Autor Wątek: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism  (Przeczytany 38159 razy)

0 użytkowników i 2 Gości przegląda ten wątek.

Offline pmm

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 37
W instytucji, w której od niedawna pracuję, występują departamenty/biura w skład których wchodzą wydziały i samodzielne stanowiska pracy. Regulamin organizacyjny określa, że kom. org. jest departament lub biuro.
Jednocześnie instrukcja kancelaryjna mówi o znakowaniu spraw wg wzoru:
ABC-DE-FG-013-1/NN/12 gdzie:
ABC - symbol jednostki
DE - symbol departamentu/biura
FG - symbol wydziału/samodzielnego stanowiska pracy
NN - inicjały referenta

Skoro instrukcja każe znakować sprawy z symbolem wydziału, a wydział nie jest komórką organizacyjną, a z kolei znak teczki to symbol komórki i numer klasy z jrwa, to jak powinno się znakować teczki? DE-013 czy może DE-FG-013
Część departamentów prowadzi wspólny rejestr w danej klasie dla wszystkich wydziałów i tworzy jedną teczkę, pomijając w znakowaniu "FG" (łamiąc w ten sposób zapisy instrukcji kancelaryjnej), część zaś prowadzi rejestry dla każdego wydziału osobno i tworzy osobne teczki dla każdego wydziału.

Projekt nowych przepisów będzie dopiero w połowie roku, więc czy nie najrozsądniej byłoby zmienić regulamin organizacyjny tak, aby formalnie wydziały ustalić komórkami organizacyjnymi i w ten sposób usankcjonować znakowanie DE-FG-013, prowadzenie rejestrów dla każdego wydziału oraz osobnych teczek?

Inna sprawa dotyczy znakowania pism/spraw.
Instrukcja kancelaryjna mówi, że rejestrujemy sprawę tylko raz i każde kolejne pismo ma ten sam znak sprawy. Nie mówi o sposobie znakowania pism. Pracownicy natomiast do tej pory na formularzu spisu spraw prowadzili rejestr wszystkich pism. Kolejne pisma znakowali zaś różnie w zależności od departamentu. A to dodawali numer pisma zaraz po numerze sprawy, a to traktowali numer sprawy jako numer pisma. Chcąc to ujednolicić napisałem instrukcję przewidującą dodawanie numeru pisma po znaku sprawy, zgodnie z instrukcją kancelaryjną uznając, że znak sprawy stanowi cały ciąg znaków i nie powinno być żadnej ingerencji w ten ciąg.

Proszę o opinię.
« Ostatnia zmiana: Styczeń 23, 2012, wysłana przez Jarek »

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Jeśli chodzi o znak sprawy, to wg instrukcji, nie możesz nic do niego dodać, poza to, co jest zapisane w instrukcji. Sprawę rejestruje komórka merytoryczna i sprawa ma cały czas ten sam znak. Jeśli komuś jest łatwiej z jakimś dodatkowym oznakowaniem, to może je zrobić np. w spisie spraw - nanieść jakieś uwagi czy cokolwiek innego. Nigdy w znaku.

Jeśli chodzi o komórkę organizacyjną - u nas jest tak, że wydział (w skład którego wchodzą oddziały i samodzielne stanowiska) ma wspólny początek, np. AB. Potem Każda "część", np. oddział czy samodzielne stanowisko ma symbol cyfrowy, np. I, IV. Znak będzie więc taki AB-III.znak z wykazu.nr sprawy.rok (np. AB-III.1333.1.2012).
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline pmm

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 37
Jeśli chodzi o znak sprawy, to wg instrukcji, nie możesz nic do niego dodać, poza to, co jest zapisane w instrukcji. Sprawę rejestruje komórka merytoryczna i sprawa ma cały czas ten sam znak. Jeśli komuś jest łatwiej z jakimś dodatkowym oznakowaniem, to może je zrobić np. w spisie spraw - nanieść jakieś uwagi czy cokolwiek innego. Nigdy w znaku.

Zgodnie z instrukcją kancelaryjną znakiem sprawy jest ABC-DE-FG-013-1/NN/12. Rozwiązanie, które chcę wprowadzić jest próbą pogodzenia instrukcji kancelaryjnej z przemożną potrzebą znakowania każdego pisma inaczej. Znak sprawy pozostaje nienaruszony, a po nim dodaje się numer kolejny pisma.
ABC-DE-FG-013-1/NN/12/1
ABC-DE-FG-013-1/NN/12/2
Znak sprawy i numer pisma tworzą znak pisma. Wg mnie w ten sposób i wilk jest syty i owca cała.

Jeśli chodzi o komórkę organizacyjną - u nas jest tak, że wydział (w skład którego wchodzą oddziały i samodzielne stanowiska) ma wspólny początek, np. AB. Potem Każda "część", np. oddział czy samodzielne stanowisko ma symbol cyfrowy, np. I, IV. Znak będzie więc taki AB-III.znak z wykazu.nr sprawy.rok (np. AB-III.1333.1.2012).

W związku z tym powinno się prowadzić odrębne spisy spraw/teczki dla AB-I, AB-II, itd., mam rację?

Offline EwelinaP

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 260
  • Płeć: Kobieta
Moim zdaniem zaprezentowana numeracja jest błędna - numer pisma narusza określoną w instrukcji budowę znaku sprawy. Wyznacznikiem kolejnego pisma w sprawie jest bowiem data, a nie dodatkowy numer.
Co do podziału z rzymskimi numerami, to tak, w każdej komórce powinien być oddzielny spis spraw.

Offline pmm

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 37
Jeżeli znak sprawy jest częścią znaku pisma, to niczego nie naruszamy. Naruszeniem byłoby "wciśnięcie" czegokolwiek w środek znaku sprawy. Na przykład:
ABC-DE-FG-013-1-1/NN/12
ABC-DE-FG-013-1-2/NN/12
Co do daty się zgadzam, i takie było moje stanowisko na początku, jednak pracownicy argumentują, że często powstaje klika pism w danej sprawie jednego dnia. Dodatkowa numeracja pism ułatwia orientację w sprawie. Uznałem takie wytłumaczenie za zasadne, stąd moja propozycja.

Offline pmm

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 37
No dobrze, ale co w końcu z tym znakiem teczki. Powinien się składać z symbolu komórki oraz symbolu z JRWA.
Komórką zgodnie z regulaminem organizacyjnym jest departament (DE), wydział (FG) już nie.
Czy zatem znak teczki będzie miał postać DE-013 czy też DE-FG-013?

Załóżmy też, że w tym samym departamencie jest inny wydział (XY), również tworzący sprawy w klasie 013. Powstają zatem sprawy znakowane DE-FG-013 oraz DE-XY-013. Czy powinno się prowadzić dla nich wspólny spis spraw, czy też dla każdego wydziału oddzielnie?

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 353
  • Płeć: Mężczyzna
 Symbolu jednostki organ. raczej się nie używa w znakowaniu spraw. Też zależy jaka to  jednostka organ. .  Zapis sprawy powinien być taki:      DE- FG. 013.1.2012.NN  ,  inny wydz. w tym samym departamencie zapiszemy:  DE- XY. 013.1.2012.NN Jeżeli  wew. instr. kancel.  nakazuje  używania symbolu  j.o.  , to należałoby poprzedzić zapis  symbolem   j.o.
Za FG, XY  jeżeli możliwe możemy zastąpić np. : II, IV czy V.

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 357
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #7 dnia: Luty 07, 2013, »
Mam pewien problem dotyczący prowadzenia teczek przez komórki organizacyjne. Załużmy taką sytuację, że wpływa pismo do prezesa, prezes dekretuje pismo do właściwej komórki org. Komórka przygotowuje odpowiedź i kieruje ją do prezesa. U siebie pozostawia kopię pisma. Dla mnie oczywistym jest, iż należy tę kopię pisma upiąć zgodnie z RWA, tyle tylko, iż ta teczka będzie miała kategorię dla komórki, która nie jest komórką merytoryczną. Oryginał pisma, które wpłynęło i  odpowiedź prezesa, która została opracowana na podstawie informacji wydziału jest przechowywane w innej komórce, która będzie komórką merytoryczną. Mam rację? Ostatnio spotkałem się bowiem z twierdzeniem, iż to pismo wydziału jest taką dokumentacją podręczną, pracownicy jej nie rejestrują i właściwie to nie muszą jej przechowywać, mogą postąpić z nią według własnego uznania.

Offline MarcinP

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 546
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #8 dnia: Luty 08, 2013, »
Skoro prezes dekretuje pismo do komórki organizacyjnej, która ma przygotować odpowiedź, to ona jest przecież komórką merytoryczną. Dokumentacja całej sprawy zostaje u niej. Pracownik tej komórki nadaje znak sprawy na piśmie, które wpłynęło i przygotowuje odpowiedź. Jeden egzemplarz odpowiedzi wpina do pozostałych akt sprawy, a drugi wysyła podpisany przez prezesa (lub osobę upoważnioną).
Czym innym jest przypadek współpracy dwóch komórek organizacyjnych przy załatwieniu jednej sprawy. Jeśli sprawa jest załatwiana w komórce A, ale komórka ta współpracuje przy redagowaniu odpowiedzi z komórką B, to wszystkie pisma związane ze sprawą będą przechowywane w komórce A (merytorycznej) i kwalifikowane wg wykazu akt. W komórce B będą tylko niektóre dublety pism/projekty odpowiedzi etc. Dokumentacja w komórce B siłą rzeczy ma kat. Bc.

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 357
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #9 dnia: Luty 08, 2013, »
Wszystko się zgadza Marcinie. Tylko jeszcze muszę nauczyć pracowników takiego postępowania. Niektórzy myślą, że ten pozostawiony egzemplarz pisma to jest tylko tak dla nich, jakby się ten wysłany gdzieś zawieruszył.  :) Wezmą sobie teczkę, podzielą sobie sprawy według własnego uznania i jak stwierdzą, że te pisma już nie mają dla nich znaczenia to sobie to wszystko wrzucą do niszczarki. Jeśli nawet będzie to wszystko miało kat. BC to też nie mogą sobie tego zniszczyć ot tak.
W sądach najbardziej dba się o akta postępowań, a już mniej o korespondencję, która wpływa do wydziałów i nie dotyczy żadnego postępowania.  :(

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 357
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #10 dnia: Kwiecień 14, 2013, »
Jestem ciekawy co myślicie, bo zauważyłem pewien ciekawy problem. Kiedyś zastanawiałem się czym są tzw. Ldz-y prowadzone w wydziałach. Teraz wiem, że to korespondencja prowadzona i rejestrowana w/g systemu dziennikowego, mimo, iż od dawna funkcjonuje system bezdziennikowy oparty na RWA i spisach spraw.
Co teraz zrobić, gdy wydział będzie chciał to wszystko przekazać do az. Kazać im to wszystko poprawiać i rejestrować od nowa zgodnie z obowiązującym systemem kancelaryjnym czy przyjąć tak jak jest? Wiem, że spotkam się z protestami, ale to chyba wina pracowników komórki org., ze zatrzymali się na jakimś etapie i nie zauważyli, ze coś się zmieniło.

Offline Rovan

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 447
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #11 dnia: Kwiecień 14, 2013, »
Moim zdaniem nie ma sensu rejestrować od nowa dokumentacji spraw zakończonych, którą komórka ma przekazać do az. W tym przypadku wystarczy aby akta zostały uporządkowane, oznaczone i opisane zgodnie z JRWA. Trzeba natomiast bezdyskusyjnie wymóc na pracownikach aby bieżącą dokumentację prowadzili zgodnie z obowiązującymi przepisami.

evje

  • Gość
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #12 dnia: Kwiecień 15, 2013, »
Chciałabym zauważyć, że wyznacznikiem systemu kancelaryjnego nie jest obecność lub brak dzienników podawczych. Współczesne urzędy prowadzą różnego rodzaju rejestry korespondencji wpływającej, czasem jeden w kancelarii ogólnej i po jednym w wydziale czy innego rodzaju komórce merytorycznej. Spełniają one wyłącznie rolę ewidencyjną, numer z takiego dziennika nie ma żadnego wpływu na znak sprawy, ani późniejszy układ akt. Znak sprawy uzależniony jest od rzeczowego wykazu akt, a układ akt dodatkowo wymuszony jest spisem spraw, czyli tak jak w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym być powinno.

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 357
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #13 dnia: Kwiecień 15, 2013, »
Zgadzam się, ale wydział prowadzi dziennik jako podstawową  ewidencję dla otrzymywanej korespondencji. Nie opiera się na RWA i spisach spraw. Dla nich znakiem dla sprawy jest kolejna liczba porządkowa z tego dziennika/rok.  :)

Offline archiwistka90

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 126
Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
« Odpowiedź #14 dnia: Kwiecień 16, 2013, »
Gdzie Ty pracujesz?
Wydziały powinny stosować taki system kancelaryjny jaki stosuje cały Urząd. Nie powinno być od tego wyłączeń