Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?

[MarcinP]

Nie można przekazywać pojedynczych spraw ze spisu spraw do AZ. Należy przekazać całość, czyli wszystkie tomy, jeśli każda ze spraw jest w osobnym tomie.

[Jarek]

Żadną miarą nie może być mowy o jakimś rzekomym przekazywaniu do az dokumentacji spraw niezakończonych i to jeszcze na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych.
Nasze ulubione rozporządzenie z 18.01.2011 w spr. instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jrwa zawiera dwie ciekawostki. Pierwsza z nich to dwa sposoby przechodzenia dokumentacji na stan az - w przypadku systemu tradycyjnego ma się to odbywać poprzez przekazywanie teczek aktowych, czyli przyjmujemy w zasadzie kompletny rocznik spraw z danej komórki. Ale instrukcja kanc. zawiera dopuszczenie zakładania teczek aktowych dla akt jednej sprawy (par. 53 ust. 7) co w powiązaniu z instrukcją archiwalną daje nam furtkę (nie jestem do końca pewien czy zamierzoną) do przyjmowania akt poszczególnych spraw jako osobnych pozycji spisu zdawczo-odbiorczego. W systemie EZD na stan archiwum przyjmuje się dokumentację spraw zakończonych, co jak rozumiem oznacza zwolnienie z konieczności przejmowania kompletnych roczników spraw.
Druga ciekawostka jest taka, że zarówno par. 37 jak i par. 63 instrukcji kanc. określają że dokumentacja trafia do az po dwóch latach od ... zakończenia spraw. Znów nie wiem czy to do końca zamierzone czy nie, w starych instrukcjach kanc. była zawsze mowa o przekazywaniu akt po roku, kropka, i nie dało się tego rozumieć inaczej niż: po roku od założenia sprawy. Jaki sens miałaby jakakolwiek karencja w przekazywaniu gdyby chcieć ją liczyć od zakończenia spraw? Wtedy wystarczyłoby przekazywać do az akta już w roku następnym po zakończeniu spraw w teczce. Dwuletnia karencja powinna teraz służyć właśnie temu, żeby sprawy wszczęte w r. 2012 można było spokojnie zakończyć przed nastaniem roku 2015.

[tomek11]

wiec, jak rozumiem, w mysl rozporządzenia ze stycznia 2011 r do AZ dopuszczalne jest przekazywanie spraw zakończonych (tzn nie jest konieczne przekazywanie pełnymi rocznikami) ale w jaki sposób? powinno sie załączać spis spraw, czy nie? przyjmijmy ze jest jedna sprawa np. "skargi na pana X" i założonych jest 5 teczek(podteczek??)aktowych na pięć róźnych skarg. wiec możemy oddać np teczke 1 i 3 - jako teczki spraw zakończonych w danym roku?

[Rovan]

(...) w starych instrukcjach kanc. była zawsze mowa o przekazywaniu akt po roku, kropka, i nie dało się tego rozumieć inaczej niż: po roku od założenia sprawy. Jaki sens miałaby jakakolwiek karencja w przekazywaniu gdyby chcieć ją liczyć od zakończenia spraw? Wtedy wystarczyłoby przekazywać do az akta już w roku następnym po zakończeniu spraw w teczce. Dwuletnia karencja powinna teraz służyć właśnie temu, żeby sprawy wszczęte w r. 2012 można było spokojnie zakończyć przed nastaniem roku 2015.

No nie wiem. Ja zazwyczaj spotykałem się z zapisami w IK mówiącymi o rocznej, 2 a nawet 3 letniej karencji liczonej od zakończenia sprawy (często było wręcz doprecyzowane, że okres ten liczymy od 1 stycznia roku następnego po roku, w którym sprawa została zakończona).
Moim zdaniem tak liczona karencja wprowadzona została z myślą o ewentualnej konieczności wznowienia spraw już zakończonych.
Natomiast karencja liczona od założenia sprawy nie ma w mojej opinii żadnego sensu. Skąd niby mamy wiedzieć, jak długo sprawa będzie się ciągnęła?

[MarcinP]

No to jestem zaskoczony taką interpretacją, że akta należy przekazywać do AZ po dwóch latach od wszczęcia sprawy. Jest to niezgodne przecież z instrukcją kancelaryjną - paragraf 63 p. 1 stanowi, że: "Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego (...)". I jakoś nie wyobrażam sobie, żeby to mogło wyglądać inaczej 

[EwelinaSPK]

Dokładnie tak,Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego :)interpretacja, że okres liczy się od momentu wszczęcia sprawy jest błędna.

[Jarek]

Okazuje się że nawet w jednym wysoce banalnym zagadnieniu mogą być różne oczywiste oczywistości   . Nie drażnijcie mnie przypisywaniem mi napisania czegoś czego nie napisałem. W obecnej instrukcji jest to co jest i to właśnie napisałem, i nie zamierzam próbować inaczej interpretować czegoś czego nie da się inaczej zinterpretować niż tak jak jest tam napisane  
Mamy okazję żeby dokładniej przyjrzeć się zagadnieniu, trzeba sięgnąć do dostępnych nam starych instrukcji, zobaczymy co z tego wyniknie. Ja na szczęście nie zawsze mam rację  

[Jarek]

No to po kolei  

1. Uchwała Rady Ministrów z 24.08.1931 r. o przepisach kancelaryjnych w administracji publicznej:
 "We właściwych komórkach organizacyjnych przechowuje się akta [ostatecznie załatwione] tak długo, dopóki są potrzebne do bieżącego urzędowania. Po upływie tego czasu przekazuje się je do składnicy akt".

2. Instrukcja kancelaryjna dla Urzędu Wojewódzkiego Krakowskiego zatwierdzona Zarządzeniem Wojewody z dnia 28.10.1946 r.:
"We właściwych wydziałach przechowuje się akta tak długo, dopóki są potrzebne do bieżącego urzędowania zasadniczo w ciągu roku kalendarzowego. Po upływie tego czasu przekazuje się je, odpowiednio uporządkowane do składnicy akt."

3. Trochę na marginesie problemu, ale zapis który może co nieco wyjaśnić - Instrukcja kancelaryjna dla PWRN w Krakowie ogłoszona 8.01.1958 r.:
"Sprawy ostatecznie nie załatwione w terminie w starym roku przenosi się na nowy rok kalendarzowy, czyniąc o tym odpowiednie adnotacje na akcie i w spisie spraw, podając przy tym numer jaki sprawa nosiła w poprzednim roku kalendarzowym." (przerejestrowywanie spraw to zresztą temat na osobną dyskusję)

4. Instrukcja o prowadzeniu składnic akt w prezydiach rad narodowych województwa krakowskiego ogłoszona 8.01.1958 r.:
"Akta spraw zakończonych przechowują właściwi referenci zasadniczo przez 2 lata od daty zakończenia sprawy. Po upływie tego okresu akta przekazuje się do składnicy akt."

5. Ramowa instrukcja kancelaryjna z 29.10.1959 r.:
"Akta kategorii A i B pozostają w poszczególnych komórkach macierzystych (registraturach) przez okres jednego roku - licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy."

6. Instrukcja kancelaryjna w urzędach toap wprowadzona Zarządzeniem Nr 34 Ministra Administracji, Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska z dnia 26 listopada 1975 r:
"Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 2 lat kompletnymi rocznikami pracownik wyznaczony do tych spraw."

7. Instrukcja kancelaryjna dla urzędów toap ustalona zarządzeniem Nr 4 Ministra-Szefa Urzędu Rady Ministrówz dnia 7.04.1987 r.:
"Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw." ( w instrukcji dla zespolonej administracji rządowej w województwie z 1998 r. jest identyczny zapis).

Nie wiem na ile instrukcje te można uznać za reprezentatywne, natomiast dotyczą jednego typu instytucji. Jak widać nie zawsze było tak jak mamy teraz.

[MarcinP]

Z tego, co widzę, to w większości starych instrukcji była jednak mowa o przekazywaniu akt po zakończeniu spraw. Natomiast karencja była raz krótsza raz dłuższa, a niekiedy wprost nieokreślona (np. w 1931)...

[Jarek]

Jeszcze trochę starej literatury 

1. Archiwistyka praktyczna: "Archiwum zakładowe przejmuje akta spraw ostatecznie zakończonych (..) tylko kompletnymi rocznikami. Przejmowanie akt odbywa się w pierwszym kwartale każdego roku kalendarzowego za rok poprzedzający, np. w roku 1987 przejmuje się akta z roku 1986."

2. R. Szczepaniak, Archiwum zakładowe: "Akta najlepiej przekazywać do archiwum zakładowego po dwóch latach, gdyż wtedy są już zwykle po kontroli oraz w zasadzie nie są zbyt często potrzebne do bieżącego urzędowania."

3. I. Radtke, Organizacja pracy kancelaryjnej: "Akta (...) pozostają w kancelariach lub w poszczególnych komórkach organizacyjnych (...) przez okres 1 roku lub 2 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy."

Czyli w zasadzie podobnie jak w przytoczonych wyżej przepisach.
Nie wiem czy mówienie o większości czy mniejszości jest tu dobre, zawsze możnaby trochę inaczej dobrać przepisy 
Ale rzeczywiście jest w nich tak, że albo nie wyjaśnia się sposobu obliczania, albo doprecyzowuje, że chodzi o liczenie od zamknięcia spraw. Pojawia się w nich też jednak taki pomysł, że sprawy generalnie powinny być załatwiane w ciągu jednego roku. I tu kluczowe wydaje się pojęcie rocznika spraw - tu już się chyba ze mną zgodzicie że pod tym rozumiemy sprawy rejestrowane w danym roku. Konsekwencje są oczywiste - jedna niezakończona sprawa przesuwa przekazanie całego rocznika.

[archiwistka90]

A kompletnie zboczyliście z tematu
Wg mnie może być problematyczne przechowywanie dokumentacji przez dwa lata, zwłaszcza, jak kolega pisał, że niekiedy jego rocznik ma ok. 30 mb. Może znaleźć miejsce w urzędzie, firmie, gdzie można "wynieść" tomy spraw zakończonych, oczekujące na tomy niezakończone? U mnie w urzędzie tak się robi. Wiem, powinny być przechowywane w k.o., w registraturze, ale z braku miejsca to jedyne rozwiązanie.

[tomek11]

tak sie robi, ale chyba powinno byc jakieś inne sensowniejsze rozwiązanie.... nie ma sensu trzymać np 30mb dokumentacji jeżeli tylko jedna sprawa(1 tom) jest niezakończona...albo przenosić do jakis pomieszczeń i dopiero oddac do AZ jak wszystkie będa zakończone i do tego jeszcze po 2 latach....nie mam nawet takich pomieszczeń wolnych już nie wspomne o jakiś zabezpieczeniach.....

[tomek11]

czy ktos sie orientuje jak to prawidłowo zrobić?

[archiwistka90]

Tomek, u góry masz napisane. Prawidłowo - czekać aż wszystkie będą zakończone, lub "naciągnąć przepisy" i przerejestrować sprawy niezakończone.

[stany]

Jeżeli jest to Kat.B , przyjmij do AZ wszystkie tomy ,a następnie wypożycz komórce  o.  tomy  niezakończone ,niech zakańczają.Po zakończeniu i oddaniu tych tomów dopiszesz daty skrajne na teczce np. 2010-2012r. ,a spis z-o można przepisać poprawiając też daty skrajne w spisie z-o. W kat A ,tez tak można ,tylko wtedy jak nie oddałeś kopii do AP - ot taki myk.