanie, czy karty dalej układać wg. sygnatur, czy wg. dat wypożyczeń?). Mam bardzo dużo wypożyczeń w ciągu dnia, więc dobrze by było się w tym nie pogubić.
Czy zastawniki się sprawdzają? Może wystarczą same karty udostępnień w segregatorze?
A zwroty akt: czy wymagacie potwierdzenia podpisem zwrotu akt przez pracownika? W końcu jest takie pole w karcie udostępniania (chciała bym wprowadzić uproszczony wzór), a może nie jest to konieczne?

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie
« Odpowiedź #9 dnia: Marzec 19, 2012, »
U mnie nie ma podziału na komórki organizacyjne. Karty udostępnienia dostają po prostu kolejny numer, np. 21/12, 22/12 itd. Prowadzę ewidencję wypożyczeń w excelu, co znacząco ułatwia potem odszukanie dokumentacji przy zwrocie, który jest jak najbardziej kwitowany przez osobę zwracającą akta. Co do kart zastępczych, to sprawdzają się w momencie odkładania dok. na miejsce (nie trzeba znowu szukać i przekładać teczek). Poza tym jest to informacja dla innych osób, które będą w przyszłości pracowały w archiwum, lub tych, które obejmują zastępstwo w trakcie Twojej nieobecności, że dana teczka jest wypożyczona i kto ją aktualnie ma. Wypisanie karty zastępczej zajmuje niespełna minutę, a jej użytecznosć jest ogromna.
Życzę powodzenia we wprowadzaniu zmian  :)

Offline pulchra

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Odp: Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie
« Odpowiedź #10 dnia: Marzec 20, 2012, »
Czy jakiś akt prawny zakazuje wypożyczania akt zagrzybionych? To, że nie udostępnia się zagrzybionych akt jest dla mnie oczywiste, ale muszę to poprzeć odpowiednim przepisem. Przychodzi Wam coś do głowy?

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie
« Odpowiedź #11 dnia: Marzec 21, 2012, »
Instrukcja archiwalna (załacznik do rozporz. z 18 stycznia 2011) - paragraf 30 mówi: "Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia (...)"

Offline pulchra

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Odp: Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie
« Odpowiedź #12 dnia: Marzec 21, 2012, »
Dziękuję za szybką odpowiedź :) jednak to rozporządzenie dotyczy organów:

- gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki;
- powiatu i starostwa powiatowe;
- samorządu województwa i urzędy marszałkowskie;
- zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy.

A ja poszukuje przepisu odnoszącego się ogólnie do AZ lub do AZ wymiaru sprawiedliwości.

Offline archiwistka 2

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Odp: Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie
« Odpowiedź #13 dnia: Marzec 22, 2012, »
Witam Wszystkich. U mnie wypożyczenie działa w następujący sposób: Karat udostępnienia akt powstaje w komórce, która chce akta wypożyczyć. Jeśli są to akta tej komórki to zgodę wydaje Naczelnik tej komórki , jeśli są to akta z innego Wydziału dodatkowo zgodę wyraża Naczelnik tego Wydziału. Następnie przesyłają drogą elektroniczną do mojego Naczelnika a On do mnie . Ponieważ Urząd ma kilka budynków to zdarza się że zanoszę i odbieram akta ale raczej jako forma grzeczności a nie norma w działaniu. Karta wypożyczenia akt jest jednocześnie zastawnikiem. Myślę , że tylko konsekwencja w działaniach pomoże ogarnąć całość.

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie
« Odpowiedź #14 dnia: Marzec 22, 2012, »
Dziękuję za szybką odpowiedź :) jednak to rozporządzenie dotyczy organów:

- gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki;
- powiatu i starostwa powiatowe;
- samorządu województwa i urzędy marszałkowskie;
- zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy.

A ja poszukuje przepisu odnoszącego się ogólnie do AZ lub do AZ wymiaru sprawiedliwości.

Obawiam się, że w takim przypadku kwestię wypożyczania regulują tylko wewnętrzne przepisy jednostki.
Generalnie nie rozumiem osób, które na siłę chcą wypożyczać zagrzybione akta. Jeśli już koniecznie chcą skorzystać, to może da się ich namówić, by zrobili to na miejscu, w archiwum. Ja ostatecznie nastraszyłabym konsekwencjami dotykania takich akt, w sensie łuszczenie skóry, wysypka, czy inne zgrozy  ;D