Autor Wątek: Przyjmowanie akt do az - co ze sprawami niezakończonymi?  (Przeczytany 32350 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
     Mamy kilka tomów spraw zakończonych o jednym symbolu k. , w tym jeden tom z jedną ,bądz wieloma sprawami niezakończonymi - czy przekazujemy do AZ wszystkie tomy ze sprawami zakończonymi , a tom ze sprawą niezakończoną zatrzymujemy i przekazujemy  po zakończeniu sprawy np. w następnym roku, czy w ogóle nie przekazujemy wszystkich tomów , aż do chwili zakończenia sprawy w tym jednym tomie ?

Pozdrawiam !
« Ostatnia zmiana: Marzec 06, 2012, wysłana przez Jarek »

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Sprawy niezakończone-przekazywanie do AZ
« Odpowiedź #1 dnia: Luty 12, 2012, »
Az przejmuje akta spraw ostatecznie załatwionych kompletnymi rocznikami ... Teoretycznie dwuletnia karencja w przekazywaniu akt do az powinna ten problem rozwiązywać, ale oczywiście nie zawsze tak jest. Jedynym sposobem na to by jedna sprawa nie blokowała przekazania, jest jej przerejestrowanie, ale to nie jest w zasadzie zgodne z zapisami instrukcji kancelaryjnych ...
Jarek Orszulak

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Sprawy niezakończone-przekazywanie do AZ
« Odpowiedź #2 dnia: Luty 13, 2012, »
Zetknąłem się z tym problemem w instytucji zajmującej się dofinansowaniem inwestycji na szczeblu krajowym Tam prawie każda sprawa ciągnie się przez kilka, czasem nawet kilkanaście lat, a dokumentacja jednej sprawy potrafi osiągnąć rozmiary kilku-kulkunastu mb.
Siłą rzeczy zrezygnowano w tej sytuacji z przejmowania spraw pełnymi rocznikami - przejmowane są te, które zostały zakończone.
Ponadto dla dokumentacji spraw niezakończonych, która nie mieści się w komórkach org. stworzono specjalny magazyn odręczny nad którym pieczę sprawuje archiwista zakładowy.
Co więcej zetknąłem się tam z praktyką (wydawać by się mogło zupełnie nieprawidłową, choć najwyraźniej akceptowaną przez AP) sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych dla spraw niezakończonych, przekazywanych do magazynu przejściowego.

Podsumowując - przekazywanie akt do az kompletnymi rocznikami nie zawsze jest wykonalne - Najważniejsze aby dokumentacja spraw zakończonych nie zalegała w komórkach org.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Sprawy niezakończone-przekazywanie do AZ
« Odpowiedź #3 dnia: Luty 13, 2012, »
Cytuj
zetknąłem się tam z praktyką (wydawać by się mogło zupełnie nieprawidłową, choć najwyraźniej akceptowaną przez AP) sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych dla spraw niezakończonych, przekazywanych do magazynu przejściowego.
     
Gdy sporządzimy spis z-o dla teczek spraw niezakończonych to musimy napisać na teczkach i spisach z-o daty skrajne roczne i dla przykładu na teczce i w spisie z-o napiszemy 2010 , bo tylko są dokumenty z tego roku / w teczce znajduje się jakaś sprawa niezakończona i nie wiemy kiedy będzie koniec /  , to po zakończeniu sprawy w 2012r.na teczce trzeba  dopisać np. 2010-2012 i możemy bez problemu tak zrobić, ale jak w spisie z-o ?- przepisywać spis z-o  ? , a  jeżeli jest to kat. A  i  jeden egz.spisu został odesłany do AP, to co wtedy ?

Pozdrawiam.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Sprawy niezakończone-przekazywanie do AZ
« Odpowiedź #4 dnia: Luty 21, 2012, »
    No i nie wiadomo w końcu jak postępować, nie wierzę drodzy forumowicze,że nie zdarzają się takie sytuacje w waszych jednostkach - śmiało podzielcie się.

Pozdrawiam

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: Sprawy niezakończone-przekazywanie do AZ
« Odpowiedź #5 dnia: Luty 22, 2012, »
Do archiwum przyjmuję tylko tomy z kompletną dokumentacją, po zakończeniu wszystkich spraw.
Pozdrawiam!

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Sprawy niezakończone-przekazywanie do AZ
« Odpowiedź #6 dnia: Luty 22, 2012, »
   Mam rozumieć ,że jest 50 tomów do przekazania / z jednym symbolem kl./ , a w jednym z tych tomów jest sprawa niezakończona i będzie jeszcze trwała przypuszczalnie 2 lata, w takim przypadku  nie zostawiamy tylko tego jednego tomu niezakończonego w komórce tworzącej akta, a  49 zakończonych tomów przekazujemy do AZ ,  tylko zatrzymujemy wszystkie 50 i przekazujemy te 50 tomów dopiero po zakończeniu tej jednej sprawy w tym jednym tomie.

Pozdrawiam


Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Sprawy niezakończone-przekazywanie do AZ
« Odpowiedź #7 dnia: Luty 22, 2012, »
Podałeś interesujący przykład. Gdyby chodziło o przekazanie wszystkich teczek rzeczowych z danego roku za wyjątkiem jednej (zawierającej jakieś niezakończone sprawy) nie byłoby większego problemu.
Jednak w sytuacji gdy teczka rzeczowa składa się z wielu tomów i część z tych tomów zawiera sprawy niezakończone pojawia się rzeczywisty problem. Takiej dokumentacji nie można rozdzielić (wszystkie tomy stanowią jedną jednostkę, mają jeden spis spraw), nie mozna ich również przekazać do AZ (część spraw jest niezakończona). Natomiast pozostawienie całości dokumentacji na kolejne lata w komórce może byc kłopotliwe (brak miejsca itp.).

Jedynym rozsądnym rozwiązaniem wydaje się formalne zakończenie spraw (de facto niezakończonych) a następnie wznowienie ich w nowym roku i rejestracja pod nowym znakiem na nowym spisie spraw (par. 28 nowej instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu terytorialnego).

Jest to może trochę naciągane (bo faktycznie sprawy te przecież nie zostały zakończone i nie było potrzeby ich wznawiania), ale najlepsze rozwiązanie jakie przychodzi mi do głowy.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Sprawy niezakończone-przekazywanie do AZ
« Odpowiedź #8 dnia: Luty 22, 2012, »
Takie postępowanie nie wchodzi w grę  - czyli par. 28.

Offline tomek11

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 48
przekazywanie dokumentacji do AZ
« Odpowiedź #9 dnia: Luty 26, 2012, »
Witam

Firma prowadzi projekty które będą przekazywane do AZ. Projekty są prowadzone przez okres od 1 roku do 5 lat.Do projektów załozonych w danym prowadzone są spisy spraw. Co roku do AZ są przekazywane projekty które zostały zakończone. I tutaj mam problem, ponieważ razem w projektami powinien być przekazywany spis spraw. Spis spraw rozpoczętych w danym roku liczy np 100 poz. , sprawy zakończone w bieżącym roku to np.5 szt. Czy przekazywać pierwotny spis (100 poz.) razem z dokumentacją z adnotacjami w poszczególnych poz. o przeniesieniu spraw na kolejny rok? w tym wypadku będą tworzone spisy spraw rozpoczętych w danym roku przez 5 lat????


Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Sprawy niezakończone-przekazywanie do AZ
« Odpowiedź #10 dnia: Luty 29, 2012, »
Nie możesz przekazać teczki rzeczowej do AZ dopóki wszystkie sprawy w tej teczce nie zostaną zakończone. Chyba, że zastosujesz rozwiązanie podane przeze mnie w poprzednim poście - formalne zakończenie sprawy i wznowienie jej na nowym spisie, pod nowym znakiem, co wiąże się oczywiście z przeniesieniem do nowej teczki rzeczowej. W takiej sytuacji oczywiście w starym spisie konieczna jest adnotacja o przeniesieniu sprawy na nowy spis. Jeśli natomiast nie chcesz naginać rzeczywistości musisz czekac z przekazaniem danej teczki do AZ aż do zakończenia wszystkich figurujących w niej spraw.
W Twojej sytuacji najlepszym rozwiązaniem może okazać się prowadzenie każdego projektu w osobnej teczce. Taka praktyka jest może rzadko spotykana, niemniej dopuszczalna - wspomina o tym większość instrukcji kancelaryjnych, w tym nowa instrukcja dla organów samorządowych - par. 53, pkt. 7

Offline EwelinaSPK

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Odp: Sprawy niezakończone-przekazywanie do AZ
« Odpowiedź #11 dnia: Marzec 01, 2012, »
do archiwum przekazujemy teczki spraw zakończonych, dwa lata w komórce organizacyjnej moim zdanie wystarcza na załatwienie ostatecznie sprawy. u nas po ,,zakończeniu"" sprawy i przekazaniu teczek do archiwum trafiają głównie aneksy (kat. b) które są dołączane do sprawy podpinane oraz odnotowane w spisach spraw

Offline tomek11

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 48
Odp: Sprawy niezakończone-przekazywanie do AZ
« Odpowiedź #12 dnia: Marzec 02, 2012, »
Każdy projekt jest powadzony w osobnej teczce. mam 100 projektów czyli 100 teczek. te 100 projektów/teczek/ zakładam w jednym czasie czyli są to sprawy dla których prowadzi się jeden spis spraw. Projekty będą trwać np do 5 lat/w każdym roku cześć projektów będzie zakończonych/ wiec przez pięć lat prowadzimy spis spraw???
 

Offline pmm

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 37
Odp: Sprawy niezakończone-przekazywanie do AZ
« Odpowiedź #13 dnia: Marzec 02, 2012, »
Spis spraw jest prowadzony dla każdego roku odrębnie.
Chodzi Ci zapewne o to, że przez te 5 lat spis spraw np. z 2012 roku będzie sukcesywnie uzupełniany wpisami o dacie zakończenia danej sprawy. Natomiast dla roku 2013 i kolejnych będą już odrębne spisy spraw.

Offline tomek11

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 48
Odp: Sprawy niezakończone-przekazywanie do AZ
« Odpowiedź #14 dnia: Marzec 02, 2012, »
Tak, wiem że nie dopisujemy nowych spraw. Sprawy/projekty/ będą się ciągnąć przez 5 lat/wciągu tych lat poszczególne sprawy będą się kończyły/ w związku z tym do archiwum przekażemy projekty dopiero po zakończeniu wszystkich spraw? czyli np po 5 latach?  to będzie np 30mb akt....które w ciągu tych  lat muszą trzymać na regałach....
Czy można przekazać do AZ projekty które się zakończyły np. w ciagu pierwszego roku zakończyło się 80 spraw, pozostałe ciagną sie prze 5 lat....po roku przekazujemy do AZ 80 projektów.... a pozostałe 20 w okresie póżniejszym...