Autor Wątek: Przyjmowanie akt do archiwum zakładowego - opis teczek  (Przeczytany 6782 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline tomek11

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 48
witam

Pytanie być może banalne ale potrzebuje konkretnej odpowiedzi. Do AZ będą przekazywane są teczki /każda teczka to osobna sprawa/, teczki (na okładce) są z różnymi adnotacjami, wew.numerami rejestracyjnymi, opisami itp. w związku z tym nie na wszystkich teczkach będzie możliwość umieszczenia opisu zgodnie z Inst.kancel. - na górze nazwa jednostki itd... co robić? czy wymagane opisy na teczce mogą być trochę inaczej niż w instrukcji np nazwa jednostki na  środku teczki a poniżej dalsze informacje nazwa i daty?Czy wymagać wymiany teczek...
« Ostatnia zmiana: Marzec 06, 2012, wysłana przez Jarek »

Offline MarcinP

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 547
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Opis teczek
« Odpowiedź #1 dnia: Luty 24, 2012, »
Nie wiem na jakiej instrukcji kancelaryjnej Pan bazuje. Niemniej opis okładki teczki musi być zgodny z tym, co stanowi instrukcja. Prawidłowy opis powinien zawierać:
1. nazwę jednostki (instytucji)
2. nazwę komórki organizacyjnej
3. znak teczki (symbol komórki i symbol z JRWA)
4. kategorię archiwalną
5. pełne hasło klasyfikacyjne z JRWA (+ dodatkowy opis poniżej hasła klasyfikacyjnego, jeśli jest potrzebny oraz informację o numerze sprawy, jeśli mamy do czynienia z rozbiciem na tomy, a poszczególne sprawy są w osobnych teczkach)
6.informację o rodzaju dokumentacji w teczce (faktury, skargi, pisma itp.)
7. daty skrajne dla dokumentacji znajdującej się w teczce
8. numer tomu
9. rok wszczęcia i zakończenia sprawy.
 

Offline marcin80

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
Odp: Opis teczek
« Odpowiedź #2 dnia: Luty 24, 2012, »
Dobry opis, zgodny z rwa jest istotny, ale dużo zależy od tego z jaką dokumentacja masz do czynienia. Jeśli są to akta, których okres przechowywania  minie np. za rok, to ja wymagałbym od danej komórki zrobienia dobrego spisu zdawczo- odbiorczego i nie bawiłbym się w ceregiele ze zmianą okładek. W przyszłym roku skierowałbym do AP wniosek brakowania tej dokumentacji.
Jeśli mówimy o dokumentacji z dłuższym okresem przechowywania, nie można mieć skrupułów i trzeba żądać prawidłowego rozmieszczenie elementów opisu. Wtedy obecne okładki można zachować ale na wierzchy teczek wszyć nowe, z prawidłowym opisem.

Offline Mad_Cyclist

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 19
Odp: Przyjmowanie akt do archiwum zakładowego - opis teczek
« Odpowiedź #3 dnia: Styczeń 24, 2019, »
Moje pytanie w tym temacie zabrzmi banalnie. Jak wytłumaczyć pracownikowi jednej z komórek organizacyjnych, żeby w opisie koszulki nie umieszczał całej treści pisma np: upoważnienia czy sentencji wyroku? Zwracając mu uwagę na ten fakt i wskazując, że opis powinien w sposób jasny i krótki odzwierciedlac treść sprawy otrzymałem odpowiedź "Bo Pan ustawia pracę pod siebie i ja po takich zmianach nic nie znajdę w EZD"