Autor Wątek: Prowadzenie teczek - pozwolenia na budowę w osobnych teczkach czy nie?  (Przeczytany 15110 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Pozwolenia na budowę-jak porządkować
« Odpowiedź #15 dnia: Styczeń 18, 2012, »
Póki co to nie przymierzam się do brakowania pozwoleń ,może to nastąpić za 50, 100 czy 200 lat, bo najstarsze pozwolenia to dopiero 21 latki. Jeżeli  w AZ znajdują  się już  pozwolenia po kilka ,czy kilkanaście w jednej teczce to ten problem znajdzie rozwiązanie , na pewno nie będzie tak ,że nie zniszczymy akt ,  bo nie wpisano w oddzielnych pozycjach spraw - / teczek/ w spisie z-o.     
W ub. roku w naszym urzędzie wydano 1100 pozwoleń - czyli spis  z-o miałby  liczyć 1100 pozycji.
Cytuj
Jeśli w spisie zdawczo-odbiorczym pod jedną pozycją umieścimy 100 pozwoleń na budowę, to później akt konkretnego obiektu nigdy nie odnajdziemy posługując się tym spisem.
Niby dlaczego nie odnajdziemy i na czym miałby polegać problem z odnalezieniem akt, ja mam 500 i nie mam najmniejszego kłopotu.

Pozdrawiam

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: Pozwolenia na budowę-jak porządkować
« Odpowiedź #16 dnia: Styczeń 19, 2012, »
W ub. roku w naszym urzędzie wydano 1100 pozwoleń - czyli spis  z-o miałby  liczyć 1100 pozycji.

U mnie właśnie spisy zd.-odb. mają po 1000 i więcej pozycji.

Offline EwelinaSPK

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Witam, w urzędzie którym pracuje przyjęło się , że pozwolenia na budowę ujęte w spisach zdawczo-odbiorczych to - ilość segregatorów (a w nim kilka spraw(pozwoleń na budowę)). Dokumentacja poszczególnych pozwoleń identyfikowana jest na podstawie spisów spraw. Przyznam, że rozwiązanie; jedno pozwolenie równa się jedna teczka spraw wykazana na spisie zdawczo-odbiorczym  jest dla mnie rozwiązaniem idealnym,tylko jak tu przekonać pracowników wydziału :( dla których zliczenie 100 segregatorów jest nie lada wyzwaniem :) ale z drugiej strony powielanie tego co mamy w spisie spraw...
Od 2009 mamy elektroniczną rejestrację korespondencji wpływającej,tworzymy również sprawy, od tego czasu wydział zajmujący się pozwoleniami zaprzestał prowadzić spisy spraw na druku spisu spraw. czy wydruki z elektronicznej rejestracji mogą je zastąpić? czy uzupełnić brakujące spisy?

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Wydruk z programu może zastąpić spis spraw, jak najbardziej. Ważne tylko, żeby zawierał odpowiednie informacje. Z resztą powinna być taka opcja w programie do obiegu korespond. - drukuj spis spraw.
Pozdrawiam!

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 179
Wracam do tematu bo dalej nie mam pomysłu na te pozwolenia na budowę. Gdy już byłem pewny, że każde pozwolenie może być oddzielnie, to archiwum państwowe ochłodziło mój zapał. Otóż dostałem odpowiedź, że nie powinno być tak, że jedno pozwolenie to jedna teczka, czyli w sumie jedna sprawa = jedna teczka. Zaproponowano rozwiązanie aby z teczki pozwolenia na budowę robić podteczki na poszczególne budynki i do tej podteczki dokładać w przyszłości dokładać pozwolenia na rozbudowę czy dobudowę tego budynku. Wychodziło by na to, że teczka ta będzie wieeeeeloletnia, może nawet 100 letnia. To raczej nie zda egzaminu:/  baaa zabraknie miejsca w wydziale. Jeśli w jednym roku, dajmy na to, wpłynie 300 pozwoleń na budowę, w następnych roku też 300 to i tak już mamy 600 podteczek.
Dalej szukam złotego środka, ehh jakby można z teczki wydzielać i brakować poszczególne sprawy to by było najlepiej:) wsadził był wszystkie pozwolenia w jedną teczkę i za jakieś 30 ktoś by przejrzał te pozwolenia w teczce i wybrakował budynki które na tą chwilę by już nie stały:P

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Ah te archiwa państwowe i ich "regionalizmy"... Zupełnie nie rozumiem, skąd pomysł na takie podteczki. Przecież mieliśmy je ograniczyć i w ogóle nie nazywać już podteczkami, tylko grupami spraw wydzielonych... Ja w dalszym ciągu przyjmuję każde pozwolenie w osobnej teczce i nie zamierzam tego zmieniać.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Rozwiązanie typowe z punktu widzenia archiwów państwowych, które zwykle właśnie zalecają tzw. układ obiektami, czyli aby w jednej wiązce były teczki dotyczące jednego obiektu. Jest to na pewno jakiś pomysł, ale z mojego punktu widzenia bezsensowny. Rocznie przyjmuję ok. 1000 teczek dot. pozwoleń na budowę etc. Każda sprawa jest osobno. W spisie zdawczo-odbiorczym dodałem rubrykę "UWAGI" gdzie wpisuję znak sprawy, jeśli była przeniesiona oraz imię i nazwisko inwestora, a także znaki spraw powiązanych. Komórka przekazuje mi również spis w formie elektronicznej. Jeśli chcę odszukać jakichś akt, to szukam w pliku po inwestorze lub znaku sprawy.

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 179
A mam jeszcze takie trochę inne pytanie. Czy pozwolenia na budowę (BE-10) trzymacie z kat. A czy z kat. B? Ja oddziedziczyłem magazyn archiwalnych kat. A właśnie z pozwoleniamia na budowę, a że zamierzam robić przemeblowanie to może i pozwolenia znalazłyby zaszczytne miejsce w magazynie z kat. B:)

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Pozwolenia na budowę to kat. B, więc trzymam je na regałach kompaktowych w części magazynu przeznaczonej dla dokumentacji niearchiwalnej.

Offline EwelinaSPK

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
w naszym archiwum pozwolenie na budowę są przechowywane w jednym magazynie ze względu na warunki lokalowe jakimi dysponujemy :-[. Dla materiałów archiwalnych są wyodrębnione osobno oznaczone regały.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - pozwolenia na budowę w osobnych teczkach czy nie?
« Odpowiedź #25 dnia: Październik 13, 2017, »
A co robić z projektami wykonawczymi/budowlanymi/wykonawczymi dot. budowy lub modernizacji oświetlenia drogowego? Też BE10?

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - pozwolenia na budowę w osobnych teczkach czy nie?
« Odpowiedź #26 dnia: Październik 16, 2017, »
To część dokumentacji dot. wydanego pozwolenia na budowę?

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Prowadzenie teczek - pozwolenia na budowę w osobnych teczkach czy nie?
« Odpowiedź #27 dnia: Październik 18, 2017, »
To część dokumentacji dot. wydanego pozwolenia na budowę?
Bez względu czy jest to projekt budowlany będący załącznikiem do zgłoszenia, czy projekt powykonawczy tak samo sklasyfikować?
Mam też projekt budowlany, który nigdy nie został wykorzystany, nigdy nie został załącznikiem do pozwolenia. Jak go sklasyfikować?
Sorry za oczywiste pytania, robię to pierwszy raz, brak mi doświadczenia.

Offline lukas_drill

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 158
Odp: Prowadzenie teczek - pozwolenia na budowę w osobnych teczkach czy nie?
« Odpowiedź #28 dnia: Październik 25, 2017, »
witam,
dorzucę swoje 3 grosze do dyskusji, bo całkiem niedawno opracowywałem dokumentacje pozwoleń na budowę w PINB, przekazaną po wszystkim do Urzędu Marszałkowskiego w Krakowie.
Otóż wg ich wytycznych, (i chyba wg logiki...) jedno pozwolenie to jedna teczka/pudło (pozwolenie, całość dokumentacji, projekty...). W spisie tejże dokumentacji (dosyć "rozległym") było miejsce na ilość tomów/segregatorów/projektów.
W takim spisie nie ma problemu potem odnaleźć cokolwiek, bowiem stworzony nawet w wordzie a nie excelu pozwala na wyszukiwanie za pomocą skrótu CTRL+F.
Tak zostały przekazane do Krakowa i byli kontent.
Były tam rzeczy przeróżne: od pozwoleń na budowę domu, szamba, sieci co, oświetlenia itp, projekty budowlane, wykonawcze, z różnych branż.
Spisy zrobiłem wg gmin, na pudłach z daną sprawą (pozwoleniem) była nazwa jednostki, jaka gmina i sygnatura wynikająca ze spisu-zd-odb.
Również nie wyobrażam sobie przechowywania tego rodzaju dokumentacji w obrębie jednej teczki, na podst spisu spraw, bo przecież wybrakować nam nie będzie wolno, jeśli choćby jeden obiekt wciąż będzie istniał...
Pozdrawiam