Prowadzenie teczek - co robić z pismami do wiadomości i błędnie skierowanymi?

[MarcinP]

Jak postępujecie z dokumentacją przesyłaną do urzędu tylko "do wiadomości"? Co robić z taką dokumentacją?

[Jarek]

Zarejestrować sprawę w odpowiedniej klasie rzeczowej i oznaczyć pismo aa. jako nie wymagające podejmowania żadnych czynności. Prawdziwym kłopotem jest korespondencja, na którą za diabła nie zarejestrujemy, bo nie mamy odpowiedniej klasy rzeczowej - pismo zostało błędnie skierowane itp., nawet chcąc tylko przesłać je właściwemu podmiotowi mamy problem z dobraniem klasy rzeczowej.

[MarcinP]

Zastanawiałem się, czy nie kwalifikować takich pism jako kat. Bc. Trochę dziwnie będzie, gdy np. w teczkę kat. A włożę pismo "do wiadomości", którego związek z resztą materiałów archiwalnych w tej teczce będzie bardzo luźny albo nawet żaden.

[archiwistka90]

W przypadku pism błędnie skierowanych zazwyczaj staramy się dobrać klasę wg treści pisma. Jeśli się nie da, to wtedy dajemy jakąś "współpracę" - np. współpraca z ośrodkami pomocy społecznej itp.

[stany]

     Ja ustaliłem u siebie w Starostwie ,że w sytuacjach o których piszecie - błędnie skierowane pismo, czy otrzymane do wiadomości rejestrujemy w klasie -  0124         ''Organizacja innych jednostek organizacyjnych niż jednostki zależne od powiatu ''   BE5    [dotyczy między innymi informacji lub materiałów przekazywanych do wiadomości lub zaopiniowania powiatowi ],a jak są też  pisma z jednostek podległych ,to tworzy się podteczkę.

Pozdrawiam

[MarcinP]

To zdanie interpretujące po haśle w nawiasie: [dotyczy między innymi informacji lub materiałów przekazywanych do wiadomości lub zaopiniowania powiatowi ] dodał Pan sobie sam, czy to wynika to z jakichś przepisów?

[MarcinP]

Już sprawdziłem Dziwne, że wcześniej tego hasła nie znalazłem. Dziękuję za pomoc 

[muniekdm]

Jak to jest z pismami, które po dekretacji prezesa zostają skierowane do wiadomości konkretnej komórki organizacyjnej. Jaka będzie kategoria?

[stany]

To zależy czego dotyczą te pisma

[GAP1]

Pismo skierowane do wiadomości lub do służbowego wykorzystania klasyfikuje się do właściwego symbolu rzeczowego, po czym dalsze kroki wyglądają następująco: jeśli nie wchodzi ono w skład akt sprawy otrzymuje kategorię BC i do wywałki (u nas jest taki zapis w przedmowie do naszego rzeczowego wykazu akt), jeśli takie pismo wchodzi do akt sprawy, to trafia z tą sprawą do teczki. Wszystko, oczywiście, zależy od kontekstu.

[szycha]

Pismo skierowane do wiadomości lub do służbowego wykorzystania klasyfikuje się do właściwego symbolu rzeczowego, po czym dalsze kroki wyglądają następująco: jeśli nie wchodzi ono w skład akt sprawy otrzymuje kategorię BC i do wywałki (u nas jest taki zapis w przedmowie do naszego rzeczowego wykazu akt), jeśli takie pismo wchodzi do akt sprawy, to trafia z tą sprawą do teczki. Wszystko, oczywiście, zależy od kontekstu.

Kat. Bc?! o zgrozo! I dla tego nie lubię archiwów wyodrębionych, gdzie wolna amerykanka kwitnie. Sami wydajecie sobie zgody na brakowanie, oraz macie dziwne zapisy w jrwa.
U nas, czyli w jednostkach podlegających pod rozporz. prezesa rady ministrów z 18.01.2011 r. jest taki zapis

"sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postepowania administracyjnego,
wymagajace rozpatrzenia i podjecia czynnosci słubowych lub przyjecia do wiadomosci"

Jeśli pismo do wiadomości trafiło do teczki kat. A to ma kat. A, jak do B-5 to B-5.

[muniekdm]

No właśnie. Jest jasność, że pismo powinno trafić do właściwej teczki zgodnie z RWA.
Tak właściwie moje pytanie i wątpliwość wzięło się z faktu, iż ostatnio pewna pani z wydziału powiedziała, że chce przekazać dokumentację do archiwum, te ważne,bo takie pisma do wiadomości to wkłada do niszczarki.

[GAP1]

Ale w czym jest problem? Mnie też wkurza wolna amerykanka w archiwach wyodrębnionych, ale akurat to, co napisałem, jest logicznym rozwiązaniem.
Przykład: wpływa do komórki organizacyjnej pismo dotyczące godzin pracy ambulatorium zakładowego albo informujące o przerwach w pracy poczty elektronicznej. Typowe pisma do wiadomości. Otrzymują one właściwy symbol klasyfikacyjny, po czym co? BC. Przecież chyba nie do teczki.

[szycha]

Ale w czym jest problem?
[...]
Przykład: wpływa do komórki organizacyjnej pismo dotyczące godzin pracy ambulatorium zakładowego albo informujące o przerwach w pracy poczty elektronicznej. Typowe pisma do wiadomości. Otrzymują one właściwy symbol klasyfikacyjny, po czym co? BC. Przecież chyba nie do teczki.

No chyba raczej do teczki. A jak my jako urząd miasta otrzymujemy od starostwa pozwolenia na budowę, też do wiadomości, to co mamy je niszczyć? Absurd jakiś. My jako miasto wolimy wiedzieć co się buduje na "naszym" terenie.

[MarcinP]

Art. 276 Kodeksu karnego:
Kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać,
podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Przepisy ustawy o narodowym zasobie za niszczenie materiałów archiwalnych przewidują karę do 3 lat pozbawienia wolności.

Nawet jeśli dokument jego zaliczany do kat. Bc, to powinien być objęty procedurą brakowania (chyba, że jest generalna zgoda AP lub przepisy zatwierdzone przez NDAP przewidują inaczej).