Wprawdzie instytucja, w której pracuję nie podpada pod przepisy rozporządzenia z 18.01.2011, niemniej planujemy przejśc na system EZD opierając się o dotyczące go zapisy nowej IK wprowadzonej w/w rozporządzeniem. W związku z tymi planami mam kilka wątpliwości:
Dokumenty nadesłane w formie papierowej są w kancelarii digitalizowane i rejestrowane w systemie. Przy czym odwzorowania cyfrowe trafiają do EZD, a papierowe oryginały (bezpośrednio z kancelarii) do składu chronologicznego, gdzie przechowywane są w układzie w jakim zostały zarejestrowane (a więc wg numerów kancelaryjnych) bez podziału na poszczególne sprawy, klasy rzeczowe i kategorie archiwalne. Analogicznie postępuje się z dokumentacja nadesłaną na nośnikach informatycznych.
--> jak dotąd wszystko jasne i przejrzyste 
Materiały ze składu chronologicznego są po 2 latach od zakończenia sprawy, której część stanowią przekazywane do AZ, a materiały ze składu informatycznych nośników danych - brakowane (za wyjątkiem tych, których nie skopiowano do EZD - one również trafiają do AZ).
Przy przekazywaniu dokumentacji ze składu chronologicznego układ tej dokumentacji musi pozostać niezmieniony
--> wciąż jasne Teraz (wreszcie
) czas na moje wątpliwości:
- W składzie chronologicznym materiały uporządkowane są tylko wg numeru kancelaryjnego (bez podziału na poszczególne sprawy), natomiast przejmowana do AZ jest dokumentacja konkretnych spraw. Jak to w praktyce pogodzić z zapisem mówiącym o pozostawieniu dokumentacji przejmowanej ze skł. chronol. w układzie niezmienionym?
Jeśli przejmuję ze składu chronol. pisma dot. konkretnych spraw, będę musiał oddzielić je od pism dot. tych spraw, które jeszcze nie kwalifikują się do AZ. Nierzadko burząc przy tym układ wg numerów kancelaryjnych.
Przkładowo: w składzie chronologicznym mam pisma z nr kancelaryjnymi od 1 do 100 dotyczące 10 różnych spraw. Od zakończenia 3 spraw minęło 2 lata, w związku z czym pisma ich dot. (przykładowo o nr kanc 1, 7, 23, 31, 45, 52, 57, 78, 83, 99) powinny trafić do AZ. Widzę tu 2 problemy:
1 - Jeśli wyłączę ze składu chronol. te konkretne pisma, to czy nie dojdzie do rozbicia w/w układu (który miał pozostać niezmieniony).
2 - Czy przejmując w/w pisma do AZ powinienem rozdzielić je na poszczególne sprawy, czy przejąć jako jeden zbiór (w kolejności nr kanc)?
Zależy mi przede wszystkim na opiniach tych z Was, u których wprowadzony został system EZD.
Wiem, że jeszcze nie dokonywaliście przejęcia do AZ materiałów gromadzonych zgodnie z nowymi przepisami, ale zapewne zastanawialiście się jak ma to w praktyce wyglądać. Może ktoś z Was konsultował się w tej sprawie z AP? Proszę podzielcie się swoimi opiniami/przemysleniami itp.
