Autor Wątek: Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?  (Przeczytany 32348 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline tomek11

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 48
pełne roczniki
« Odpowiedź #30 dnia: Marzec 30, 2012, »
przekazanie do AZ spraw pełnymi rocznikami. Co to oznacza? Czy dot. to spraw zakończonych w danym roku czy założonych i zakończonych?
przykład: mam 10 skarg, każda skarga jest w osobnej teczce aktowej, sprawy zaczynają sie w 2012r. 5 spraw kończy się w 2012, 5 spraw w 2013.
jeżeli traktujemy to jako sprawy zakończone w danym roku, to 5 możemy oddać np w 2015 i 5 kolejnych w 2016r. jeżeli właściwa interpretacja to sprawy załozone i zakończone to dopiero po zakończeniu wszystkich spraw czyli np w 2016r..... co jest właściwe, bo spotkałem się z takimi dwoma sposobami?????

Offline tomek11

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 48
Odp: Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?
« Odpowiedź #31 dnia: Marzec 30, 2012, »
Stany

ale czy moge przejąc dok.spraw niezakończonych??

do ewalew90

można przerejestrować, ale jeżeli spraw niezakończonych jest np 15mb??

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Odp: Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?
« Odpowiedź #32 dnia: Marzec 30, 2012, »
Do archiwum przejmuje się tylko dokumentację spraw zakończonych. IK nie mówi o przyjmowaniu dokumentacji niezakończonej.
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline archiwistka90

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 153
Odp: Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?
« Odpowiedź #33 dnia: Marzec 30, 2012, »
Nie możesz przejąć dokumentacji niezakończonej, o tym pisaliśmy już setki tysięcy razy.

Co ma przerejestrowanie do ilości mb? :)
Robisz w spisie ewentualnie adnotację, tylko mówiłam, to jest naciągane, przerejestrować powinieneś w przypadku np. zmian organizacyjnych. Najbardziej prawidłowym rozwiązaniem jest czekanie aż sprawy zostaną zakończone.

Offline tola33

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
  • Płeć: Kobieta
Odp: Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?
« Odpowiedź #34 dnia: Marzec 26, 2013, »
Witam,
przyjmowanie kompletnymi rocznikami dokumentacji spraw zakończonych do AZ oznacza, że przyjmuje się wszystkie zakończone sprawy w danym roku czyli nie np. od kwietnia do lipca tylko wszystkie zakończone od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.
Jeżeli w danej teczce część spraw nie jest zakończona to nadal pozostaje na stanowisku pracy, w spisie spraw teczki przekazywanej do archiwum odnotowuje się ten fakt i sprawa załatwiona. Jeszcze lepiej jeżeli jednostka organizacyjna posiada system teleinformatyczny, który pozwala na generowanie spisu wyłącznie spraw zakończonych. Nie ma potrzeby kombinowania, sztucznego kończenia sprawy i wznawiania jej z innym znakiem. Dodatkowa informacja, że w obecnie obowiązującej instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej nie ma wzmianki o kompletności rocznika jedynie że oddaje się do archiwum wyłącznie sprawy zakończone.
pozdrawiam :)
T.

Offline Scorpii

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?
« Odpowiedź #35 dnia: Sierpień 21, 2014, »
Witam,
a taka sprawa: "umowa na świadczenie usług medycznych" zawarta w 2010 r. (który właśnie chcę przejąć).
Jest to w teczce BHP - B25, więc raczej chciałbym mieć komplet.
W spisie spraw na marginesie jest zapis "umowa w segregatorze umowy różne" i sekretariat warczy i gryzie, jak tylko próbuję podejść do tego segregatora.

Oczywiście jest więcej takich umów długoterminowych (telefony, wywóz śmieci, opieka informatyczna, różne) i jeśli teczka ma kategorie B5 to się nie upieram, ale przy B25 chce mieć wszystko.
I jak to rozwiązać.

Pozdrawiam

Berserc

  • Gość
Odp: Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?
« Odpowiedź #36 dnia: Sierpień 21, 2014, »
W segregatorze "umowy różne" dać kopię umowy i załatwione (swoją drogą kto wymyśla takie cudeńka ;) - umowy różne, są też umowy "nie różne"??). Swoją drogą po co sobie tak utrudniać życie? Materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem umowy powinny być w danej teczce rzeczowej, a drugi egzemplarz umowy w zbiorze umówi wraz z rejestrem i jest dobrze. Teczka rzeczowa trafi po dwóch latach do AZ, a zbiór i rejestr raczej nie i wszyscy są zadowoleni. To może być nawet regulowane osobną instrukcją obiegu umów i nie powinno się kłócić z IK czy JRWA. A dodatkowy egzemplarz umowy chyba nie jest problemem dla nikogo?

Offline Tomciaz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 52
Odp: Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?
« Odpowiedź #37 dnia: Wrzesień 22, 2014, »
A ja mam pytanie z gatunku oczywistych, ale nie dające mi spokoju - czy ów dwuletni okres przechowywania akt spraw w komórce wlicza się w ustalony dla danego rodzaju dokumentacji okres przechowywania czy nie?

Offline Tomciaz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 52
Odp: Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?
« Odpowiedź #38 dnia: Wrzesień 22, 2014, »
No to jestem zaskoczony taką interpretacją, że akta należy przekazywać do AZ po dwóch latach od wszczęcia sprawy. Jest to niezgodne przecież z instrukcją kancelaryjną - paragraf 63 p. 1 stanowi, że: "Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego (...)". I jakoś nie wyobrażam sobie, żeby to mogło wyglądać inaczej  ;)

Pewnie zostanę nominowany do Złotego Szpadla, ale pozwolę sobie zestawić co nieco. Ciekawostka z Rozporządzenia...  w sprawie postępowania z dokumentacją...:

Cytuj
2. Symbolem ?B? oznacza się kategorią archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
1) symbolem ?B? z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu
praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu;
okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla
potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;

No i IK z 2011...:

Cytuj
§ 63. 1. Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego
stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

Wynika z tego IMO tyle, że choćby jakaś sprawa w kategorii B5 ciągnęła się przez 5 lat, od razu po jej zakończeniu... można wybrakować te akta?  ???

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?
« Odpowiedź #39 dnia: Wrzesień 22, 2014, »
Wytworzenie akt sprawy to nie to samo co wszczęcie sprawy. Byc może autorzy rozp. z 16.09.2002 użyli niezbyt precyzyjnego określenia, ale moim zdaniem nie zachodzi tu żadna sprzeczność jeśli pod terminem "wytworzenie" zastosowanym w rozp. min. kultury rozumiemy wytworzenie kompletnych akt, czyli sprawę/dokumentację zakończoną.


Okres przechowywania akt w komórce oczywiscie wlicza sie do ogólnego okresu przechowywania (liczonego od 1 stycznia roku następnego po roku, w którym sprawa/dokumentacja została zakończona).

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?
« Odpowiedź #40 dnia: Wrzesień 22, 2014, »
Przy prowadzeniu akt spraw pojawia się kilkia dat, w tym data zakończenia i data wytworzenia czyli daty skrajne dokumentacji (data ostatniego elementu w aktach sprawy). To nie są daty tożsame, od pierwszej oblicza się czas archiwizacjiw urzędzie, od drugiej całkowity czas przechowywania.
Jarek Orszulak

Offline GAP1

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 385
Odp: Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?
« Odpowiedź #41 dnia: Wrzesień 22, 2014, »
Okres przechowywania akt liczy się od momentu ich zarchiwizowania, nie od momentu ich zakończenia.

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 179
Odp: Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?
« Odpowiedź #42 dnia: Wrzesień 22, 2014, »
Okres przechowywania akt liczy się od momentu ich zarchiwizowania, nie od momentu ich zakończenia.

Ooo kolego GAP1, nie wiem jak pracuje się w archiwach wyodrębnionych ale troszkę kolegę poniosło... Okres przechowywania od momentu zarchiwizowania? absurd! okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia sprawy poczynając od roku następnego po zakończeniu sprawy.
Herezję kolega głosi...


Przy prowadzeniu akt spraw pojawia się kilka dat, w tym data zakończenia i data wytworzenia czyli daty skrajne dokumentacji (data ostatniego elementu w aktach sprawy). To nie są daty tożsame, od pierwszej oblicza się czas archiwizacji w urzędzie, od drugiej całkowity czas przechowywania.

Jarek, mógłbyś rozwinąć Twoją myśl bo nie do końca rozumiem co masz na myśli. Raczej data zakończenia jest tożsama z datą wytworzenia ostatniego dokumentu w sprawie, po zakończeniu sprawy raczej nie ma nowych dopływów dokumentów do sprawy, więc nie rozumiem Twojego toku myślenia, jak być mógł trochę rozjaśnić;)

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?
« Odpowiedź #43 dnia: Wrzesień 22, 2014, »
Pisałem już tu:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,2150.0.html

Warto zerknąć do zestawu metadanych dla sprawy z IK z 2011 r., ale metadanych - dat istotnych dla sprawy jest nawet aż 5.
Datę przekazania do az liczy się od daty czynności zakończenia sprawy, a okres przechowywania od daty ostatniego elementu. W praktyce rzadko zmienia to cokolwiek, ale warto o tym pamiętać.
« Ostatnia zmiana: Wrzesień 22, 2014, wysłana przez Jarek »
Jarek Orszulak

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 179
Odp: Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?
« Odpowiedź #44 dnia: Wrzesień 22, 2014, »
eeeee metadane do stricte do spraw w EZD ;)
5 dat kolega powiada, a ja w metadanych opisujących sprawę widzę dwie:)