Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?

[GAP1]

Sorrrki, już mi ta wyodrębniona archiwistyka pomieszała wszystko we łbie. Oczywiście, że okres przechowywania liczy się od daty zakończenia danej sprawy. Ufff, za długo już robię w tym naszym archiwum.

[Jarek]

Data wpływu pisma wszczynającego sprawę, data rejestracji sprawy, data ostatecznego załatwienia (np. wydania decyzji), data zakończenia sprawy, data ostatniego elementu w sprawie.
Powtórzę - okres przechowywania oblicza się od daty ostatniego dokumentu a nie od daty czynności zakończenia sprawy (która zresztą może nie być w sprawie papierowej w ogóle odnotowana). Tu nie chodzi o zastanawianie się nad tym czy to sens czy nie, tylko o to że taki jest obecny stan formalno-prawny.
Metadane dla dokumentów elektronicznych to w tym zakresie takie same właściwie dane jak w przypadku dokumentacji papierowej. Zestawy metadanych z IK w mojej ocenie mają niedoskonałości, ale też dość dobrze oddają przeznaczenie poszczególnych dat.

[GAP1]

Zazwyczaj jest tak, że ostatni dokument oznacza zakończenie danej sprawy.

[szycha]

Data rejestracji sprawy - to czynność czysto technicza, jak dla mnie data nieistotna

[tomek11]

czy ostatnim dokumentem sprawie może być np. zwrotka? czy decyzja (wysyłana za potwierdzeniem)

jeszcze jedno pytanie dot. spraw zakończonych np po otrzymaniu zwrotki. Po uznaniu sprawy za zakończoną (po kilku miesiącach) nalezy ją wznowić (np wpłyneło odwołanie od decyzji) rejestrujemy nowa sprawę czy prowadzimy sprawę na "starym numerze"

[archiwistka90]

Odwołanie po kilku miesiącach?
A tak serio - to nadal ta sama sprawa - wznawiamy i prowadzimy pod tym samym znakiem

[Aleksander81]

Witam!
1. Archiwum zakładowe przejmuje akta spraw ostatecznie zakończonych, w stanie uporządkowanym.
2. Poszczególne teczki (sprawy z kompletów rocznych) potrzebne do bieżącej pracy mogą być pozostawione w komórkach organizacyjnych na zasadzie wypożyczenia, jednakże dopiero po dokonaniu formalności przekazania akt do archiwum.

pozdrawiam

[Dory]

Pracownik chce przekazać do archiwum (instytut naukowy PAN) umowy zawarte w 2012 r. Mają one swoje kolejne numery w ramach znaku NA-2311 (czyli NA-2311-1/12, NA-2311-2/12 itd.). Przykłady tematyki: usługi naukowo-badawcze, udostępnienie oprogramowania, badanie sprawozdania finansowego, roboty budowlane.
Problem w tym, że część to umowy zakończone (np. od NA-2311-1/12 do NA-2311-11/12), potem są umowy na czas nieokreślony (np. NA-2311-12/12, ....13, ...14 itd.), potem znowu  na czas określony (zakończone).
Umowy na czas nieokreślony trwają, a te zakończone można by przekazać.
Znam zasadę, że przekazuje się sprawy zakończone, ale wiadomo, że nie mogę czekać, aż umowy na czas nieokreślony się zakończą, bo to może potrwać wieki. Co robić w tej sytuacji? Przecież chyba nie można wydzielić tych określonych i przekazać do AZ, a nieokreślone zostawić...?

[Asmund]

Ja bym to widział tak:

1) niech oni w ramach jednej klasy z wykazu akt zrobią sobie osobne teczki na umowy na czas określony i nieokreślony. To wymagałoby wykreślenia ze starego spisu spraw wszystkich spraw dotyczących umów na czas nieokreślony znajdujących się w zbiorczej teczce i dodaniu adnotacji o przeniesieniu do nowej, tudzież nadania podtytułów: na jednej umowy na czas określony, na drugiej - nieokreślony. To jest dobre wyjście jeśli oni nie mają już miejsca w biurze na te umowy i chcą się koniecznie pozbyć tych teczek. Oczywiście rzecz wymaga dodatkowej roboty, więc możesz napotkać na opór.

2) Niech niezakończone umowy przerejestrują i przeniosą do teczki na nowy rok, jeśli instrukcja archiwalna pozwala. Wtedy w starej teczce zostaną same zakończenie i problem się rozwiąże.

3) albo po prostu postaw się i nie przyjmuj, bo skoro archiwum przyjmuje jedynie akta spraw zakończonych, to teczek ze sprawami pozostającymi w toku załatwiania (aktywnymi) przyjąć Ci nie wolno. Inaczej czeka nas ChAoS  Tu też napotkasz na opór, ale zasady o przyjmowaniu wyłącznie akt spraw zakończonych należy się trzymać twardo. Powinna się ona znajdować w instrukcji, więc podkładka dla przełożonych odpowiednia jest.

p.s.
a czy umowy na usługi badawcze zawierane na czas nieokreślony nie są czasem po prostu umowami o pracę i nie powinny być w teczkach akt osobowych?

[Dory]

Ja bym to widział tak:

1) niech oni w ramach jednej klasy z wykazu akt zrobią sobie osobne teczki na umowy na czas określony i nieokreślony. To wymagałoby wykreślenia ze starego spisu spraw wszystkich spraw dotyczących umów na czas nieokreślony znajdujących się w zbiorczej teczce i dodaniu adnotacji o przeniesieniu do nowej, tudzież nadania podtytułów: na jednej umowy na czas określony, na drugiej - nieokreślony. To jest dobre wyjście jeśli oni nie mają już miejsca w biurze na te umowy i chcą się koniecznie pozbyć tych teczek. Oczywiście rzecz wymaga dodatkowej roboty, więc możesz napotkać na opór.

2) Niech niezakończone umowy przerejestrują i przeniosą do teczki na nowy rok, jeśli instrukcja archiwalna pozwala. Wtedy w starej teczce zostaną same zakończenie i problem się rozwiąże.

3) albo po prostu postaw się i nie przyjmuj, bo skoro archiwum przyjmuje jedynie akta spraw zakończonych, to teczek ze sprawami pozostającymi w toku załatwiania (aktywnymi) przyjąć Ci nie wolno. Inaczej czeka nas ChAoS  Tu też napotkasz na opór, ale zasady o przyjmowaniu wyłącznie akt spraw zakończonych należy się trzymać twardo. Powinna się ona znajdować w instrukcji, więc podkładka dla przełożonych odpowiednia jest.

Też  myślałam o takim wyjściu, innego chyba nie ma.

p.s.
a czy umowy na usługi badawcze zawierane na czas nieokreślony nie są czasem po prostu umowami o pracę i nie powinny być w teczkach akt osobowych?

To są umowy realizowane przez firmy zewnętrzne na rzecz naszej jednostki.

[szerka]

Witajcie,
U mnie zakończenie spraw  wygląda następująco:
Jest decyzja administracyjna, początek w 2014 r. Tych decyzji jest około 1500, każda od 10 do 500 kartek. Kończy się rok 2014, przez rok decyzje będą przechowywane w komórce merytorycznej, W 2016 r. muszą "zejść" do AZ, aby zrobić miejsce na kolejny rocznik. Przyjmuję w całości do AZ, wiedząc, że w około 15% będą trwały czynności służbowe - umorzenia, rozłożenie na raty, odwołania i decyzje sądowe itd. Ja, ani pracownik komórki merytorycznej nie jest w stanie określić, która sprawa zostanie wszczęta na nowo lub kontynuowana. Z doświadczenia wiem, że sztywny zapis o przechowywaniu przez dwa lata w komórce macierzystej nijak się ma do praktyki - część spraw z 2014 r.  będzie się ciągnęła do co najmniej roku 2020.
Wspomniana wyżej dokumentacja z 2014 r. jest już w AZ na półkach. I niestety, od 2016 r. każde pisemko, każda zwrotka, koperta itd. trafia do mnie. A ja cierpliwie dokładam do istniejących spraw - decyzji administracyjnych.
Czy moje działanie jest naganne ? Jest, postępuję niezgodnie z IK. Ale co mam zrobić ?
szerka

[Bolek]

Dziwię się, że ty to robisz a nie pracownik prowadzący sprawę. Co z datą zakończenia sprawy? Jest wpisana w spisie spraw czy jest puste miejsce?

[szerka]

Witam, w ogóle nie ma spisu spraw.
Spis spraw również sam tworzę.
Dla całości decyzji administracyjnych otrzymuję ewidencję. I praktycznie to wystarczy.
Pozdrawiam
szerka

[MarcinP]

Ja bym takiej dokumentacji nie przyjął do archiwum. Ciekawe, jak daty skrajne określasz w spisach zdawczo-odbiorczych dokumentacji przyjętej, skoro dokładasz do przyjętych teczek nową dokumentację. Wygląda to na chaos.

[szerka]

Marcinie,
Jedyną datą skrajną jest rok wytworzenia decyzji administracyjnej. Ze względów organizacyjnych moje postępowanie zostało wymuszone, chaos miałabym wówczas, gdybym na raty przyjmowała dokumentację zakończoną. Tych rat (rocznych) byłoby 5 
 (słownie PIĘĆ). Pojemność AZ pozwala na taki luksus. I jeszcze jedno, tych decyzji o które twórczo się sprzeczamy jest rocznie około 1500. I nigdy nie wiem, czy do sprawy zakończonej np. w 2015 r. nie będę musiała dołożyć jakiegoś tam dokumentu po roku czy dwóch.
Jedynym minusem jest problem w typowaniu dokumentacji do zniszczenia. W tym roku przymierzam się do brakowania po ekspertyzie decyzji z 2000 r. plus te 5 lat. 100% gwarancji RZETELNOŚCI.
Plusem jest to, że panuję nad całością, decyzje rocznikowo są w całości, nie zmuszam kierownictwa do szukania oszczędności w etatach....
Gdybym nie przyjęła ? To inny archiwista zakładowy by przyjął.
Pozdrawiam
szerka