Autor Wątek: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism  (Przeczytany 38157 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline archiwonka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 24
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #45 dnia: Marzec 03, 2017, »
W ciagu jednego roku w komórce organizacyjnej do hasła klasyfikacyjnego przyporządkowujemy dokumentację-ma ona kat. B25, w tej samej komórce wytwarzana jest dokumentacja dotycząca tego samego hasła klasyfikacyjnego tylko innej kat archiwalnej np B5-co wtedy- czy komórka powinna stworzyć osobną teczkę,  spis spraw z tym haslem klasyfikacyjnym,ale inna kategorią?

Offline Śpioszek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #46 dnia: Marzec 03, 2017, »
W ciagu jednego roku w komórce organizacyjnej do hasła klasyfikacyjnego przyporządkowujemy dokumentację-ma ona kat. B25, w tej samej komórce wytwarzana jest dokumentacja dotycząca tego samego hasła klasyfikacyjnego tylko innej kat archiwalnej np B5-co wtedy- czy komórka powinna stworzyć osobną teczkę,  spis spraw z tym haslem klasyfikacyjnym,ale inna kategorią?

Tworzymy dwie podteczki, jedna będzie miała kat. B25 druga B5. W innym przypadku powielisz znaki spraw ;)

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #47 dnia: Marzec 06, 2017, »
W ciagu jednego roku w komórce organizacyjnej do hasła klasyfikacyjnego przyporządkowujemy dokumentację-ma ona kat. B25, w tej samej komórce wytwarzana jest dokumentacja dotycząca tego samego hasła klasyfikacyjnego tylko innej kat archiwalnej np B5-co wtedy- czy komórka powinna stworzyć osobną teczkę,  spis spraw z tym haslem klasyfikacyjnym,ale inna kategorią?

Szczerze przyznam, że kompletnie nie rozumiem pytania. W wykazie akt kategoria jest jedna dla komórki merytorycznej dla danej klasy z JRWA. W ramach takiej klasy rejestrujemy sprawy. Dokumentacja nie występuje ot tak sobie, jest przyporządkowana do sprawy (wyjątkiem jest jedynie dokumentacja nietworząca akt sprawy, ale to inny przypadek). Mamy więc szereg akt spraw składających się na daną teczkę aktową odpowiadającą klasie końcowej z JRWA. Skąd więc pomysł na inną kategorię archiwalną?

W ciagu jednego roku w komórce organizacyjnej do hasła klasyfikacyjnego przyporządkowujemy dokumentację-ma ona kat. B25, w tej samej komórce wytwarzana jest dokumentacja dotycząca tego samego hasła klasyfikacyjnego tylko innej kat archiwalnej np B5-co wtedy- czy komórka powinna stworzyć osobną teczkę,  spis spraw z tym haslem klasyfikacyjnym,ale inna kategorią?

Tworzymy dwie podteczki, jedna będzie miała kat. B25 druga B5. W innym przypadku powielisz znaki spraw ;)

A to już jest kompletne pomieszanie pojęć. Podteczka to odpowiednik wydzielonej grupy spraw. Powstaje gdy chcemy wydzielić jakąś grupę spraw z teczki macierzystej celem ich odrębnej rejestracji. Podstawą wydzielenia nie mogą więc być kategorie archiwalne. Nie można też w miejsce teczki macierzystej założyć dwóch podteczek i zaniechać prowadzenia spraw w teczce macierzystej.
Proponuję więc nie iść tą drogą.

Warto jeszcze raz wrócić do zasadniczego pytania, skąd te dwie kategorie archiwalne dla jednej klasy z JRWA w komórce merytorycznej?

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #48 dnia: Marzec 06, 2017, »
Gorzej jeśli takiego zapisu w instrukcji nie ma...
Nasunęło mi się inne pytanie-często w uwagach dotyczących jrwa są  zawarte takie informacje np. umowy,relacje ze współpracy, merytoryczna korespondencja, pozostałe akta kat. B5-co zrobić jeśli w danej komórce jest dokumentacja dotycząca kat.B25 i B5?

Znalazłam ten opis i chyba to jest odpowiedź na moje pytanie  :D
Zostawiam na boku kwestię dyskusji nad zasadnością takich zapisów w JRWA, bo z punktu widzenia kancelaryjnego i informatycznego to są zapisy niemożliwe do stosowania...
Generalnie chodzi o to, że akta spraw w takiej teczce są kategorii B25. Taki zapis w JRWA daje jednak możliwość przeglądu tych akt spraw po 5 latach i wyłączenia tej części dokumentów z pojedynczych akt spraw, które spełniają przesłanki kwalifikacji do tej kategorii archiwalnej.
Zdecydowanie więc nie ma taki zapis wpływu na tworzenie podteczek lub jeszcze innych wydzielonych teczek. Tworzymy bowiem i przechowujemy akta spraw, a to czy chcemy czy nie coś wyłączać z takich pojedynczych akt spraw do brakowania wcześniej zależy od nas, ale nie ma takiego obowiązku.

Offline archiwonka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 24
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #49 dnia: Marzec 08, 2017, »
Jeśli nie ma zasadności wydzielania podteczki,to kto może  wyłączyć część dokumentacji katB5 z kat B25? Komórka merytoryczną czy składnica?Jeśli składnica to skąd archiwista ma wiedzieć,ze wśród kat B25 znajduje się  kat B5? Najłatwiej byłoby tego nie wydzielac...gorzej jeśli cierpimy na brak miejsca a dokumentacji kat B5 jest więcej niż B25...

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #50 dnia: Marzec 08, 2017, »
Jeśli nie ma zasadności wydzielania podteczki,to kto może  wyłączyć część dokumentacji katB5 z kat B25? Komórka merytoryczną czy składnica?Jeśli składnica to skąd archiwista ma wiedzieć,ze wśród kat B25 znajduje się  kat B5? Najłatwiej byłoby tego nie wydzielac...gorzej jeśli cierpimy na brak miejsca a dokumentacji kat B5 jest więcej niż B25...

To nie jest kwestia zasadności, czy nie. Po prostu nie istnieje podteczka ze względu na kwalifikację archiwalną.
Kto ma to robić? Ten kto teczką aktualnie dysponuje. Jeżeli jest jeszcze w komórce i jest zdawana do składnicy, to może to uczynić pracownik komórki. Jeżeli jest w składnicy to może to uczynić opiekun składnicy. Podkreślam słowo może, bo nie musi i może wszystko przechowywać aż upłynie 25 lat.
Skąd archiwista ma wiedzieć? No któż jak nie archiwista ma wiedzieć jak się kwalifikuje dokumentację? Zresztą wtedy działa zgodnie z ustaleniami zawartymi w JRWA. Jak tego nie potrafi i nie wie jak to zrobić, to po prostu tego nie robi.
Wydzielanie części dokumentacji z teczek nie spowoduje że zwolni się drastycznie miejsce w składnicy. To raczej problem systematyczności w brakowaniu dokumentacji, która nie budzi wątpliwości. No chyba, że ta teczka (klasa z JRWA), o której dyskutujemy to sławna "współpraca" i jest to jedyna teczka którą zakładają pracownicy by wkładać tam wszystko...
Poza tym co do miejsca w składnicy, to ono powinno być przewidziane na zasób wytwarzany w ciągu co najmniej 10 lat...

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 357
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #51 dnia: Czerwiec 03, 2017, »
Mam problem dotyczący symbolu komórki organizacyjnej. Co zrobić, gdy w IK jest tylko podany symbol komórki organizacyjnej dla Administracji i Księgowości? Dla pozostałych wydziałów nie przewidziano żadnych symboli. Jaki ma wyglądać znak sprawy w tych wydziałach? Niektórzy stosują A jak administracja  :)

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 177
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #52 dnia: Czerwiec 05, 2017, »
W przypadku gdy nie masz tego w wykazie symboli jednostek organizacyjnych pozostaje Ci albo stosowanie tegoż nieszczęsnego "A" albo prowizorka - wydziały orzecznicze przecież mają swoje oznaczenia, można to skrócić i mamy np. I C, II K, III RiN etc., chyba że sąd mniejszy i wydziałów niedużo to nawet może zostać samo C, K, RiN czy nawet samo R. Tak czy inaczej, jeśli to ma funkcjonować w dłuższym okresie czasowym, to trzeba napisać do AP o zgodę na zmianę w instrukcji.

PS. Edycja działa! :D

Offline MarcinP

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 546
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #53 dnia: Czerwiec 15, 2017, »
Kwestia stosowanych symboli komórek organizacyjnych winna zostać niezwłocznie uregulowana w dokumentach określających strukturę wewnętrzną.

Offline Edyta0909

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #54 dnia: Wrzesień 05, 2017, »
Witam, i ja od teraz będę miała szereg pytań bo wypadłam z obiegu, a na starość przyszło mi odnaleźć się w wy uczonym zawodzie. Otóż i instytucji zwanej zespolem żłobków podlegających pod urząd miasta znajduje się 8 podległych żłobków. Znak sprawy wg ich instrukcji dla każdej sprawy zaczyna się od MZŻ. Xx/x/rok. I tu moje pytanie. Na jakiej zasadzie przyjmować te ich akta do archiwum zakładowego, mało tego jak opisywać teczki? Wychodzi na to że zespół, jak i 8podkeglych żłobków to jednostka organizacyjna i...  tyle? Ja to sie dziwię że ktoś to zaakceptowal

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 357
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #55 dnia: Listopad 20, 2018, »
Mam taką wątpliwość dotyczącą spraw socjalnych. Pracownicy składają wniosek o świadczenie świąteczne. Każdy wniosek pracownika rejestrowany jest pod osobnym znakiem sprawy. Zastanawiam się czy to jest dobra praktyka, bo jednak wnioski dotyczą tej samej sprawy.

Offline Rovan

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 447
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #56 dnia: Listopad 20, 2018, »
wnioski dotyczą tej samej sprawy.

Polemizowałbym. Każdy wniosek rozpatrywany jest jak mniemam indywidualnie. Co więcej, każdy może zostać rozpatrzony inaczej. Moim zdaniem sprawą nie jest tutaj świadczenie świąteczne jako takie (ogółem dla wszystkich pracowników), lecz świadczenie świąteczne dla konkretnego pracownika, który o nie zawnioskował. Zatem ile wniosków, tyle spraw.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 353
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #57 dnia: Listopad 21, 2018, »
Zgadzam się z Rovanem.