Obieg dokumentów - EZD

[Jarek]

A może warto zadać sobie pytanie czy takie potwierdzenie jest jeszcze potrzebne? W takim archiwum jakim jest EZD tradycyjna ewidencja traci trochę rację bytu ...

ps. u nas też to wszystko na razie w sferze planów ale zapraszamy 

[archiwistka90]

Pytasz co to znaczy "mamy obieg nie mamy EZD"? Już tłumaczę W 2009 wdrożono u nas sytem elektronicznego obiegu dokumentów. I od tego momentu prowadzimy wszystko podwójnie. Wszystkie sprawy prowadzimy w obiegu, każde pismo ma swoje odwzorowanie, skanujemy każde pismo przychodzące, wychodzące musi przejść przez dekretację elektroniczną (też w obiegu). Mimo tego wszystkiego nadal mamy system tradycyjny "wspierany" mówiąc w skrócie. Dokumentację archiwizujemy tradycyjnie, póki co w systemie to po prostu jest. I tak wygląda szara rzeczywistość. Obecnie pracownicy wykonują wszystko podwójnie - tradycyjnie i elektronicznie. Ot i tyle.
Co do modułu archiwum. Jak pisałam - u nas też póki co nie działa, "bo nie musi jeszcze".
Co do statusu sprawy. Myślę, że archiwista powinien być powiadamiany, może dana sprawa powinna przechodzić do "zasobu archiwum" w EZD? Jakiś dodatkowy pogląd na sprawy zakończone?
Gdzieś musi być napisane, że dana sprawa przeszła już do archiwum.

Właśnie, a co z sygnaturami spraw w archiwum EZD?

[Rovan]

My na chwilę obecną mamy podobnie. Z tym że dokumentacja nie jest skanowana, a jedynie rejestrowana w systemie. (stosujemy system SignUM - stworzony w UM w Warszawie i wprowadzony w wielu jednostkach podległych). Teoretycznie można wykonać i dołączyć skan dokumentu, ale nie mamy do tego ani sprzętu ani ustalonej procedury.
Od przyszłego roku (jak dobrze pójdzie ) planujemy przejście na pełny EZD.

[archiwistka90]

Ech. My mamy rewelacyjny skaner - kilkadziesiąt zeskanowanych pism w minutę nawet potrafi zrobić. Więc skanuję każde jedno pisemko. A EZD jak nie było, tak nie ma. Codziennie ponad 100 kopert wysyłanych, w tym do instytucji. Pytam - czemu nie wysyłacie elektronicznie tego? Przez ESP? Najczęściej pada odpowiedź, że "muszą mieć zwrotkę". I na nic tłumaczenie, że UPO to też zwrotka. Niepotrzebne drukowanie pism, które wychodzą do interesantów, skoro wszystko i tak mamy w systemie. System już umożliwia zrobienie pięknej, pełnej paczki archiwalnej Ale co z tego?

[Rovan]

Ty (archiwistka) skanujesz bieżącą korespondencję? Czy to przypadkiem nie powinno byc robione w kancelarii?

[archiwistka90]

Archiwistą jestem z wykształcenia. A pracuję w kancelarii. Archiwistą jest u nas w zakładzie osoba po kursie archiwalnym

[krzysiekp]

Witam
u mnie w jednostce dopiero powstaje SIWZP dot. EZD. Co dla mnie jako archiwisty powinno być ujęte w takiej specyfikacji aby po wdrożeniu nie było problemów?

[Anna Sobczak]

Bardzo dobre pytanie, w sumie to nie ma żadnego dokumentu ani publikacji, określających, co powinien zawierać EZD z punktu widzenia archiwisty zakładowego. Najłatwiej, to chyba będzie przejrzeć, co w innych SIWZ podawano, albo przebrnąć przez całe prawodawstwo dot. e-dokumentu i e-systemów a także zapoznać się z modelowaniem procesów.

[Anna Sobczak]

Może komuś się w przyszłości przyda:
http://martatuminska.blox.pl/2012/02/EZD-bledy-przy-prowadzeniu-spraw-w-Elektronicznym.html

Link nie działa. Czy blog został może przeniesiony pod inny adres?

[marcia]

Blog usunięty, ale na maila mogę wysłać prezentację :-)

[archiwistka90]

Przede wszystkim opcja generowania paczek archiwalnych i możliwosć przekazania spraw zakończonych po określonym czasie do archiwum.

[Anna Sobczak]

Blog usunięty, ale na maila mogę wysłać prezentację :-)

To w takim razie prosiłabym o przesłanie prezentacji na maila/PW.

[Anna Sobczak]

Poza ww. opcja udostępniania spraw archiwalnych, sortowania wg kategorii, tworzenia wykazów/spisów i in. oraz brakowania.

Dodałabym jeszcze możliwość przeglądania spraw bieżących pod kątem poprawności sporządzanych metadanych, żeby nie było, że dopiero po przekazaniu archiwista zakładowy zauważa, że były przygotowywane nie do końca, tak jak powinny i on teraz musi coś poprawiać.

Pewnie też przydałby się profil/konto, które pozwalałoby archiwiście państwowemu na dokonanie kontroli e-archiwum zakładowego, oczywiście z rejestracją takiej czynności.

[Kinga]

proszę o przesłanie prezentacji kingasr1984@interia.pl
Pozdrawiam

[Kajka]

Tak postrzegano EZD kilka lat temu.